22. Manual protocolo. Presentación y generalidades.
El presente Manual de Protocolo, elemento fundamental para la comunicación interna y externa de la institución, es producto de una investigación exhaustiva...
Presentación.
El presente Manual de Protocolo, elemento fundamental para la comunicación interna y externa de la institución, es producto de una investigación exhaustiva, estudio y apoyo de personas expertas en el tema a través de la capacitación, sin lugar a dudas será un documento de consulta de utilidad para la comunidad universitaria, en momentos en que la institución se encuentra en un significativo posicionamiento reconocido en el ámbito nacional e internacional.
En él se encuentran contempladas las normas, recomendaciones, metodología y prácticas que conforman las actuaciones protocolarias y hacen posible que las relaciones de la Universidad con la sociedad se desarrollen armónicamente, porque se rige por una serie de criterios básicos adaptados a las características generales de la institución, basados en su dimensión, composición de personal, sector de actividad y otras muchas cuestiones.
Su principal característica es la flexibilidad en el uso de las técnicas organizativas, para no hacer rígidas las relaciones sociales de la Universidad con su entorno, sino para que cada acto cumpla con su objetivo y esto únicamente se logra, utilizando las reglas protocolarias adecuadas con sentido común y naturalidad.
Este manual surge de la necesidad de tener dentro de la institución una herramienta de trabajo que regule el planeamiento, organización, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de las actividades institucionales, donde diariamente participan diferentes estamentos y autoridades de relevancia del orden institucional, local, regional, nacional e internacional.
La Universidad tiene una gran responsabilidad con sus públicos, como es la de establecer una comunicación eficaz, que le permita manejar una relación armónica cada vez más cercana, orientada a atraer su atención y lograr su fidelidad en un mundo cambiante y competitivo como el actual.
1. Generalidades.
El Manual de Protocolo para la Universidad Tecnológica de Pereira, establece procedimientos y principios para el desarrollo de las diferentes actividades protocolarias que se llevan a cabo en la institución.
Servirá para conocer y aplicar los diferentes aspectos del protocolo como herramienta fundamental de las relaciones públicas.
Así mismo será un documento facilitador para el manejo de las relaciones de la institución con los diferentes estamentos, como herramienta para establecer y mantener una exitosa comunicación con ellos, y que sus presentaciones en público sean efectivas.
La dirección, control y observancia de estas normas debe ser responsabilidad de la Oficina de Protocolo.
Las normas establecidas en el presente Manual de Protocolo deberán ser conocidas por la comunidad universitaria, para la aplicación de las mismas en todas las actividades donde esté presente la imagen institucional.
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Si al acto que se celebra en la Universidad se invitan las primeras autoridades de los diferentes ámbitos.
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El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor.
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Son importantes para que las personas conozcan y se enteren más de cerca el fortalecimiento de la imagen institucional, el progreso y relevancia de la universidad ante la sociedad.
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Modelo tarjeta lord texto de sobre de 18 cms x13 cms.
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Acto de entrega de una donación a la Universidad.
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Es la reunión de personas interesadas en los temas a desarrollar, está orientada a proporcionar información o contenidos teóricos sobre un tema previamente definido.
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En este acto de conmemoración se pueden hacer reconocimientos a personas internas o externas de la institución, por razones profesionales, literarias o artísticas.
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El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor.
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La presentación es la forma adecuada en que una persona pone en contacto a otras dos que no se conocen.
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Acto de apertura y ceremonia de la semana de adaptación de los nuevos estudiantes de la universidad.
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El tratamiento de usted facilita las relaciones con los jefes y visitantes así como con los colaboradores y personas con quienes no se tiene confianza.
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El lugar de honor es a la derecha de la máxima autoridad de la institución o punto central de referencia