53. Errores que se deben evitar en la planeación de los actos.

Errores que se deben evitar en la planeación de los actos.

- Incorrecta ubicación de las banderas. La bandera de Colombia no cede la derecha. Cuando hay otra bandera o la institucional deberá colocarse a la izquierda.

- Incorrecta altura de las banderas. Todos los mástiles y pies de las banderas deberán estar a la misma altura (salvo banderas pertenecientes a empresas, o sea, que no son oficiales).

- Incorrecta ubicación de los invitados en la mesa. Para no cometer errores, se debe tener en jerarquía las normas de cercanía y proximidad. El orden jerárquico se da de adentro hacia fuera y de delante hacia atrás. La persona de mayor jerarquía ocupa el centro de la mesa y comenzando por la derecha se sientan en orden jerárquico.

- Incorrecto orden de los oradores. El orden de los oradores es inverso a todas las demás acciones. Siempre comienza la persona de menor jerarquía y finaliza la de mayor jerarquía.

- Desconocimiento del nombre y apellidos correctos. A veces, apellidos largos, extranjeros y con vocablos poco acostumbrados a emplear o simplemente porque son apellidos compuestos, deberán leerse varias veces, deletrearlos, tratando de silabearlos. Además estar familiarizados con su pronunciación, para que surja natural.

- Desconocimiento del cargo, rango o función. Conocer el cargo o rango de la persona que debe presentar, saludar o anunciar.

- Envío de invitaciones fuera de término. Las invitaciones deben enviarse entre quince y 20 días de anticipación. Es importante colocar: "R.S.V.P" (Répondez, s'il vous plait) o "S.R.C" (Se ruego confirmar), es importante conocer la cantidad exacta de asistentes.

- Envío de invitaciones incompletas. La invitación debe poseer los datos completos de la información que se quiere enviar, se debe prestar atención a qué siempre figure:

a. Dónde se realiza.
b. Qué se realiza.
c. Quién invita (la persona, la institución).
d. Cuándo se realiza.
e. Por qué.

- Errores en el envío de invitaciones. Puede ocurrir que no se haya invitado a una persona que debía concurrir, en ese caso se podrá hacer la invitación telefónicamente, advirtiendo que no se le envió la invitación o se le hizo a destiempo, o por un problema del correo. En caso de personas importantes o autoridades, siempre debe llevarse personalmente.

- Falta de seguimiento de la invitación. Posterior al envío de la invitación, debe hacerse un seguimiento para tener una idea del número de personas que asistirán al acto.

- Desconocimiento de las costumbres de extranjeros. Si van a asistir personalidades extranjeras es necesario conocer las costumbres de ese país.

- Demasiado acartonamiento. En cualquier relación debe prevalecer la espontaneidad, la sencillez, lo que haga sentir cómoda a la otra persona. La rigidez no es buena, no es natural. Las personas de protocolo deberán ser amables sin demasiada familiaridad, hablar en tono de voz bajo, que le escuche sólo el que está a su lado, no gesticular, minimizar cualquier situación imprevista pero siempre dentro de lo natural.

- Demasiado compañerismo, familiaridad en el trato. Nunca tener un trato familiar en reuniones institucionales y formales, ni llamar por el sobrenombre o con adjetivos (gordita, negrita, mi amor). Tampoco es correcto tocar a la persona cuya jerarquía sea superior, besarla o tomarla del brazo, si no es ella la que toma la iniciativa.

- Vestimenta inadecuada para el momento, lugar, y la persona. La vestimenta del personal de la institución, además de otros factores, también da la imagen de la organización, por lo que debe cuidarse hasta el último detalle. Se debe tener en cuenta que está representando a la institución en las reuniones sociales, en los eventos que realice tanto interna con externamente, por lo que tanto el comportamiento como la vestimenta siempre deberán ser acordes.

Sugerencias:

- Chequear constantemente cargos, nombre y apellidos.

- Consultar jerarquías.

- Preparar a las personas que integrarán línea de recepción y apoyarán los eventos.