
66. Áreas clave para el éxito de los actos.
Comunicaciones, seguridad, protocolo...
6.17 Áreas clave para el éxito de los actos.
Figura 20. Áreas claves para el éxito de los actos.
protocolo.org
6.17.1 Comunicaciones.
Es necesario contar con la prensa y con los medios audiovisuales, reporteros gráficos y televisión. Un acto sin información no cumple con el objetivo: transmitir el mensaje. Los medios de comunicación son muy influyentes.
6.17.2 Seguridad.
Se trata de una medida preventiva de la mayor importancia, los organizadores de los actos, deberán garantizar la seguridad de las personas o de los bienes de la institución. Por lo tanto es indispensable tener personal de seguridad, ya sea interno o externo. Ellos deberán conocer el guión exacto que refleje todos los detalles del mismo, para establecer los dispositivos adecuados. Si hubiere alguna modificación del acto, ellos la deberán conocer para que puedan prestar su servicio eficientemente.
6.17.3 Protocolo.
La imagen institucional es, sin duda, uno de los elementos más importantes en la proyección de la Universidad Tecnológica de Pereira como entidad pública de educación superior. Es, en consecuencia, la expresión de lo que es y de cómo quiere ser vista.
Es necesario proyectar una imagen de calidad, coherente con la del centro académico, por lo tanto los actos deben tener planeación y/o organización, para que cumplan con el objetivo propuesto: transmitir un mensaje.
La finalidad de protocolo es que los eventos resulten exitosos. Su propósito es dar orden, imagen, compromiso y perfección. Que todo contratiempo pueda ser solucionado oportunamente.
El equipo de protocolo es el encargado de cuidar la imagen del evento, debe atender a los asistentes y velar que el acto se desarrolle con el debido orden y en función de los detalles que fueron previamente planificados.
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Establecer las categorías necesarias para la correcta ubicación de los elementos y las personas.
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Solicitar la presencia del Rector para un determinado acto o evento.
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Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es bienvenida y por tanto brindarle hospitalidad.
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Primeras autoridades de los poderes públicos en los ámbitos nacional, departamental y municipal.
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La bandera constituye uno de los principales símbolos de una nación, región, municipio e institución.
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Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia.
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Cuando asistan invitadas autoridades del sector público y privado a un acto, se dará preferencia, en caso de igualdad al sector público.
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La precedencia de los puestos, cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia.
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El Ceremonial es un conjunto de formalidades que reglamenta las relaciones entre altas autoridades y personalidades en las ceremonias y actos...
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Orden del día. Lista de protocolo. Saludo protocolario. Línea de recepción.
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En las entidades públicas, privadas y organizaciones no gubernamentales existe cada vez mayor demanda de aplicación del protocolo...
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Las condecoraciones otorgadas por la Universidad serán impuestos por el Señor Rector, en un acto protocolario que tendrá lugar en el sitio designado para tal efecto.