14. Guía general para diferentes actos. II.

3.1.5 Orden del día.

Se denomina de esta manera la organización de las intervenciones y pasos que se siguen en un evento, reunión o acto. De esta manera se dispondrá cada momento en el que se escucharán himnos, palabras de los presidentes del evento, entregas de placas u otros, y demás actividades que componen un acto.

Para ello es importante seguirse por la jerarquía explicada en el aparte de las Precedencias y además analizar con sentido común la dinámica de cada evento a realizar. No se puede predefinir un orden del día; siempre se deberá ajustar según lo demande el momento por el objetivo del evento, sus participantes y asistentes.

Este orden debe ser sugerido por los organizadores del evento, y contarán con la asesoría de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas para la revisión, ajuste y definición del más adecuado según su acto. Siempre que se consulte con cinco (5) días hábiles antes del evento.

3.1.6 Intervenciones en un acto inaugural.

Se sugiere como estándar disponer tres (3) intervenciones, las cuales se definen teniendo en cuenta al anfitrión, al organizador y al homenajeado o invitado especial. Siempre que haya necesidad de otras intervenciones se deberá revisar con la Dirección de Comunicaciones para definir el mejor orden del día.

Las palabras de cada participante en el acto inaugural no deben durar más de cinco (5) minutos y en ningún caso exceder los siete (7) minutos; siendo el anfitrión quien abra el evento.

Marca la pauta de estas intervenciones, la máxima autoridad del evento, en ningún caso otro de los miembros que participan con palabras o discurso, podrán sobrepasar este tiempo, tratando de hacer su intervención menos larga que la de quien preside.

Es diferente cuando nos referimos a una conferencia o disertación, ya entonces no nos estaremos concentrando en un saludo de apertura, sino en un evento académico para el cual el orden del día sería distinto y por su carácter, ameritará una intervención más extensa, la cual será en todo caso de un homenajeado o invitado especial.

3.1.7 Coordinación de temas para las intervenciones, palabras o discursos en un acto central.

El organizador del evento deberá asegurarse de que quienes intervienen con palabras en el acto de inauguración o apertura, y en general en un acto protocolario, no hagan referencias idénticas en sus exposiciones; para ello los organizadores deben conocer las temáticas de cada intervención y servir de apoyo para que quienes intervienen puedan conocer entre sí el énfasis de cada una de sus presentaciones.

3.1.8. Libreto.

Es la guía escrita que se sigue para la presentación del acto de instalación principalmente, y como pie de entrada y salida para anunciar las conferencias o movimientos de la programación académica.

La redacción del libreto está a cargo del organizador del evento y se debe hacer con base en el orden del día.

La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas puede suministrar libretos modelo para la redacción del propio y contarán con esta oficina para la revisión, ajuste y definición del modelo más adecuado según su acto, personalidades y finalidad del evento.

• Guía general para diferentes actos. I.
• Guía general para diferentes actos. II.
• Guía general para diferentes actos. III.
• Guía general para diferentes actos. IV.
• Guía general para diferentes actos. V.