76. Labor del Comité organizador.

9.6 La labor del Comité organizador.

- Es el actor principal en la organización de un congreso. Este designará a las personas que colaboraran en el comité, debe estar integrado por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el evento, conocer los objetivos y metas del congreso y con base a estos propósitos coordinar sus acciones.

- Puede estar compuesto como mínimo por cinco personas: un presidente, un vicepresidente, un secretario, un tesorero, un vocal y coordinadores. La presidencia la ocupara el directivo de más alto nivel.

Las principales actividades del Comité Organizador.

1. Diseñar la programación estratégica del evento.
2. Designar a los miembros y las funciones.
3. Escoger el lugar y fecha que se realizará.
4. Elaborar el programa general del evento.
5. Elaborar el organigrama general y el cronograma de todas las actividades.
6. Elaborar el presupuesto tentativo del evento.
7. Escoger las empresas y/o personas que auspicien el evento.
8. Planificar las acciones a desarrollar para preparar y promocionar el evento.
9. Definir áreas de responsabilidad o subcomités: finanzas, logística, comunicación, publicidad, etc.
10. Elaborar el presupuesto definitivo.
11. Convocar a los subcomités a reuniones periódicas para evaluar las actividades desarrolladas.
12. Preparar el informe final y las recomendaciones, al culminar el evento.

¿Quiénes deben recibir ponentes y a las personalidades invitadas?

- De ser el caso, deben ser recibidos en el aeropuerto por los integrantes del Comité Organizador.

- Este personal debe estar bien preparado para responder cualquier pregunta relacionada con el evento. Es el momento preciso para entregarle la carpeta con el programa definitivo y toda la información de interés.

Para la promoción de un congreso se debe tener en cuenta:

- Diseño y elaboración del logotipo.

- Diseño y elaboración de afiches, anuncios, pancartas, los programas, carpetas, folletos, papelería especial, invitaciones y todo lo relacionado con los impresos.

- Diseño y compra de todo el material promocional.

- Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.
Distribución de correspondencia Puntos importantes.

- Trabajar con planes visualizados.

- Ceñirse al programa impreso.

- No modificar el horario y el lugar del acto inaugural.

- Lograr un espacio tranquilo y adecuado en el caso de incluir proyecciones.

- Evitar las improvisaciones.

- Evitar la permanencia de personas de pie durante las disertaciones o discursos.

- Prever un sistema claro de señalización dentro y fuera del edificio.

- No organizar ninguna actividad durante los recesos para el refrigerio o almuerzo.

Gastos varios.

- Menú de recepción.
- Pendones.
- Contratos, recibos, distintivos.
- Tickets de servicios.
- Escarapelas.
- Carpetas.
- Ruedas de prensa.
- Atenciones: regalos, presentes.
- Fotografía.
- Material fílmico.
- Anuncios en prensa.
- Equipos audiovisuales.
- Traductores.
- Gastos de viaje y alojamiento de invitados especiales.
- Gastos de recepción y traslado.
- Caja Menor: imprevistos varios.