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¿Quién envía este correo electrónico? Etiqueta en el e-mail.

Hay ocasiones en las que no es fácil saber quién nos remite un correo electrónico.

 

Correo electrónico.
Correo. Correo electrónico.

Correos anónimos, remitentes extraños...

¿Nunca se ha hecho esa pregunta? Yo, sí. Quién no ha recibido algunos correos electrónicos los cuales son difíciles de identificar. Hay ocasiones no es fácil saber quién los remite. Ni un saludo, ni una cabecera correcta, ni tan siquiera, una firma o despedida con algún dato que pueda orientarnos. Tampoco la cuenta de correo remitente ayuda cuando contiene letras y números nada más.

Un correo electrónico, señoras y señores, es una carta. Una carta que se envía por otro medio diferente al tradicional -donde es necesario un sobre, un sello, un buzón donde depositarla, un cartero que la recoja, la clasifique y la reparta...-. En este caso, aunque el envío se haga por un medio electrónico, con un simple clickde ratón, el contenido debe guardar una estructura correcta, como la de cualquier otro documento escrito.

Poner un saludo al empezar, es algo que no deberíamos olvidar. No es demasiado adecuado empezar a escribir directamente sobre un tema o materia aunque sea un correo personal; no es educado. "¿Vas a venir a la cena o no?", este es todo el texto de un correo que recibí hace unos cuantos días. Digno de enmarcar.

No cuesta nada escribir unas cuantas palabras como "Buenos días... + un pequeño texto + una despedida y firma".

Un correo bien redactado solo precisa contar con tres partes o apartados bien sencillos: una cabecera, un cuerpo y un pie. O por decirlo de una forma más simple: un saludo, un mensaje y una despedida con firma.

¿Qué poner como saludo? Depende. No es lo mismo escribir a nuestro jefe que a un amigo. El grado de cercanía o familiaridad es el que marca el "respeto" o "tono" con la que debemos tratar a la otra persona. Pero siempre, por favor, hay que poner un saludo inicial.

Botón e-mail
E-mail. Botón e-mail

El mensaje. Lo más breve posible, siempre que podamos expresar en pocas palabras lo que queremos decir o transmitir. Nada de abreviaturas y siglas ininteligibles que no tienen sentido. La brevedad no quiere decir utilizar abreviaturas para acortar el texto. Un correo electrónico no tiene las restricciones que se daban en los teléfonos móviles de antaño que solían cobrar por la longitud del mensaje o por rebasar un número determinado de caracteres.

"Un correo electrónico no se debe enviar sin firmar o identificar al remitente"

La despedida. Desde lo más informal a lo más formal, pero nada de "despedirse a la francesa". Es decir, sin despedirse. Según terminamos nuestro mensaje, no ponemos nada más. No. Debemos poner "Un cordial saludo..." o una coletilla similar, pero al menos una despedida, acorde al tono del resto de la carta. Tratamiento formal, una despedida formal. Tratamiento más informal, una despedida afectuosa y cercana.

La firma. Ni obviarla, ni poner todos nuestros datos. Ni tanto ni tan calvo. El nombre completo es suficiente para firmar un correo personal; si hablamos de correos comerciales o profesionales entonces es posible añadir algún dato adicional -nombre de la empresa, cargo, teléfono, profesión, etc-.

Si el correo, es una respuesta a un correo anterior, es correcto dejar el texto anterior para no perder el "hilo" de lo estábamos tratando y que dio motivo a ese correo. No es necesario mantener todos los correos anteriores, alargando el texto del mismo de forma innecesaria.

Copias. Si enviamos copias del correo a otras personas, por ejemplo por ser una convocatoria para una cena de amigos, para hacer una reunión o para lo que sea, siempre debe hacerse por medio la "Blind Carbon Copy" -Bcc-, es decir, la copia oculta donde el destinatario del correo no puede ver el resto de destinatarios a los que se les ha enviado el correo. Cuantas veces recibimos mails donde podemos ver las direcciones de todas las personas que van a recibir ese correo. Poco elegante y muy problemático.

Los mismos consejos dados para una carta "tradicional" son válidos cuando escribimos un correo electrónico -email-: evitar faltas de ortografía, expresiones soeces, palabras malsonantes o groseras, no escribir todo el texto en letras mayúsculas, brevedad, claridad, etc. etc.

 

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