22. Manual protocolo. Presentación y generalidades.
El presente Manual de Protocolo, elemento fundamental para la comunicación interna y externa de la institución, es producto de una investigación exhaustiva...
Presentación.
El presente Manual de Protocolo, elemento fundamental para la comunicación interna y externa de la institución, es producto de una investigación exhaustiva, estudio y apoyo de personas expertas en el tema a través de la capacitación, sin lugar a dudas será un documento de consulta de utilidad para la comunidad universitaria, en momentos en que la institución se encuentra en un significativo posicionamiento reconocido en el ámbito nacional e internacional.
En él se encuentran contempladas las normas, recomendaciones, metodología y prácticas que conforman las actuaciones protocolarias y hacen posible que las relaciones de la Universidad con la sociedad se desarrollen armónicamente, porque se rige por una serie de criterios básicos adaptados a las características generales de la institución, basados en su dimensión, composición de personal, sector de actividad y otras muchas cuestiones.
Su principal característica es la flexibilidad en el uso de las técnicas organizativas, para no hacer rígidas las relaciones sociales de la Universidad con su entorno, sino para que cada acto cumpla con su objetivo y esto únicamente se logra, utilizando las reglas protocolarias adecuadas con sentido común y naturalidad.
Este manual surge de la necesidad de tener dentro de la institución una herramienta de trabajo que regule el planeamiento, organización, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de las actividades institucionales, donde diariamente participan diferentes estamentos y autoridades de relevancia del orden institucional, local, regional, nacional e internacional.
La Universidad tiene una gran responsabilidad con sus públicos, como es la de establecer una comunicación eficaz, que le permita manejar una relación armónica cada vez más cercana, orientada a atraer su atención y lograr su fidelidad en un mundo cambiante y competitivo como el actual.
1. Generalidades.
El Manual de Protocolo para la Universidad Tecnológica de Pereira, establece procedimientos y principios para el desarrollo de las diferentes actividades protocolarias que se llevan a cabo en la institución.
Servirá para conocer y aplicar los diferentes aspectos del protocolo como herramienta fundamental de las relaciones públicas.
Así mismo será un documento facilitador para el manejo de las relaciones de la institución con los diferentes estamentos, como herramienta para establecer y mantener una exitosa comunicación con ellos, y que sus presentaciones en público sean efectivas.
La dirección, control y observancia de estas normas debe ser responsabilidad de la Oficina de Protocolo.
Las normas establecidas en el presente Manual de Protocolo deberán ser conocidas por la comunidad universitaria, para la aplicación de las mismas en todas las actividades donde esté presente la imagen institucional.
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El Señor Rector concederá a título de Visitante Ilustre a aquellas personalidades que visiten la Universidad y sean recibidas oficialmente en la Institución.
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Presidencias, invitados de honor, invitados especiales, colaboradores, patrocinadores, público en general...
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Son las reglas de cortesía y buenos modales necesarios en cualquier vínculo para hacer más fáciles las relaciones personales. Cuanto más se apliquen a los actos diarios, mejor contribuirán al éxito de cada persona.
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Dirección general, comisión académica, comisión financiera, comisión logística, comisión comunicaciones, comisión protocolo, comisión de cultura...
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Comunicación a los Directivos de la Universidad para la celebración de un acto.
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En cualquier sitio representativo de la Universidad. En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad como parte del logotipo institucional.
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Precedencias en los distintos ámbitos sociales.
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La decisión de poner la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira a media asta sólo puede ser dada por el Rector.
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Modelo de carta protocolaria, papel oficio doble; 17 cms, por 24 cms.
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Se refiere a los actos que organizados por otras instituciones públicas o privadas, por algún motivo asisten personas de la Universidad.
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Tarjetas para eventos muy especiales.
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La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.