51. Organización de los actos de la institución.
Continuamente en la Universidad se llevan a cabo diferentes actos, solemnes académicos, institucionales, interinstitucionales, culturales, sociales y deportivos...
6. De la organización de los actos de la institución.
Continuamente en la Universidad se llevan a cabo diferentes actos, solemnes académicos, institucionales, interinstitucionales, culturales, sociales y deportivos, a los cuales asiste público interesado en el tema e invitados en general.
Su realización puede parecer algo sencillo, sin embargo, para lograr la calidad y excelencia, se pone en práctica una serie de acciones cuya organización implica: planificación, disciplina y trabajo en equipo.
Por ello, es fundamental tener controlado todos los elementos que conforman su organización, desde la revisión, actualización y selección de la base de datos de los invitados, modelo de las invitaciones, confirmación de la asistencia, seguimientos, hasta la resolución de imprevistos de último momento. Así mismo, la creatividad, es algo muy importante para lograr la emoción y el recuerdo en el público.
Estos deben ser de corta duración (máximo 1 hora) y aquellos de carácter protocolario, como condecoraciones, Grados Generales, distinciones o exaltaciones, dependiendo de la dimensión, deben durar máximo hora y media o dos. Teniendo en cuenta que algunos actos incluyen presentaciones artísticas, las cuales no deben exceder de 10 minutos y ser coherentes con el acto. Un indicio trascendental es que "los actos deben ser memorables, mas no interminables".
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Aviso fúnebre.
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Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia.
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El éxito de un congreso se logra cuando hay planificación, esto implica la realización de acciones estableciendo dónde se está y adónde se quiere llegar...
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Tarjetas lord para reuniones urgentes o de pocas personas.
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En este acto de conmemoración se pueden hacer reconocimientos a personas internas o externas de la institución, por razones profesionales, literarias o artísticas.
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Ubicación de las banderas. Ubicación de los invitados. Orden de los oradores.
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La ofrenda floral se mantendrá cerca al monumento, sostenida por una persona o dos personas designadas por la oficina de protocolo y deberá ser elaborada con flores que formen la bandera o símbolo institucional.
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Abreviaturas utilizadas en las invitaciones para indicar alguna información adicional.
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Modelos de la papelería para correspondencia y eventos protocolarios.
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La toma de posesión de Decanos y miembros del equipo de gobierno, docentes de la universidad, deberá estar dotada de la transcendencia necesaria.
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Modelo tarjeta lord texto de sobre de 18 cms x13 cms.
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Designación de un Directivo para que presida un acto.