6.18 Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos.
6.18.1 Dirección General.
Es la encargada de asignar las tareas al equipo y supervisar su cumplimiento de acuerdo a cronogramas.
6.18.2 Comisiones.
Los integrantes de los comisiones se encargarán de la parte académica, financiera, logística, de comunicaciones, Protocolo.
Estos son primordiales para el buen desarrollo de los eventos:
- Académica.
- Financiera.
- Logística.
- Comunicaciones.
- Protocolo.
- Cultura.
- Acompañantes.
6.18.2.1 Comisión académica.
Las tareas asignadas serán:
- Confirmación de los conferencistas.
- Programación, información para divulgación y labor de promoción en medios.
- Acompañamiento a los conferencistas en la divulgación, entre otros.
Este comité se crea cuando el evento es de tipo:
- Conferencia.
- Seminario.
- Taller.
- Congreso.
- Simposio.
- Cualquier otro de esta misma índole.
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
- Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento.
- Revisar el temario a desarrollar.
- Seleccionar las ponencias o trabajos según la normativa establecida.
- Determinar la metodología de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento.
- Recopilar, ordenar la reproducción y distribuir los materiales (ponencias) presentadas en el mismo.
- Coordinar la elaboración de la memoria o publicación de los trabajos presentados en él, entre otras.
6.18.2.2 Comisión financiera.
Centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a:
- Actividades administrativas y financieras del evento: presupuesto, su elaboración y ejecución.
- Consigue patrocinios, convenios con hoteles, restaurantes, empresas, pertinentes para el evento.
- Manejo de tiquetes de invitados y conferencistas.
- Pago de servicios de conferencias.
- Toda la gestión financiera que conlleve el evento.
6.18.2.3 Comisión logística.
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento. Las tareas a ejecutar son:
- Salones.
- Transporte y atención de invitados y conferencistas (Alimentación - alojamiento).
- Secretaría.
- Apoyo técnico-audiovisual.
- Área de inscripciones.
- Apoyo de servicios generales.
Subcomisión de apoyo transporte y atención de invitados y conferencistas: Se encarga de las siguientes actividades:
- (Alimentación - alojamiento).
- Registrar los vehículos asignados al evento.
- Establecer horarios y turnos de servicio.
- Coordinar las necesidades de vehículos para comisiones.
- Llevar registro de entradas y salidas de conductores y vehículos.
- Proporcionar el material y necesidades de los conductores.
- Controlar caja menor para gastos de vehículos.
- Establecer rutas de trabajo para envío y entregas.
- Establecer comunicación permanente con la Dirección General del evento.
- Registro de invitados al hotel.
- Transporte hotel - evento.
- Llevar itinerario de disponibilidad de habitaciones en hoteles.
Subcomisión de apoyo técnico-audiovisual. Es responsable de coordinar todo lo relacionado con:
- Sonido.
- Grabación.
- Filmaciones.
- Fotografías.
- Equipos necesarios para la presentación de trabajos tales como pantalla para proyección, Video Beam, micrófono inalámbrico, entre otros.
Subcomisión de servicios generales. Se encarga de coordinar lo referente a los siguientes servicios:
1. Iluminación.
2. Teléfono.
3. Ventilación.
4. Electricidad, del auditorio donde tendrá lugar el evento.
5. Señalización.
6. Adecuación.
7. Seguridad.
8. Vigilancia.
9. Aseo.
10. Ambientación.
11. Provisión o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, manejo de computadoras, entre otros.
- Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. I.
- Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. II.
