66. Áreas clave para el éxito de los actos.
Comunicaciones, seguridad, protocolo...
6.17 Áreas clave para el éxito de los actos.
Figura 20. Áreas claves para el éxito de los actos.
6.17.1 Comunicaciones.
Es necesario contar con la prensa y con los medios audiovisuales, reporteros gráficos y televisión. Un acto sin información no cumple con el objetivo: transmitir el mensaje. Los medios de comunicación son muy influyentes.
6.17.2 Seguridad.
Se trata de una medida preventiva de la mayor importancia, los organizadores de los actos, deberán garantizar la seguridad de las personas o de los bienes de la institución. Por lo tanto es indispensable tener personal de seguridad, ya sea interno o externo. Ellos deberán conocer el guión exacto que refleje todos los detalles del mismo, para establecer los dispositivos adecuados. Si hubiere alguna modificación del acto, ellos la deberán conocer para que puedan prestar su servicio eficientemente.
6.17.3 Protocolo.
La imagen institucional es, sin duda, uno de los elementos más importantes en la proyección de la Universidad Tecnológica de Pereira como entidad pública de educación superior. Es, en consecuencia, la expresión de lo que es y de cómo quiere ser vista.
Es necesario proyectar una imagen de calidad, coherente con la del centro académico, por lo tanto los actos deben tener planeación y/o organización, para que cumplan con el objetivo propuesto: transmitir un mensaje.
La finalidad de protocolo es que los eventos resulten exitosos. Su propósito es dar orden, imagen, compromiso y perfección. Que todo contratiempo pueda ser solucionado oportunamente.
El equipo de protocolo es el encargado de cuidar la imagen del evento, debe atender a los asistentes y velar que el acto se desarrolle con el debido orden y en función de los detalles que fueron previamente planificados.
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Son las reglas de cortesía y buenos modales necesarios en cualquier vínculo para hacer más fáciles las relaciones personales. Cuanto más se apliquen a los actos diarios, mejor contribuirán al éxito de cada persona.
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Criterios más utilizados para establecer un orden de precedencia en un acto.
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El objetivo general es la elaboración del Manual de Protocolo para la Universidad Tecnológica de Pereira.
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Diploma en pergamino de Visitante Ilustre.
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Toda solicitud de servicios protocolarios deberá hacerse por escrito, sea por medio de una comunicación física o a través del correo electrónico.
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Visitas generales a la Universidad.
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Las presidencias son el mayor honor en un acto y podrá ejercer la dirección real del mismo, iniciando y terminando.
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Tarjeta lord en la que invita la Universidad con otra institución.
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La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
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Invitar es un acto voluntario en el que se expresa el deseo de considerar una serie de personas como algo importante dentro de la institución, para que la acompañen en un acontecimiento que considera importante.
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Es aquella que se ostenta por cesión o cortesía.
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Son aquellos actos organizados por la Universidad, que tienen un indeterminado número de personas y en los que pueden intervenir las primeras autoridades de cualquier ámbito.