73. Estructura de un congreso.
El éxito de un congreso se logra cuando hay planificación, esto implica la realización de acciones estableciendo dónde se está y adónde se quiere llegar...
9.1 Estructura de un congreso.
- Se estructura mediante presentación de ponencias, debates y conclusiones.
- La frecuencia es anual y los internacionales pueden realizarse cada dos años.
Días que puede durar un Congreso.
- Según los expertos suelen durar entre tres a cinco días.
Éxito de un Congreso.
El éxito de un congreso se logra cuando hay planificación, esto implica la realización de acciones estableciendo dónde se está y adónde se quiere llegar, para ello es importante determinar cuáles son los objetivos que se lograrán a través del congreso.
El planteamiento claro de metas y objetivos permitirá finalmente evaluar el alcance y proyección del Congreso.
Al igual que en todo evento se deberá definir con exactitud los recursos necesarios y los costos que se emplearán en su realización.
Para asegurar un alto nivel de impacto y de acogida será necesario establecer un plan de mercadeo, definir un plan de comunicación que contemple las fases de preparación, de ejecución, de evaluación y establecer mecanismos de control de calidad que luego serán revisados a fin de determinar los que se cumplieron y los que no. Esta evaluación permitirá valorar aciertos y desaciertos y dejará un bagaje de experiencias que podrá aprovecharse en un evento posterior.
Aspectos importantes que se deben tener en cuenta para la realización de un Congreso:
- Comprometer la participación de ponentes prestigiosos y personalidades reconocidas profesionalmente.
- Integrar por lo menos tres equipos de trabajo que colaborarán en las distintas fases del congreso.
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Orden de precedencia de Representantes Diplomáticos extranjeros, de acuerdo con el Decreto 1091 de 1945 (marzo 23). -
La estructura organizativa de un acto público deberá tener la capacidad de responder adecuadamente ante imprevistos. -
Definir quiénes van a formar la mesa de honor y quién la preside, recordando que la autoridad máxima de la Institución en caso de confirmar preside el acto. -
Existen una serie de actividades en las que los miembros de la institución se ven involucrados frecuentemente y que están sometidas a reglas del Protocolo. -
Cuando asistan invitadas autoridades del sector público y privado a un acto, se dará preferencia, en caso de igualdad al sector público. -
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia. -
El personaje principal y el grupo de invitados especiales, que lo acompañan puede evitar el hacer la fila y que uno de los meseros les sirva en la mesa. -
Es necesario que todo el personal de protocolo disponga de un plano donde estén previstos y señalados todos los detalles del sitio donde se llevará a cabo el evento. -
El Señor Rector concederá a título de Visitante Ilustre a aquellas personalidades que visiten la Universidad y sean recibidas oficialmente en la Institución.
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Resolución de Honores, tamaño oficio. -
Esquema de la ceremonia inaugural.
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Designación de un Directivo para que presida un acto.