14. Guía general para diferentes actos. III.

3.1.9 Mesa de honor o mesa principal.

Hay que observar, en este caso, las precedencias en la Universidad del Norte específicamente (Ver Capítulo 2, punto 2.1) para definir la mesa de honor de un evento o actividad de la Universidad, siempre atendiendo a la jerarquía que esta dispone y teniendo en cuenta el organizador, la dependencia o programa académico que acoge el acto y los invitados especiales, patrocinadores y coorganizadores en el caso de que los hubiere. Siempre que se consulte con cinco (5) días hábiles antes del evento.

Importante tener en cuenta:

- Informar oportunamente a los miembros de la mesa principal la forma de vestir para la ocasión que presidirán.

- Poner en conocimiento de ellos el orden del día con anterioridad al evento, con el fin de que conozcan el curso del mismo y en especial para coordinar oportunamente con quienes intervendrán con palabras en el acto. (Ver punto 3.1.7).

- Indicarles el protocolo a seguir en el acto y el comportamiento que se espera de ellos según sea necesario.

3.1.10 Habladores de mesa principal.

Son los membretes que se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres y cargos de quienes presiden un evento. Para esto se pueden elaborar utilizando hojas de papel Kimberly blanco ártico, cortalas a la mitad y a su vez dobladas al centro y con la información por cara y cara para que la puedan leer los miembros de la mesa al sentarse y evitar así confusión.

Los habladores se deben utilizar en un acto de instalación, rueda de prensa, firma de convenios, ceremonias de graduación, entre otros que lo ameriten. No se exige su uso en todos los eventos académicos, pero puede darse.

3.1.11 Pantallas gigantes.

Pueden disponerse en lugar de fácil visibilidad para el público y que no interrumpan la logística del protocolo de presidencia y mesa de honor. Cuando se coloquen, debe pensarse en cómo los miembros de la mesa principal observarán lo que allí se proyecte, para esto se sugiere contar con una pantalla de plasma o LCD sobre el piso frente a ellos, o disponer que permanezcan en auditorio mientras se proyecta la presentación en las pantallas, para luego solicitarles pasar a la mesa principal.

Ejemplo de disposición de pantallas gigantes en un evento de gran presidencia y auditorio.

3.1.12 Sillas.

Deben ser cómodas tanto para los asistentes como para los miembros de la mesa de honor o principal. Deben ser diferentes las del auditorio a las de la mesa de honor. Estas deben ser tan imponentes como lo requiera la solemnidad o elegancia del acto a celebrar.

3.1.13 Agua.

Para los oradores se ubicará en el atril en el momento de su intervención.

Deberá asignarse un mesero para atender la mesa de honor y a su vez, disponer el agua en el atril en cada caso. No debe ubicarse agua en la mesa de honor a menos que al público también se le vaya a ofrecer y permitir mantener agua en sus lugares.

Deben utilizarse copas de vidrio, no vasos.

Las botellas no deberán llevar etiquetas, por seguridad y para evitar publicidad, sin embargo hay que observar casos especiales como la visita del Presidente de la República, en los que se exige ver qué tipo de agua se le lleva a la mesa principal.

Preferible evitar usarse hielo, porque humedece los vasos y a su vez el mantel y la mesa.

3.1.14 Tarima.

Se utilizan en las ceremonias de grado, entrega de diplomas, actos de instalación en espacios grandes como cancha central del coliseo.

Lo ideal es que sean bajas y revestidas de color rojo.

40 centímetros de altura para eventos protocolarios y solemnes.

Para eventos tipo espectáculos pueden medir 1mt 50 cm.

3.1.15 Flores.

Se promueve el uso de las flores de la región preferiblemente.

Ante todo prima la estética.

No se deben colocar sobre atriles, ni en mesas de honor. Pueden ir abajo al frente de la mesa siempre y cuando no se trate de actos en los que luego deben pasar al frente de la mesa los presidentes del evento y les vaya a estorbar el arreglo floral.

Si se colocan en mesas de comedor para eventos sociales y familiares, teniendo presente que el tamaño que no vaya a quitar visibilidad.

Se decora sobre el mismo espacio para evitar errores en los tamaños de los arreglos.

En Uninorte se deben utilizar como pie de mesa en actos centrales de apertura o instalación de congresos, seminarios o cátedras, así como en actos oficiales o ceremonias de grado.

• Guía general para diferentes actos. I.
• Guía general para diferentes actos. II.
• Guía general para diferentes actos. III.
• Guía general para diferentes actos. IV.
• Guía general para diferentes actos. V.