El comité organizador. Composición. Funciones. Tipos de comités

Congresos: tipos de comités y sus funciones

El comité organizador como punto de partida

Una vez iniciada la fase de planificación del congreso, lo primero que debe hacer el equipo gestor del congreso, es crear y definir el "Comité Organizador", pieza clave y principal órgano gestor del congreso.

¿Qué es un comité?

Un comité es por definición:

1. Comisión de personas encargadas para un asunto.

2. Órgano dirigente de un partido político o de una de sus secciones, o de cualquier otro tipo de organización.

¿Qué personas forman un comité organizador?

Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el congreso, así como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional. La estructura básica de un comité organizador es:

- Presidente.

- Vicepresidente.

- Secretario.

- Vocales y Coordinadores.

En los congresos, y dependiendo del tamaño de los mismos, se puede funcionar únicamente con el comité organizador y los correspondientes coordinadores. También se pueden crear otros "Comités Independientes", que tienen su propia estructura -presidente, vicepresidente, secretario y vocales-, y que se encargan de una determinada parcela dentro de la organización general.

Estos comités dependen del "Comité Organizador" que es el órgano rector o cabeza principal del congreso.

Tipos de comités creados para los congresos. Los más habituales

Dependiendo del tipo de congreso que se vaya a organizar y del tamaño del mismo, se pueden generar diversos comités dependientes del comité organizador. Como es imposible hacer una referencia a todos ellos, vamos a dar algunos de los más habituales en cualquier tipo de congreso:

1. Comité Ejecutivo

Generalmente compuesto por autoridades. Se encarga de la toma de decisiones y resolución de pequeños problemas durante la organización del congreso.

2. Comité Financiero

Como su nombre indica, se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etcétera. En definitiva, son los "contables" del congreso, encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos. También es conocido como "Comité de Cuentas".

3. Comité de Personal

Es aquel cuya misión es todo lo que tenga relación con el tema laboral del congreso. Es el encargado de evaluar las necesidades "humanas" del congreso, contratando el personal necesario para las distintas áreas del congreso.

4. Comité Científico

Lo forman un conjunto de expertos en las materias sobre las que va a versar el congreso. Es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos científicos del congreso, evaluando ponencias, proponiendo temas, etcétera.

5. Comité Técnico

Es el grupo de personas formado por los profesionales que se encargan de los aspectos más técnicos del congreso. Dirigen los trabajos de los ámbitos técnicos del congreso. Aspectos como la calidad, normalización de propuestas, etcétera.

Tipos de comités menos comunes en los congresos

Podríamos citar otros muchos tipos de comités, pero seguramente podrían englobarse dentro de alguno de los descritos con anterioridad. A título meramente informativo podríamos hablar de:

- Comité de Desarrollo.

- Comité de Relaciones Públicas.

- Comité Consultivo.

- Comité de Reglamentación.

- Comité de Nominación.

- Comité de Gestión.

¿Cuántos comités crear para un congreso?

Generalmente, la creación de comités dependientes del comité organizador, dependerá de varios factores -como el económico-. Pero el principal factor será el tamaño e importancia del congreso. A mayor tamaño e importancia, mayor número de comités o coordinadores encargados de las distintas parcelas del congreso.

En todos los casos, se deberán hacer reuniones periódicas con los comités, en conjunto o por separado, para conocer la evolución de las actividades. También para recoger propuestas, sugerencias y cualquier otro tipo de incidencia. Esto no quita, para que los propios comités, envíen al comité organizador informes periódicos sobre la evolución de sus actividades, con todos los detalles sobre cualquier tipo de sugerencia e incidencia.

Los comités especializados pueden solicitar reuniones con otros comités para coordinar labores que les sean comunes. Cualquier tipo de reunión de un comité especializado o de varios de ellos, deberá ser comunicada al comité organizador, así como el resultado de la misma -el acta firmada por el Secretario deberá ser remitida al comité organizador-.

Artículos relacionados con los congresos:

• Planificación del congreso. Su organización. Propia o profesional. Organizador Profesional de Congresos (OPC)
• Los congresos. ¿Qué son? Finalidad. Dónde se celebran. Cuándo
• El protocolo en los congresos. Organizar un congreso (con vídeo)
• Tipos de congresos. Criterios de clasificación
• El comité organizador. Composición. Funciones. Tipos de comités
• ¿Por qué organizar un congreso? Razones. Culturales. Económicas. Lúdicas
• Organizar un congreso. Preguntas fundamentales. Por qué. Cuándo. Cuánto. Dónde. Cuál. Quién
• Organizador Profesional de Congresos (OPC). Profesional. Experto
• El Comité de Honor. La imagen del congreso
• Las secretarías. Definición y tareas. Funciones
• Tipos de secretarías: científica, ejecutiva, técnica, social, comercial... Relaciones Secretarías y Comités