Reuniones presenciales o reuniones virtuales (con vídeo)

El final de los viajes de negocios: ¿reuniones presenciales o reuniones virtuales?

Los viajes de negocios ya no son patrimonio exclusivo de las grandes empresas. Ahora pequeñas empresas y autónomos, gracias a la globalización, pueden vender sus productos en todo el mundo y necesitan, en ocasiones, viajar a distintos países del mundo.

La estancia media en el extranjero se ha reducido para poder ahorrar en facturas de hotel, restaurantes, etcétera. Los viajes si se pueden hacer en el día, mejor. No solo es importante para reducir los costes económicos, también son importantes para conciliar la vida familiar y personal.

Como medio de transporte, el avión, es el medio preferido por la mayoría de las personas por su bajo coste y su rapidez. Se pueden recorrer grandes distancias en poco tiempo -lo viajes de ida y vuelta en un solo día por Europa, o por el continente Americano son cada vez más frecuentes-.

La reuniones virtuales se pueden utilizar para una primera toma de contacto, pero es bastante probable que la mayoría de los negocios no se cierren sin un conocimiento personal entre las partes.

¿Qué ha cambiado entonces en los viajes de negocios?

Principalmente, la duración y la forma de hacer los viajes. La 'factura' de gasto de una empresa en viajes suele estar entre las primeras partidas de gasto, por lo que es importante gestionarla y optimizarla muy bien.

¿Por qué sin importantes las reuniones presenciales?

La mayoría de los negocios no se suelen cerrar si no hay un estado de confianza entre las partes. Esta puede ser una de las muchas razones por las que las reuniones presenciales cobran gran importancia en detrimento de las reuniones virtuales o a distancia.

La reducción de costes así como el avance de las nuevas tecnologías han dado lugar a un importante incremento de las reuniones virtuales o no presenciales. A su vez, el crecimiento da las reuniones virtuales promociona o retroalimenta el incremento de las reuniones presenciales. ¿Cuál es el motivo? Conocerse en persona es uno de los objetivos de muchas empresas después de tener un conocimiento "virtual". En todas estas reuniones hay que tener en cuenta la gran importancia de la comunicación no verbal -los gestos-.

Las reuniones presenciales aportan el contacto 'físico' que no se da en las reuniones que se tienen por medios virtuales y eso genera confianza en las personas. Y la confianza, es fundamental en cualquier tipo de negocio.

El estupendo programa de RTVE "Para todos la 2" nos ofrece este interesante debate  sobre la importancia de la comunicación en las reuniones, tanto presenciales como virtuales. Los invitados son Cristina Cabero, experta en protocolo, Marcel Forns, director general de GEBTA y Alfonso Serrano, director de Prosultex.

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