86. Protocolo actos. Ingresos personajes. Portanombres. Tarjetas. Plano ubicación.
Ingreso de personajes. Portanombres. Tarjetas de reservado. Plano de ubicación. Simulacro.
11.8 Ingreso de personajes.
Debe tenerse en cuenta que las personas que presiden una ceremonia, entran en último término al recinto. Por ello se debe disponer de una pequeña sala anexa e ingresar en el momento exacto en que comenzará el evento. Ese momento debe ser la hora indicada en las invitaciones, porque la puntualidad es el elemento fundamental en el ceremonial.
11.9 Portanombres.
En la mesa de honor deben colocarse los portanombres de quienes presiden la ceremonia. En caso de no existir mesa pero sí sillas, se sitúan tarjetas con el nombre y cargo en el espaldar de cada asiento.
11.10 Tarjetas de reservado.
No se debe colocar Tarjetas con el nombre de la persona invitada en las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la asistencia del funcionario o autoridad. Se recomienda colocar tarjetas de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales.
11.11 Plano de ubicación.
Es recomendable que siempre se cuente con un plano de distribución de los espacios preferenciales que ayudará a la ubicación ordenada de los invitados.
Prever el ingreso con señalización desde el sitio de llegada hasta el auditorio donde se llevará a cabo el acto, para comodidad y orientación de los asistentes a un acto.
Una función primordial del equipo de recepción, además de la buena atención del invitado, es la de "Consultar con toda Moderación" su nombre y cargo y transmitirlos correctamente a los responsables situados en el Auditorio, de modo que quienes ubican a los invitados les otorguen la cortesía de rigor y los oradores de orden cuenten con las referencias para que estén en capacidad de hacer las menciones que quiera realizar.
11.12 Simulacro.
Para que una ceremonia tenga el menor número de errores, se hace un simulacro e igualmente una visita de avanzada.
Con el simulacro se logran corregir detalles y precisar aspectos. Con la visita de avanzada (realizada con suficiente anticipación), también se detallan aspectos claves que de otra forma sería imposible apreciar.
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Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia.
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Orden de precedencia de Representantes Diplomáticos extranjeros, de acuerdo con el Decreto 1091 de 1945 (marzo 23).
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En este acto de conmemoración se pueden hacer reconocimientos a personas internas o externas de la institución, por razones profesionales, literarias o artísticas.
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Si al acto que se celebra en la Universidad se invitan las primeras autoridades de los diferentes ámbitos.
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Los tratamientos pueden estar determinados por razones de cargo o por razones de méritos.
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Son aquellos actos organizados por la Universidad, que tienen un indeterminado número de personas y en los que pueden intervenir las primeras autoridades de cualquier ámbito.
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El Señor Rector concederá a título de Visitante Ilustre a aquellas personalidades que visiten la Universidad y sean recibidas oficialmente en la Institución.
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Las invitaciones. Cómo aceptar, agradecer o posponer una invitación.
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El corte de cinta se hace con unas tijeras que, en una bandeja de plata, presenta a la primera autoridad una persona del equipo de protocolo.
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El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados.
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La precedencia de los puestos en una ceremonia, cuando las personas deben ir de un lugar a otro
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Se entiende por ceremonia a los actos protocolarios con elementos puntuales para que todo se desarrolle de una manera precisa y sin improvisaciones