67. Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. II.

6.18.2.4 Comisión comunicaciones.

Se encarga de todas aquellas actividades que conciernen a la promoción y difusión del evento:

- Desarrollo de las campañas de expectativa y promoción.
- Montaje de información en la web.
- Contacto por e-mail y otros medios.
- Supervisión del diseño e impresión de la imagen y material de promoción del evento.
- Elaboración de carpetas informativas.
- Souvenires para invitados y conferencistas.
- Entrega de material como escarapelas y carpetas que solicite la parte académica y logística para las inscripciones.
- Convocatorias a medios de comunicación.
- Confirmación de periodistas y envío de material periodístico.
- Atender al personal de los diferentes medios informativos.
- Integrar la información para los medios.
- Elaborar y distribuir los boletines de prensa.
- Integrar memoria del evento.
- Adecuación de la sala de prensa.
- Establecer comunicación con los periodistas para obtener fechas y horarios de noticias.
- Presentación de invitados, organizadores e invitados especiales para entrevistas y reportajes.
- Editar memoria de grabación de audio, video y fotografía.

6.18.2.5 Comisión de protocolo.

Deberá estar atenta a todas aquellas actividades que tienen que ver con:

- Atender en forma personal: invitados de honor, especiales, ponentes, funcionarios, prensa, etc.
- Coordinar la entrega de reconocimientos y diplomas.
- Coordinar guías para todos los eventos.
- Coordinar a las personas VIP, que estarán presentes en: Ceremonia de inauguración, ceremonia de clausura, coctel de bienvenida, cena, etc.
- Entregar información de invitado VIP al Comité de Comunicaciones.
- Llevar el Libro de oro con los Visitantes Distinguidos.
- Realizar la reservación de lugares para personalidades e invitados
especiales.

6.18.2.6 Comisión de Cultura.

Es responsable de todas las actividades relacionadas con:

- Elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turístico y de Exhibición que se acuerde realizar para el evento.
- Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduación, condecoración, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan promocionar sus agrupaciones artísticas, ésta presentación deberá ser sobria y sobre todo, que tenga correspondencia con el acto.

Es importante tener en cuenta que cuando se organiza un evento institucional, se debe tener disponible:

- Un médico o paramédico.
- Unidad de Primeros Auxilios.

Lo anterior con el fin de poder atender cualquier emergencia que se presente.
Estos recursos funcionan dentro de la Dirección General del evento como unidades de apoyo al evento.

También es necesario tener en cuenta la contratación de un servicio de ambulancias que esté disponible todo el tiempo durante el evento para las urgencias que puedan presentarse.

Como apoyo al evento se debe incluir a las personas que tramitarán los permisos si son necesarios, básicamente para las actividades que lo requieran.

6.18.2.7 Comisión de acompañantes.

Entre las labores asignadas están:

- Recibir y registrar a los acompañantes.
- Concertar lugares de visita.
- Coordinar el transporte.
- Establecer enlace con la Dirección General del evento para la elaboración del programa diario de acompañantes y apoyo de información y comunicación.
- Realizar el programa diario establecido.
- Coordinar los viajes y la atención a los acompañantes.

• Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. I.
• Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. II.