Introducció de les noves tecnologies en l'Organizació d'Actes Protocol-laris

Protocolo Municipal: programes informàtics i internet

LA INFORMÀTICA

La informatització és de gran ajut també per a la organització d'actes: augmenta la productivitat, ja que els errors programàtics es redueixen de forma considerable, perquè en principi un bon programa no permet que dos actes diferents puguin tenir lloc amb les mateixes persones a la mateixa hora; que la mateixa persona rebi dues vegades la mateixa invitació, etc. I, a més, un bon programa portarà el control de les existències del magatzem en relació amb els obsequis institucionals o documentació.

Fins ara, la utilitat de la informàtica per a l'organització d'actes rau principalment en els aspectes següents:

Per mitjà de programes informàtics.

- agenda amb calendaris futurs.

- bases de dades amb tots els camps necessaris.

- trameses per mitjà d'un programa combinat de cartes i sobre.

- plantilles i models de cartes, documents i ordres del dia amb tractament de textos.

- registre de control de regals, visites, santoral, defuncions, festivitats, menús oferts, fotografies enviades, etc.

- gràfics aplicats al protocol (de taules, sales, teatres, etc.)

- programes propis d'ordenació protocol-lària per a l'elaboració de taules, presidències, relacions de convidats, etc.

- arxiu de tots els actes i els seus documents.

Per mitjà del CD-ROM

- recerca d'informació, bases de dades, etc.

- projecció de la imatge corporativa d'una institució amb edició de CD-Rom (edició de memòries i altres documents).

Per mitjà del correu electrònic multidimensional

- enviament i rebuda de missatges per correu electrònic d'una persona a una altra (textos, gràfics, imatges, sons, etc.).

- enviament de missatges d'una persona a altres: llistes de distribució.

- enviament de documents annexats per informar o per treballar-los.

Per mitjà d'Internet

- accés a bancs de dades nacionals, internacionals (fitxer d'alts càrrecs, guia breu de la Generalitat, etc.).

- accés a tota la informació disponible en aquest mitjà.

- possibilitat de fer reunions a través de la xarxa (xats, etc.).

- videoconferències: possibilitat de participar en una conferència sense desplaçar-se (permet també projecció i participació en col-loqui).