
64. Clasificación de los invitados a los actos.
Presidencias, invitados de honor, invitados especiales, colaboradores, patrocinadores, público en general...
6.15 Clasificación de los invitados a los actos.
6.15.1 Presidencias.
Autoridades con competencias en la actividad principal del anfitrión que han contribuido a la realización del hecho que motiva el acto o que con su política pueden jugar un papel determinante en su actividad. Igualmente, aquellas autoridades que representan instituciones de primer orden en la comunidad y que representan la colectividad.
6.15.2 Invitados de honor.
Aquéllos a los que se les conceden por su trayectoria en la institución o por su altísimo grado de colaboración tal distinción o que con su presencia contribuyen a reforzar los objetivos o filosofía del acto.
6.15.3 Invitados especiales.
Aquellos que en razón a su personalidad, su contribución, su grado de relación con la institución, su reconocimiento social, cultural, etc. Son claramente susceptibles de un tratamiento especial.
6.15.4 Colaboradores.
Se refiere al conjunto de personas que sin ser autoridades o estar adscritos a los invitados especiales, son de vital importancia por su grado de colaboración permanente con la institución. Forman parte de este grupo los proveedores, representantes de las empresas colaboradoras, etc.
6.15.5 Usuarios.
Se define por sí mismo. Afecta al conjunto de personas a los que la institución factura y ofrece sus servicios, y a otros que por sus circunstancias o actividades pueden llegar a convertirse en usuarios.
6.15.6 Patrocinadores.
Compuesto por los máximos representantes de las empresas o instituciones que con su aporte contribuyen a la organización del acto, objeto de la convocatoria.
6.15.7 Los Comunicadores.
Los representantes de los medios de comunicación, si se desea que la actividad tenga difusión generalizada.
6.15.8 Público en general.
Se entienden al resto de los invitados que no se adscriben a ninguno de los grupos antes señalados. Serán recibidos por personal de protocolo y se ubicarán tras el grupo de usuarios.
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Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración.
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Protocolo Notarial, Gubernamental, Internacional o Diplomático, Religioso, Deportivo, Militar y Social.
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Definir quiénes van a formar la mesa de honor y quién la preside, recordando que la autoridad máxima de la Institución en caso de confirmar preside el acto.
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En este acto de conmemoración se pueden hacer reconocimientos a personas internas o externas de la institución, por razones profesionales, literarias o artísticas.
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Esquema de la ceremonia inaugural.
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La ceremonia de grado implica un protocolo especial que es preciso practicar.
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Orden del día. Lista de protocolo. Saludo protocolario. Línea de recepción.
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Identificar un lugar para llevar a cabo la Audiencia Pública, debe ser amplio, respondiendo a las necesidades de la Institución y de fácil acceso a la ciudadanía.
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Invitar es un acto voluntario en el que se expresa el deseo de considerar una serie de personas como algo importante dentro de la institución, para que la acompañen en un acontecimiento que considera importante.
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Es necesario que todo el personal de protocolo disponga de un plano donde estén previstos y señalados todos los detalles del sitio donde se llevará a cabo el evento.
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La precedencia de los puestos, cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia.
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Tarjeta lord cuando invita el Rector y una Facultad.