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Cómo escribir un correo electrónico de forma correcta según las reglas de netiqueta
La correspondencia electrónica es la forma de comunicación más extendida en todo el mundo. Por esta razón, es necesario conocer algunas reglas de etiqueta y cortesía para escribir de un modo correcto.
El correo electrónico es un servicio que permite el intercambio de mensajes entre varios usuarios por medios de comunicación electrónicos. Son 'cartas digitales' que enviamos desde un dispositivo como un ordenador, una tableta, un smartphone -teléfono móvil, celular-, etc.
Dejar bien claro el asunto -subject-
El asunto debe ser relevante, redactado de forma muy breve y clara. Esto le debe dar al receptor una idea muy clara del contenido del correo electrónico.
Correos anónimos, ¡nunca!
Lo primero que debemos hacer es configurar correctamente en nuestro programa de correo electrónico los datos del remitente -nuestros datos-. Debemos evitar enviar correos "anónimos". Es de mala educación enviar un correo electrónico sin remitente. Incluso, en caso de querer permanecer en el anonimato, debemos remitir los correos con nuestro nombre de pila o con un alias, pero nunca debemos enviar un correo electrónico con el nombre en blanco. Además, es muy probable, que acabe en la papelera o en la carpeta de Spam.
Escribir un correo electrónico de manera apropiada
Un correo electrónico es muy similar a una carta tradicional en papel. Lo único que cambia es el medio de envío y la manera de escribirlo. Utilizamos un teclado, en vez de usar un bolígrafo. Para mandarlo, en lugar de necesitar un sobre y un sello, se envía por un medio electrónico.
Como hemos indicado, como en cualquier otra carta, no deberían faltar estos tres importantes 'bloques':
- una cabecera, donde debe ir un saludo de cortesía
- un cuerpo, donde se relata el contenido del correo -es importante repasar el texto antes de enviar el mail- y
- un pie (con firma), identifica a la persona y/o empresa que lo remite
Debemos evitar escribir todo el texto con letras mayúsculas. En Internet eso significa gritar, levantar la voz.
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Cuando escribamos un correo electrónico -email- hay que evitar poner fondos y otros elementos "innecesarios" en la mayoría de los casos. Esto solo hace que aumentar el número de bytes a transmitir.
Debemos asegurarnos de que el correo electrónico contiene un remite con una dirección a la que nos puedan contestar. Debemos diferenciar la dirección de correo personal con la dirección de correo profesional.
En el pie de la carta, no debemos olvidarnos de firmar el correo. La firma no debería tener más de cuatro líneas. Hay que evitar poner caracteres innecesarios, como son las tan extendidas firmas en ASCII, o esas frases ingeniosas. Es un tráfico innecesario que consume espacio y recursos de la Red.
Responder a los correos electrónicos
Cuando se responde a un correo, que a su vez es respuesta de otro, podemos dejar solamente la última respuesta, pues de lo contrario, vamos a enviar un mensaje demasiado voluminoso e innecesario. Suele considerarse innecesario al responder: los saludos de inicio y final del mensaje, la información sobre ruta de transmisión del mensaje y otros datos similares, los comentarios irrelevantes a la respuesta del mensaje, o enviar respuestas que no aportan nada nuevo al propósito del mensaje. Por poner un ejemplo, alguien que escribe dos páginas de reflexiones y se responde: "Opino lo mismo", dejando completo el mensaje anterior. Está totalmente fuera de toda lógica, y aumenta la transmisión sin razón.
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Un correo con cierto estilo y bien organizado
Dejemos alguna línea en blanco entre la respuesta y el mensaje original.
Si el correo tiene un asunto (subject) debemos mantenerlo para identificar más rápidamente el tema tratado.
Redactemos de forma correcta y educada nuestros correos, sobre todo cuando nos dirigimos a empresas o instituciones.
Un buen correo electrónico debe ser breve y debe ir 'directo al grano'
Hay que procurar, en la medida de lo posible, enviar correos con texto simple, evitando utilizar características más avanzadas como el envío de formatos HTML -generalmente no aportan nada nuevo-.
No se deben enviar archivos adjuntos ("attachments") que no han sido solicitados o de gran tamaño. Tampoco debemos enviar correos no solicitados (spam) , ni amparándose en una famosa ley americana, que ahora todo el mundo usa para bombardear de manera indiscriminada e-mails. Otro modo de "bombardear" correos es con las llamadas "cadenas de correos" que suelen hacerse, teóricamente, para conseguir algo, para evitar una desgracia o fatalidad, etcétera. No hay que caer en este tipo de falacias ni en premios ganados en concursos o sorteos en los que no hemos participado.
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Para terminar, cuidado al usar características como la copia simple "Carbon copy" y la copia oculta "Blind carbon copy". También se puede reseñar como CCO (Con Copia Oculta) si el programa está en español. Si enviamos el correo a muchas direcciones, no podemos dejarlas "al descubierto", es decir, visibles para el resto de los destinatarios del correo electrónico -mail-. Debemos utilizar la 'copia oculta' para que ninguno de los destinatarios conozca el resto de direcciones a las que ha sido enviado ese correo.
