
66. Áreas clave para el éxito de los actos.
Comunicaciones, seguridad, protocolo...
6.17 Áreas clave para el éxito de los actos.
Figura 20. Áreas claves para el éxito de los actos.

protocolo.org
6.17.1 Comunicaciones.
Es necesario contar con la prensa y con los medios audiovisuales, reporteros gráficos y televisión. Un acto sin información no cumple con el objetivo: transmitir el mensaje. Los medios de comunicación son muy influyentes.
6.17.2 Seguridad.
Se trata de una medida preventiva de la mayor importancia, los organizadores de los actos, deberán garantizar la seguridad de las personas o de los bienes de la institución. Por lo tanto es indispensable tener personal de seguridad, ya sea interno o externo. Ellos deberán conocer el guión exacto que refleje todos los detalles del mismo, para establecer los dispositivos adecuados. Si hubiere alguna modificación del acto, ellos la deberán conocer para que puedan prestar su servicio eficientemente.
6.17.3 Protocolo.
La imagen institucional es, sin duda, uno de los elementos más importantes en la proyección de la Universidad Tecnológica de Pereira como entidad pública de educación superior. Es, en consecuencia, la expresión de lo que es y de cómo quiere ser vista.
Es necesario proyectar una imagen de calidad, coherente con la del centro académico, por lo tanto los actos deben tener planeación y/o organización, para que cumplan con el objetivo propuesto: transmitir un mensaje.
La finalidad de protocolo es que los eventos resulten exitosos. Su propósito es dar orden, imagen, compromiso y perfección. Que todo contratiempo pueda ser solucionado oportunamente.
El equipo de protocolo es el encargado de cuidar la imagen del evento, debe atender a los asistentes y velar que el acto se desarrolle con el debido orden y en función de los detalles que fueron previamente planificados.
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Modelo tarjeta lord texto de sobre de 18 cms x13 cms.
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El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional.
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Si al acto que se celebra en la Universidad se invitan las primeras autoridades de los diferentes ámbitos.
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La bandera constituye uno de los principales símbolos de una nación, región, municipio e institución.
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El lugar de honor es a la derecha de la máxima autoridad de la institución o punto central de referencia
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El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor.
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La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos.
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Se deberá acordar con la familia del fallecido el traslado de los restos al Hall Principal o a auditorio de la Universidad y de ser posible realizar una Misa de cuerpo presente.
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Designación de un delegado para representar al Señor Rector en acto protocolarios.
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Errores en cuanto la ubicación de las banderas, rangos o cargos de los invitados, envío de invitaciones...
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Definir quiénes van a formar la mesa de honor y quién la preside, recordando que la autoridad máxima de la Institución en caso de confirmar preside el acto.
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Esta herramienta permite ordenar por escrito el programa de una ceremonia y contiene la estructura del programa.