150. Confirmar. Base de datos. Asistencia de autoridades.
Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.5 Confirmaciones.
Es preciso asignar a alguien para recibirlas, siendo generalmente labor de equipo. Es primordial para las precedencias. Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
19.6 Base de datos.
Es necesario contar con una base de datos actualizada permanentemente para contribuir a la eficiente elaboración de los sobres y tarjetas.
La gestión de los listados no es una operación de un día, sino de todo el año.
Tener una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del profesional de esta oficina. Y una buena base de datos no se hace sólo disponiendo de cientos y cientos de personas en la memoria informática, sino teniéndola bien gestionada y que su clasificación permita un manejo sectorial, de tal manera que cada vez que se quiera confeccionar una lista para un acto determinado no se tenga que recurrir a imprimir toda la base para después sacar uno a uno la relación de los asistentes que se desea.
19.7 Asistencia de autoridades.
Cuando en los actos a celebrar en la Universidad esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del Rector, los organizadores de los mismos deberán ponerse en contacto con la Oficina de Protocolo de la Universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.
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Texto diploma, condecoración. -
Es importante destacar que cada uno de estos tipos de eventos poseen sus propias características, objetivos... -
Orden del día. Lista de protocolo. Saludo protocolario. Línea de recepción. -
Solicitar la presencia del Rector para un determinado acto o evento. -
Egresado distinguido. Orden universitaria "Jorge Roa Martínez". Distinciones y reconocimientos al personal docente. -
Es aquella que se ostenta por cesión o cortesía. -
Dirección general, comisión académica, comisión financiera, comisión logística, comisión comunicaciones, comisión protocolo, comisión de cultura... -
Esquema de la ceremonia inaugural. -
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia. -
La toma de posesión del Rector revestirá de la mayor solemnidad, con la asistencia de autoridades y personalidades que estén relacionadas con la actividad de la Institución... -
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia. -
Son aquellos actos organizados por la Universidad, que tienen un indeterminado número de personas y en los que pueden intervenir las primeras autoridades de cualquier ámbito.