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Cómo comunicar de forma efectiva y eficaz por escrito
Curiosamente hoy en día, contrario a lo que podemos pensar, se escribe cada vez más -correos electrónicos, whatsapps, sms, chats, etc.- pero no quiere decir que escribamos mejor.
Tanto en la comunicación verbal como la comunicación por escrito hay tres elementos principales:
- Emisor. Es la persona que transmite el mensaje.
- Canal. Es el medio por el cual se hace llegar el mensaje. El medio de transmisión del mensaje. Puede ser un canal físico -envío de carta, fax, mensajería, etcétera- o digital -correo electrónico, etcétera-.
- Receptor. Es la persona que recibe el mensaje.
Una comunicación eficaz es una comunicación que "va al grano", que transmite de forma breve y concisa su mensaje.
Antes de hacer un escrito nos debemos preguntar:
- ¿Cuál es el motivo del escrito?
- ¿Qué finalidad o que buscamos con ese escrito?
- ¿A quién va dirigido? A quién queremos que llegue el escrito.
Recordemos que la palabra vuela, pero lo escrito queda
Un mensaje eficaz es aquel en el que se utilizan palabras sencillas y comprensibles para todo el mundo. Debemos evitar utilizar palabras demasiado técnicas, cultas o rebuscadas, salvo que el mensaje sea entre profesionales de un determinado sector.
El secreto de una buena carta comercial: técnica OCC
- Orden
- Claridad
- Concisión
Cabeceras, tratamientos y despedidas
Para encabezar una carta tenemos muchas opciones, desde las más formales a las más familiares:
- Muy señor mío... Muy señora mía...
- Distinguido señor... Distinguida señora...
- Mi distinguido amigo... Mi distinguida amiga
- Estimado amigo... Estimada amiga...
- Mi querido amigo... Mi querida amiga
- Querido o Querida + nombre de pila
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La despedida debe ir acorde al tratamiento dado en el encabezamiento y al "tono" general de la carta. Empezar un carta muy formalmente y despedirse de forma muy "cariñosa" no tiene mucho sentido. Algunas fórmulas para despedirse:
- Atentamente le saluda...
- Atentamente...
- Un cordial saludo...
- Un abrazo...
- Un beso...
La firma es una parte imprescindible de cualquier carta. Una carta sin firmar o anónima dice poco en favor de la persona que la escribe.
Da lo mismo que escribamos una carta en papel o que escribamos un correo electrónico, no podemos olvidar que escribimos a una persona -lo único que cambia es el canal o medio por el que se envía-. Hay que ser amables, educados y correctos utilizando adecuadamente los tratamientos y las palabras.
Al final de la charla hacen referencia a la comunicación eficaz por medio de Internet y las nuevas tecnologías, en especial, sobre el correo electrónico. Un correo electrónico debe contener un asunto -subject-, un contenido, una firma y, si enviamos una copia para alguien, siempre como copia oculta para mantener la privacidad de los destinatarios.
El programa "Protocolo Hoy" (TV Melilla), de la mano del experto Ángel Cid, trata el tema de la importancia de la comunicación escrita.
