51. Organización de los actos de la institución.

6. De la organización de los actos de la institución.

Continuamente en la Universidad se llevan a cabo diferentes actos, solemnes académicos, institucionales, interinstitucionales, culturales, sociales y deportivos, a los cuales asiste público interesado en el tema e invitados en general.

Su realización puede parecer algo sencillo, sin embargo, para lograr la calidad y excelencia, se pone en práctica una serie de acciones cuya organización implica: planificación, disciplina y trabajo en equipo.

Por ello, es fundamental tener controlado todos los elementos que conforman su organización, desde la revisión, actualización y selección de la base de datos de los invitados, modelo de las invitaciones, confirmación de la asistencia, seguimientos, hasta la resolución de imprevistos de último momento. Así mismo, la creatividad, es algo muy importante para lograr la emoción y el recuerdo en el público.

Estos deben ser de corta duración (máximo 1 hora) y aquellos de carácter protocolario, como condecoraciones, Grados Generales, distinciones o exaltaciones, dependiendo de la dimensión, deben durar máximo hora y media o dos. Teniendo en cuenta que algunos actos incluyen presentaciones artísticas, las cuales no deben exceder de 10 minutos y ser coherentes con el acto. Un indicio trascendental es que "los actos deben ser memorables, mas no interminables".