Els actes a l'Aministració Municipal

Protocol i Administració Municipal: els actes

QUÈ COMUNIQUEM, COM HO FEM, I A QUI, QUAN, ON I PER QUÈ

Els actes protocol-laris a l'Administració municipal són -com s'ha comentat anteriorment- un vehicle de comunicació de les institucions.

Si ens imaginem que un mateix fet (per exemple, l'atorgament d'un premi al veí d'un municipi) podria perfectament comunicarse per escrit al guardonat, felicitar-lo per carta i rebre'l en privat per donar-li el premi, hauríem aconseguit l'objectiu essencial, que en aquest cas és felicitar i premiar el guanyador. O, per contra, ens imaginem que volem organitzar un acte públic en què es reconeguin els mèrits d'aquesta persona i es requereixi la participació d'altres parts, ens adonem que la manera de comunicar, és a dir, el com comuniquem, transmet missatges diferents en un cas i en l'altre.

És clar que en el segon exemple es vol donar una projecció més forta al premi, fer-lo més solemne, i es vol donar a conèixer que hi ha hagut unes institucions que han promogut una activitat -el premi-; que hi ha veïns que hi han participat; que hi ha entitats i persones que hi han col-laborat -membres del jurat, patrocinadors-, i, finalment, que hi ha un guanyador que mereix ser premiat.

Des del moment en què un ajuntament decideix que un fet susceptible de ser comunicat es transformi en un acte, caldrà adaptar tots els elements de l'esdeveniment -els tipus de convidats, el lloc de realització, els missatges que cal donar, la data més adient i de quina manera es transmet- al fet comunicatiu.

Els actes no poden ser estàndards. Cada acte és un repte per ell mateix, i la seva resolució pot variar només pel fet que un element sigui diferent. Un mateix acte, amb tots els components iguals però amb una simple variació en la presidència, pot fer variar el protocol que cal seguir.

És per aquest motiu que aquest manual està pensat com una eina de consulta i orientació en què s'ha intentat extreure de la pràctica habitual unes conclusions que poden servir de model i de punt de partida, però després caldrà reflexionar sobre les circumstàncies i particularitats de cada municipi, de les seves tradicions, de les persones concurrents a l'acte, de la naturalesa i finalitat d'aquest acte i del grau de solemnitat que es vulgui donar a la resolució definitiva de l'acte protocol-lari.