Un buen anfitrión con las visitas de empresa

Visitas de empresa. Cómo ser un buen anfitrión

En las relaciones entre empresas es algo habitual realizar visitas por el motivo que sea. Presentaciones de nuevos productos o servicios, renovar o negociar nuevos acuerdos, ver las instalaciones, asistir a la inauguración de una nueva línea de producción o de un nuevo punto de venta, etcétera.

Si recibimos la visita de algún ejecutivo o empleado de otra compañía debemos cumplir con unas cuantas reglas de cortesía para quedar como un perfecto anfitrión empresarial.

Reglas a tener en cuenta para las visitas de empresa

1. Si el visitante no viaja en su coche particular es un buen detalle esperarle en la estación de tren, autobús o irle a recoger al aeropuerto. Si viene en su propio automóvil, es correcto ofrecerle un coche guía para que le lleve hasta su punto de destino -nuestras instalaciones o el hotel donde se alojará-.

2. Si le buscamos en el punto de llegada le podemos acompañar en un vehículo de la empresa, alquilado o en un taxi, hasta su hotel o hasta las oficinas de la empresa, si tenemos que hablar de negocios o acudir a un determinado evento -como una presentación o una inauguración, por poner un ejemplo-.

3. Si ya conoce a alguien de nuestra empresa, la mejor opción es que sea esta persona la que vaya a recibirle. Es una buena forma de establecer un 'enlace' entre la empresa y esta persona.

4. Si el invitado ha tenido un viaje muy largo, es correcto ofrecerle algo para tomar, o bien invitarle a almorzar o a cenar. También le podemos preguntar si prefiere descansar y evitarle cualquier compromiso "social" durante algunas horas.

5. Tanto en nuestro despacho como si vamos al despacho u oficina de otra persona, es correcto salir de detrás de la mesa para saludar.

6. Si el cliente viene acompañado y somos buenos previsores, podemos tener un programa "alternativo" para su acompañante -sea hombre o mujer, da lo mismo-. Este programa puede correr a cargo de personal de la empresa o incluso puede ser alguien de nuestra propia familia, o bien un profesional contratado para tal fin -un cicerone profesional-.

7. A la hora de partir también es correcto facilitarle un medio de transporte para llegar al aeropuerto o a la estación de tren o de autobús, si no ha viajado en su propio vehículo.

En los casos que hemos mencionado anteriormente el pago por cualquier servicio debe correr a cargo del anfitrión -transporte, invitaciones a comer, hotel, etcétera-. No se deben pagar los gastos personales como tabaco, revistas o periódicos, regalos, etcétera, o bien gastos de actividades privadas del invitado.

Hemos hablado de visitas de empresa, pero referidas a clientes. En los casos de visitas de autoridades o personalidades importantes, como el ejemplo mostrado en la foto de la portada del artículo, los servicios de protocolo se pondrán de acuerdo para organizar todos los detalles de la visita.