Àpats institucionals. III

Protocol Municipal: elements de cerimonial i d'organització

Convidats

Membres del consistori

En funció del tipus d'àpat, seran convidats o no:

- representants d'entitats,

- autoritats del municipi i de fora (assegurar-se de si porten xofer i/o escolta i si van acompanyats, i preveure menjar i on preparar la taula),

- acompanyants dels convidats enumerats,

- veïns del municipi,

- mitjans de comunicació.

Elements de cerimonial i d'organització

- Menú.

- Plànols per ordre alfabètic i de taules a l'entrada del saló.

- Targetes de sobretaula amb els noms.

- Guarda-roba.

- Control d'assistència.

- Personal de suport per distribució a la sala.

- Música de fons (suau, i apagada en el moment dels discursos).

- Megafonia.

- Banderes (només en casos molt especials).

El desenvolupament

- Arribada de les autoritats i la resta de convidats.

- És important que, en arribar, els convidats que formaran part de la presidència s'apleguin en un espai a part per a ells, per saludar-se, ultimar qualsevol instrucció i entrar junts al saló.

- L'alcalde presenta a les autoritats convidades els membres de la corporació que no els havien estat presen-tats anteriorment.

- Es passa a un espai previ al saló per prendre un petit aperitiu.

- El maîtreavisa que ja es pot passar al saló, i el cap de protocol o el responsable en nom de l'amfitrió acompanya les visites per acomodar-les a la taula presidencial.

- L'àpat començarà una vegada tots els convidats estiguin asseguts i se serveixi al convidat d'honor i a l'amfitrió.

- En el cas d'haver-hi discursos previstos (d'un màxim cinc o sis minuts), o brindis, hi ha diverses recomanacions relacionades amb el moment a fer-los: s'iniciaran després de les postres i abans o després dels cafès; mai mentre es pren el cafè, per evitar el soroll que genera aquest moment. L'ordre serà de menys rang a més, i acabarà qui presideixi. Quan es tracti d'un homenatge, l'homenatjat intervindrà després de la presidència per agrair l'acte.

- El final de l'àpat el marcarà l'amfitrió o l'autoritat que presideixi, que s'aixecarà en senyal de donar-lo per acabat.

El comiat

L'alcalde acompanyarà al peu del recinte les màximes autoritats.

La resta de membres del consistori del municipi amfitrió donaran comiat als convidats al mateix lloc de l'acte.

• 06. Àpats institucionals. I.
• 06. Àpats institucionals. II.
• 06. Àpats institucionals. III.