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Confiar en un profesional. La figura del organizador profesional de congresos
Si tenemos que organizar una reunión de pocas personas, puede que podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior e incluso sin ningún tipo de ayuda.
Pero la cosa cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que coordinar muchos esfuerzos y actividades. En este caso, nos vemos imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo para desarrollar este trabajo. ¿Qué hacer?
Contar con los servicios de unos buenos profesionales
Cuando tenemos que organizar algo más complejo que una simple reunión, podemos recurrir al profesional que se dedica a la organización de congresos.
Conocidos por las siglas O.P.C., es la figura del Organizador Profesional de Congresos.
Qué es un OPC -Organizador profesional de congresos-
Un organizador profesional de congresos, es una persona especialista en la materia, que organiza reuniones, planifica congresos, que se dedica a la creación y desarrollo de este tipo de eventos, así como de las actividades paralelas del mismo.
Un OPC cuenta con relaciones y contactos, con todo tipo de empresas de los más diversos sectores que suelen verse implicadas en la organización de cualquier congreso (agencias de viajes, hoteles, servicios de traductores, azafatas, imprentas, compañías aéreas, de autobuses, alquiler de coches, servicios de catering, etc.).
Para la selección de un buen OPC, hay que tratar de contactar con empresas o profesional que cuenten con un cierto prestigio dentro del sector (ya que hay países que no cuentan con buenos expertos en estos temas, sobre todo algunos países en vías de desarrollo), y con un buen curriculum vitae, para que el Comité Organizador, que es el encargado de seleccionar a estos profesionales, pueda evaluar de forma positiva a los candidatos a este puesto.
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Cómo elegir un buen organizador de congresos
Este comité se basará en al experiencia de los candidatos (que pueden ser personas o empresas de OPC), en la organización de congresos similares al suyo, resultados obtenidos en las organizaciones realizadas por éstos, envergadura de los congresos organizados, cantidad de congresos organizados, etc. y como no, del coste de los servicios de estos profesionales o empresas.
Entre las cualidades que más se suelen valorar a la hora de buscar un buen OPC están:
- Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio.
- Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.
- Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su cometido dentro de la organización del congreso.
- Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del congreso.
- Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.
- Liderazgo. Coordinar y llevar de "su mano" a muchas personas, departamentos y coordinadores, supone tener unas buenas dotes de mando y buena capacidad de liderazgo.
El OPC seleccionado, deberá establecer todas las relaciones necesarias entre los distintos departamentos, comités y coordinadores implicados, para un correcto desarrollo de todas las fases del congreso.
Se deberán determinar de forma clara y precisa, todas las responsabilidades de cada uno de estos grupos implicados, dejando siempre líneas de comunicación abiertas para un correcto flujo de la información entre ellos (direcciones, teléfonos, fax, correos electrónicos, etc.).
El OPC se convierte, de forma casi exclusiva, en el único interlocutor válido para todos los grupos implicados en la organización del congreso. De esta manera se logra una gran coherencia del proyecto evitando posibles errores.
El OPC, por regla general, es el encargado de firmar los contratos necesarios con todas las partes implicadas, especificando de la mejor forma posible las responsabilidades de cada una de las partes.
