6.4.1 Estacionamiento.
El estacionamiento, es un tema que muchas veces no es tenido en cuenta en el momento de planear un acto, posiblemente porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo se debe tratar de incluirlo en la organización de todas las actividades, y evitar demoras innecesarias y malos ratos a los invitados.
Si se organiza una actividad en la Universidad, se debe coordinar con anterioridad con el invitado de honor y las autoridades si vendrán en sus vehículos. De ser afirmativa la respuesta, se debe hablar con la División de Servicios, a fin que asignen y reserven unos lugares para los vehículos de éstos personajes.
Si el número de personas invitadas supera la capacidad de los parqueaderos tanto de la Universidad como de otros lugares donde se lleven a cabo las actividades, se debe mirar la posibilidad de parqueaderos cercanos a fin de informar a los invitados sobre el lugar donde deben parquear los vehículos.
Si el encuentro se realiza en otra sede externa, se debe averiguar el número de parqueaderos disponibles, y reservar para los integrantes de la mesa de honor, invitados especiales, pero también se debe tener en cuenta a los otros invitados, y tener precaución que haya parqueaderos cercanos al sitio de la reunión.
6.4.2 Escenario.
Todo acto tiene un sitio hacia donde se dirige la atención de los participantes. En los auditorios, existe un escenario; en los salones, existe lugar adecuado con mesas, en donde se ubicarán quienes presiden o dirigen la actividad.
En cualquier caso, se aconseja cuidar este espacio con todos los detalles, ello ayuda a que lo que se trate, discuta y comparta en la actividad esté revestido por la trascendencia institucional.
