Quantcast

 

Logo Protocolo y Etiqueta

Las secretarías. Definición y tareas. Funciones

Funciones y tareas de las secretarías de un congreso. Las labores de coordinación y otros cometidos de las secretarías

 

Congresos: ¿Qué son las Secretarías? Sus funciones
Secretarías y congresos. Congresos: ¿Qué son las Secretarías? Sus funciones

Congresos: ¿Qué son las secretarías? Sus funciones

El Comité Organizador es el órgano gestor del congreso. Aunque puede realizar una amplia variedad de tareas, este Comité tiene más labores de coordinación que de resolución de tareas. Para responder a las necesidades de asunción de responsabilidades respecto a determinados aspectos o parcelas de un congreso surgen las secretarías.

Una secretaría es una 'sección' del congreso que se encarga, generalmente, de tareas administrativas relacionadas con el congreso. Cada secretaría se encarga de una determinada área o parcela, lo que hace más definido y concreto su trabajo. Así se evita "solapar" equipos para desarrollar una misma función o realizar una misma tarea dentro de la organización del congreso.

Razones para crear las secretarías en un congreso

El número de secretarías, y las tareas asignadas a cada una de ellas, depende de muchos factores, entre los que podemos destacar:

1. Asistencia al congreso

Montar toda una operativa para un congreso, al igual que para muchos otros tipos de reuniones o encuentros, depende, en gran medida, del número de posibles participantes del mismo. Las tareas relativas a este respecto son muy variables: no es lo mismo un pequeño congreso que pueden llevar una o dos personas, para encargarse de esta parcela, que un congreso de mil personas, donde habrá elementos muy específicos para cada tarea: recepción, acreditaciones, entrega de material, etcétera.

Además de la cantidad, también hay que tener en cuenta la "importancia" de los invitados. No es lo mismo un congreso de profesionales normal y habitual, que un congreso al que asisten personalidades, como es el caso de aquellos a los que asiste el Presidente del Gobierno y/o alguno de sus Ministros, por ejemplo.

2. Objetivo y programa del congreso

Hay congresos cuyos objetivos y programa son de gran amplitud, por lo que requerirá de una mayor necesidad de personal, para poder hacerse cargo de las ponencias, de sus horarios, de establecer las pausas, de las atenciones a los asistentes, etcétera. El programa del congreso es el que nos puede determinar la duración del congreso, que difiere mucho dependiendo de las profesiones o sectores que lo realizan.

3. Tareas asumidas por el Comité Organizador

En función de las tareas que asuma este Comité, mayor o menor será el grado de "tareas por asignar" a las Secretarías y cualquier otro departamento del congreso. Delegar muchas de las tareas administrativas pueden ayudar a 'descargar' a los Comités.

4. Recursos disponibles

Cuando necesitamos asignar tareas o responsabilidades es necesario saber con que recursos contamos en todos los ámbitos: recursos humanos, materiales, técnicos, económicos, etcétera.

Esto nos puede dar una idea general de que necesidades podemos tener cubiertas con estos recursos y cuales, serían las áreas en las que nos haría falta hacer un mayor hincapié.

Artículos relacionados con los congresos:

 

contentG Stats

¡Ayúdenos a mejorar!

¿Le ha parecido útil o interesante el artículo?

  • Nada
  • Poco
  • Algo
  • Bastante
  • Mucho

Su opinión es importante.

Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.

Contenido Relacionado

  • Día de la Hispanidad

    Clasificación de los actos públicos oficiales Los actos públicos oficiales son aquellos actos oficiales en los que intervienen las primeras autoridades civiles, eclesiásticas o militares del Estado, de la Autonomía, de la provincia o de la ciudad. Tipos

  • Ceremonia universitaria.

    Clasificación de los distintos de actos y ceremonias Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa de la Universidad Técnica Federico Santa María, la Institución se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para

  • Funeral y situación de duelo.

    En situaciones de duelo. Duelos oficiales o nacionales: - La Universidad se adhiere a duelos nacionales. En este caso, se izará el pabellón nacional y el institucional a media asta por los días que indique el decreto respectivo. - El procedimiento para

  • Imagen Protocolo

    La reunión del G-20 y la cumbre de la OTAN en Estrasburgo dan lugar a momentos comprometidos entre los mandatarios. Más allá de los acuerdos firmados por el G-20, la reunión de mandatarios en Londres para resolver la crisis ha dado lugar a innumerables

  • Imagen Protocolo

    ¿Protocolo igual a Ceremonial igual a Etiqueta? Hoy, no existe dependencia pública, empresa privada u organización no gubernamental que pueda estar ajena a las circunstancias de la globalización económica. El protocolo, el ceremonial y la etiqueta son

  • Imagen Protocolo

    Un fallo de protocolo puede llegar a causar una guerra diplomática o desencadenar en el anfitrión o el invitado una reacción de risa contenida. Seguramente el príncipe Carlos de Inglaterra reaccionó de la segunda forma cuando en la Casa Blanca que ocupaba

  • Imagen Protocolo

    La oficina del Comisariado ha enviado ya la información sobre el desarrollo de la ceremonia a los invitados al acto inaugural de la Expo, que tendrá lugar en la noche del 13 de junio. En la documentación se advierte que el programa es provisional y está

  • Sala de conferencias. Fases para planificar y organizar un evento de forma exitosa

    Fases para planificar y organizar un evento de forma exitosa Puntos importantes a tener en cuenta para organizar con éxito un evento A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento , y para que el mismo se desarrolle adecuadamente, hay que tener