Quantcast

 

Logo Protocolo y Etiqueta

Las secretarías. Definición y tareas. Funciones

Funciones y tareas de las secretarías de un congreso. Las labores de coordinación y otros cometidos de las secretarías

 

Congresos: ¿Qué son las Secretarías? Sus funciones
Secretarías y congresos. Congresos: ¿Qué son las Secretarías? Sus funciones

Congresos: ¿Qué son las secretarías? Sus funciones

El Comité Organizador es el órgano gestor del congreso. Aunque puede realizar una amplia variedad de tareas, este Comité tiene más labores de coordinación que de resolución de tareas. Para responder a las necesidades de asunción de responsabilidades respecto a determinados aspectos o parcelas de un congreso surgen las secretarías.

Una secretaría es una 'sección' del congreso que se encarga, generalmente, de tareas administrativas relacionadas con el congreso. Cada secretaría se encarga de una determinada área o parcela, lo que hace más definido y concreto su trabajo. Así se evita "solapar" equipos para desarrollar una misma función o realizar una misma tarea dentro de la organización del congreso.

Razones para crear las secretarías en un congreso

El número de secretarías, y las tareas asignadas a cada una de ellas depende de muchos factores entre los que podemos destacar:

1. Asistencia al congreso

Montar toda una operativa para un congreso, al igual que para muchos otros tipos de reuniones o encuentros, depende, en gran medida del número de posibles participantes del mismo. Las tareas relativas a este respecto son muy variables: no es lo mismo un pequeño congreso que pueden llevar una o dos personas, para encargarse de esta parcela, que un congreso de mil personas, donde habrá elementos muy específicos para cada tarea: recepción, acreditaciones, entrega de material, etcétera.

Además de la cantidad también hay que tener en cuenta la "importancia" de los invitados. No es lo mismo un congreso de profesionales normal y habitual, que un congreso al que asisten personalidades, como es el caso de aquellos a los que asiste el Presidente del Gobierno y/o alguno de sus Ministros, por ejemplo.

2. Objetivo y programa del congreso

Hay congresos cuyos objetivos y programa son de gran amplitud, por lo que requerirá de una mayor necesidad de personal, para poder hacerse cargo de las ponencias, de sus horarios, de establecer las pausas, de las atenciones a los asistentes, etcétera. El programa del congreso es el que nos puede determinar la duración del congreso, que difiere mucho dependiendo de las profesiones o sectores que lo realizan.

3. Tareas asumidas por el Comité Organizador

En función de las tareas que asuma este Comité, mayor o menor será el grado de "tareas por asignar" a las Secretarías y cualquier otro departamento del congreso. Delegar muchas de las tareas administrativas pueden ayudare a 'descargar' a los Comités.

4. Recursos disponibles

Cuando necesitamos asignar tareas o responsabilidades es necesario saber con que recursos contamos en todos los ámbitos: recursos humanos, materiales, técnicos, económicos, etcétera.

Esto nos puede dar una idea general de que necesidades podemos tener cubiertas con estos recursos y cuales serían las áreas en las que nos haría falta hacer un mayor hincapié.

Artículos relacionados con los congresos:

 

contentG Stats

¡Ayúdenos a mejorar!

¿Le ha parecido útil o interesante el artículo?

  • Nada
  • Poco
  • Algo
  • Bastante
  • Mucho

Su opinión es importante.

Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.

Contenido Relacionado

  • Mesa. ¿Qué es la etiqueta? Buenos modales, protocolo, buenas maneras, ceremonial...

    ¿Qué es la etiqueta? Buenos modales, protocolo, buenas maneras, ceremonial... Definición de etiqueta 1. Etiqueta (del francés étiquette ). Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes

  • Funeral y situación de duelo.

    En situaciones de duelo. Duelos oficiales o nacionales: - La Universidad se adhiere a duelos nacionales. En este caso, se izará el pabellón nacional y el institucional a media asta por los días que indique el decreto respectivo. - El procedimiento para

  • Carroza de ceremonia

    ¿Qué es el ceremonial? Su origen y su misión Cualquier estudioso del protocolo sabe que esta área del conocimiento, por sus características propias, se considera un arte. Para lograr una verdadera asimilación de lo que es el mundo del protocolo debemos

  • Renovación de los convenios de las Fundación de ayuda contra la drogadicción

    Reglas de protocolo para la firma de convenios. Tipos de convenios La firma de convenios constituye otro de los actos clásicos en el protocolo actual . Se entiende como tal, el acto en el que dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante

  • Imagen Protocolo

    Organizar un acto o evento relevante. Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero

  • Imagen Protocolo

    «A la ministra la veo muy suelta en ceremonias militares». ¿Una anécdota?: Lo poco protocolario que es regalar un peluche a un ministro de Defensa, dice este experto. Rodríguez lleva seis años como jefe de protocolo del Ministerio de Defensa y otros diez

  • Cómo planificar un congreso. Organizar un congreso

    Cómo planificar un congreso. Organizar un congreso Fases para planificar un congreso Cada congreso -reunión que suele ser periódica en la que se reúnen personas que comparten la misma profesión o actividad-, es un evento en particular, con sus propias

  • Sala de reuniones

    Organización de actos: definir recursos y asignar responsabilidades Recursos humanos Definir qué se necesita y quién es el responsable de cada cosa . - Coordinador general de la actividad. - Maestro de Ceremonia: Conductor del acto. - Presentador (Se