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142. Obsequios institucionales.
Cuando a la institución llega una autoridad extranjera o se recibe a un visitante ilustre, es habitual y adecuado ofrecer el aprecio y reconocimiento.
18.3 Obsequios institucionales.
- Entrega del obsequio por motivo de una visita.
- Se entrega a la persona de más alto rango.
- Se tiene en cuenta la cultura de ambos lugares.
- Se entrega sin empacar o en su caja original
- No serán regalos difíciles de transportar, por lo general son objetos típicos del lugar, piezas de arte o libros.
- Se deja registro fotográfico.
- Ayudantes lo recogen y lo guardan.
Normas generales.
1. Cuando a la institución llega una autoridad extranjera o se recibe a un visitante ilustre, es habitual y adecuado ofrecer el aprecio y reconocimiento.
2. Con ocasión de la firma del Libro de Oro de la Institución, recepciones y homenajes, la Universidad podrá obsequiar a los visitantes y homenajeados reproducciones de símbolos de la Institución, tales como escudos, placas, libros o estatuillas. Estos objetos no tendrán más significado que el de un cortés obsequio protocolario.
3. Procurar no adquirir productos que signifiquen una molestia al visitante para el traslado a su sitio de origen (volumen, fragilidad del obsequio, etc.).
4. Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendrá acompañado por su esposa, si fuera el caso, para prever la entrega de flores de bienvenida.
5. El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los obsequios institucionales deben hacerse con sentido común y con respeto a la dignidad de la persona a la que se le regala. No debe ser ni muy caro ni muy insignificante. No se debe olvidar que este obsequio también forma parte de la imagen institucional y proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella.
6. Es importante recordar que todos los obsequios tienen su momento. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor, éste debe entregarse en privado. El regalo Se entrega sin empacar o en su caja original Posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se agradecen y se elogian.
7. En caso de que los obsequios sean para personas de otros países hay que tener mucha diplomacia al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hábitos, religión, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y el invitado disgustarse por el regalo que le se le entrega. Por ejemplo a un árabe no se le regala jamás comidas o bebidas, así también los japoneses agradecen mucho los obsequios de marcas de lujo o exquisiteces gastronómicas.
8. Normalmente los obsequios se entregan directamente por la propia persona u autoridad que desea agasajar a su visita. Si por el contrario ha de ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia.
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La mesa de honor debe estar organizada con mucha antelación y mostrar pulcritud, con los implementos necesarios.
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Diligencia de apertura y datos que se hacen constar en cada una de las páginas.
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Se refiere a los actos que organizados por otras instituciones públicas o privadas, por algún motivo asisten personas de la Universidad.
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La toma de posesión de Decanos y miembros del equipo de gobierno, docentes de la universidad, deberá estar dotada de la transcendencia necesaria.
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Se deberá acordar con la familia del fallecido el traslado de los restos al Hall Principal o a auditorio de la Universidad y de ser posible realizar una Misa de cuerpo presente.
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El comportamiento en un espectáculo de este tipo tiene ciertas indicaciones similares a la de una ceremonia.
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El personaje principal y el grupo de invitados especiales, que lo acompañan puede evitar el hacer la fila y que uno de los meseros les sirva en la mesa.
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Protocolo Notarial, Gubernamental, Internacional o Diplomático, Religioso, Deportivo, Militar y Social.
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La ceremonia de firma de un documento especial por parte del Señor Rector, podrá llevarse a cabo en la Sala del Consejo Superior o el sitio adecuado para tal fin.
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La ubicación de los invitados a una ceremonia de la institución se determinará de acuerdo al orden de precedencia entre quienes hayan confirmado su asistencia.
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Mantener un alto sentido de pertenencia institucional, con el fin de responder a las exigencias de la comunidad universitaria en materia de asuntos protocolarios.
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Las placas conmemorativas, dentro del contexto protocolario, se colocan con la finalidad de dejar constancia de un hecho para el futuro, para recordar...