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Cómo organizar un acto o evento en 6 sencillos pasos

Organizar un evento es una tarea compleja que requiere tener en cuenta muchos detalles. Veamos las claves

 

Concentrada en sus pensamientos
Mujer pensativa. Concentrada en sus pensamientos

Las seis preguntas básicas que todo organizador de eventos debería hacerse

La organización de un evento, por pequeño que sea, conlleva mucho trabajo de coordinación y preparación para que todo salga bien. Aquí damos seis preguntas claves que todo organizador de un acto debe hacerse si quiere que no se pase nada por alto. Lo mejores 'imprevistos' son aquellos que han sido previstos.

Preguntas clave para un organizador de eventos

1. What

¿Qué vamos a organizar?

  • Reunión Profesional

    Un acto más o menos formal o informal en el que invitamos a profesionales o expertos en una materia a debatir y compartir ideas e intercambiar experiencias en el ámbito de nuestro interés.

  • Congreso Profesional

    Un congreso, por pequeño que sea, suele requerir de unas instalaciones amplias, con muchos servicios. Generalmente, cuenta con la presencia de ponentes, panelistas, personalidades y expertos en la materia objeto del congreso. Estos 'invitados' imparten conferencias o maestrías sobre su área de conocimiento que comparten con otros profesionales.

  • Congreso o Reunión Comercial

    Puede ser un encuentro algo más formal (tipo Congreso) o más  informal (tipo Reunión). Se invita a posilbes clientes, distribuidores, medios de comuniación o comerciales con la finalidad de dar a conocer un producto o servicio. Se ofrecen todo tipo de explicaciones y detalles sobre su comercialización, su compra, etcétera. En este tipo de encuentros se exponen todas las características del producto-servicio, sus beneficios económicos, etcétera

  • Reunión Social

    Es una reunión informal a la que se invitan a personas con algún interés o historia común. Pueden ser desde viejos compañeros de estudios, personas interesadas en algún tipo de ayuda social, política o de otras características o bien una reunión informativa sobre un tema de interés general.

    El alcance de nuestros objetivos determinarán el tipo de lugar o acontecimiento (Brunch, Lunch, Cena, Desayuno...)

2. Why

¿Por qué vamos a organizar ese acto o evento?

  • El Objetivo

    Nunca debemos perder de vista el objetivo de nuestro congreso, acto, evento o reunión. Durante la organización e inclsuo durante el desarrollo del mismo, es fácil distraerse de una forma u otra e interesarse en otros aspectos al margen de nuestro objetivo.

    Por eso es importante tener un guión o esquema escrito es el que desglosemos la agenda al máximo detalle posible, incidiendo siempre en cómo poner nuestro objetivo al frente de cada momento

3. Who

¿Quién va a asistir? ¿A quién vamos a invitar?

  • Invitados, Ponentes, Personalidades, Congresistas, Participantes

    Saber quién es quien, y la importancia de cada cual en el acto organizado es vital. Sea cual sea el tamaño y el objetivo de nuestro acto, siempre se agradece una lista y tarjetas que permitan al resto de asistentes identificar a las diferentes personas, sus funciones e importancia en el objetivo del mismo.

4. How

¿Cómo lo vamos a organizar todo?

  • Tipo de Acto

    Saber si realizamos una reunión más informal, un congreso más formal, o un evento social, happening, inauguración, acto político, acto solidario, o una simple cena de viejos compañeros de aula, es clave para iniciar el proceso de organización.

    Ser ambicioso pero realista es una fórmula infalible para el éxtio

    Desglosar y esquematizar todos los puntos, desde el objetivo, invitados y agenda hasta el último minuto nos ayudará a que todo fluya mucho mejor cuando comience el evento.

5. When

¿Cuándo va a tener lugar ese acto o evento? ¿Cuándo hay que ponerlo todo a funcionar?

  • La asistencia depende de las fechas

    Organizar un acto o evento durante fiestas, ferias, bank holidays y otras fechas señaladas en el calendario no suele ser una buena idea. Es aconsejable escoger una fecha en la que no haya otros acontecimientos que puedan reducir la presencia de invitados a nuestro acto. Simplemente requiere, por nuestra parte, un poco de estudio sobre fechas, acontecimientos y algunas consultas con los posibles participantes.

6. Where

¿Dónde lo vamos a hacer? ¿Dónde va a celebrarse ese acto o evento?

  • Lugar de celebración

    Dependiendo nuevamente de la formalidad o el alcance de nuestro acto, el lugar será importante para darle mayor realce y visibilidad al evento. El lugar escogido puede ser desde un restaurante con reservado a una sala pública, el salón de un hotel o un palacio de congresos.

    La clave será siempre hacerlo con realismo y ambición a partes iguales. Una reunión de compañeros no necesita ni mucho menos tanta preparación y planificación como un congreso de una multinacional, pero el empeño en que todo salga bien debe ser el mismo.

Si tenemos en cuenta estas fases podemos conseguir organizar un acto o evento de éxito. El método de las seis preguntas -los anglosajones lo llaman el método de las seis W's-, es una forma realmente sencilla de organizar todo tipo de eventos. Partimos de un esquema tan sencillo como es el de responder a las seis preguntas propuestas con el detalle que sea necesario en cada caso. A partir de este esquema inicial lo podemos ir 'complicando' en función de las necesidades particulares de cada evento. ¡Manos a la obra!

 

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