6.17 Áreas clave para el éxito de los actos.
Figura 20. Áreas claves para el éxito de los actos.
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6.17.1 Comunicaciones.
Es necesario contar con la prensa y con los medios audiovisuales, reporteros gráficos y televisión. Un acto sin información no cumple con el objetivo: transmitir el mensaje. Los medios de comunicación son muy influyentes.
6.17.2 Seguridad.
Se trata de una medida preventiva de la mayor importancia, los organizadores de los actos, deberán garantizar la seguridad de las personas o de los bienes de la institución. Por lo tanto es indispensable tener personal de seguridad, ya sea interno o externo. Ellos deberán conocer el guión exacto que refleje todos los detalles del mismo, para establecer los dispositivos adecuados. Si hubiere alguna modificación del acto, ellos la deberán conocer para que puedan prestar su servicio eficientemente.
6.17.3 Protocolo.
La imagen institucional es, sin duda, uno de los elementos más importantes en la proyección de la Universidad Tecnológica de Pereira como entidad pública de educación superior. Es, en consecuencia, la expresión de lo que es y de cómo quiere ser vista.
Es necesario proyectar una imagen de calidad, coherente con la del centro académico, por lo tanto los actos deben tener planeación y/o organización, para que cumplan con el objetivo propuesto: transmitir un mensaje.
La finalidad de protocolo es que los eventos resulten exitosos. Su propósito es dar orden, imagen, compromiso y perfección. Que todo contratiempo pueda ser solucionado oportunamente.
El equipo de protocolo es el encargado de cuidar la imagen del evento, debe atender a los asistentes y velar que el acto se desarrolle con el debido orden y en función de los detalles que fueron previamente planificados.
