
Utilizar el teléfono, etiqueta empresarial
Tanto en las llamadas entrantes como salientes, es aconsejable hablar de forma clara y precisa
JoelZimmer
Cómo hacer y responder una llamada telefónica de forma correcta
A pesar del avance de internet, el teléfono es una herramienta muy importante e indispensable en los negocios, y en las relaciones de la empresa con sus clientes y proveedores. Cada día se producen decenas de llamadas tanto entrantes como salientes que requieren de una atención correcta y educada. El buen funcionamiento de una empresa depende, en gran medida, de esta corrección y buena educación.
El teléfono como herramienta de comunicación es más efectiva a medida que se establece un canal fluido y eficaz tanto con los clientes como con los proveedores. No hay que olvidar que el teléfono priva de la comunicación gestual o no verbal, por lo que las palabras que se usan y cómo se dicen cobran una importancia fundamental.
Reglas de etiqueta para contestar una llamada
En primer lugar, es importante contestar en los primeros tonos de cada llamada. No es muy correcto dejar que suene el teléfono y hacer esperar a quien llama. Contestar rápidamente al teléfono denota un interés por atender la llamada.
Te puede interesar: Los gestos que hacemos al hablar por teléfono (con vídeo)
Recogida la llamada, es importante contestar de forma amable diciendo, por ejemplo, el nombre de la empresa o de la persona que le atiende. Depende de la costumbre de cada lugar o de las normas que tenga la empresa a ese respecto. No es muy amigable o afable decir una sola palabra, y menos en un tono de voz alto, como si llamada le estuviese molestando.
Si tiene que tomar un pedido o un aviso, hágalo de forma clara y precisa, que no dé lugar a dudas o malas interpretaciones. Si tiene que pasar la llamada, procure no tener en espera demasiado tiempo a esa persona.
El orden de las palabras es importante
Muy importante: indique primero "voy a ver si está, ¿de parte de quién?", en este orden. Cambiar el orden, aunque parezca algo insignificante puede denotar que no quiere hablar con esa persona. Si contesta: "¿de parte de quién?, un momento que voy a comprobar si está". Al preguntar primero el nombre, puede sonar a un "filtro" para no pasarle llamadas de esa persona.
Puede aplicar ese mismo 'filtro', utilizando la primera opción que hemos propuesto anteriormente. Es mucho más correcto y elegante.
NEC Corporation of America
Cuando responde un contestador automático
Si su empresa utiliza un contestador automático para atender las llamadas fuera del horario comercial, indique claramente, y de forma breve, los datos que desea que dejen las personas que llaman. No utilice mensajes demasiado largos o complicados. Tampoco mensajes demasiado frívolos o "graciosos".
Si usted es la persona que llama, identifíquese, y pregunte por la persona con la que desea hablar. Cuanta más información sepa, mejor, sobre todo cuando se llama a grandes empresas u organismos. Conocer la sección, departamento, cargo, etcétera, es una buena manera de evitar equivocaciones cuando le pasen a esa persona su llamada.
Si se equivoca al hacer su llamada pida disculpas pero no cuelgue de forma brusca como si fuese un niño asustado. Hay que saber afrontar los errores de forma educada.
Si no está la persona con la que desea hablar, puede dejar un recado, requerir que le devuelvan la llamada o bien exponer su caso, duda o consulta, para ver si es posible que le pasen con otra persona que le pueda atender.
No debe colgar de repente sin despedirse y sin agradecer la atención prestada. La educación debe predominar aunque la llamada haya sido para reclamar, protestar o cualquier otra situación poco agradable.
Te puede interesar: Qué decir al descolgar el teléfono
Tanto en las llamadas entrantes como salientes, debe hablar de forma clara pronunciando bien las palabras, con un tono de voz adecuado, a una velocidad moderada, sin hablar demasiado rápido o apresuradamente o muy lentamente y, en general, utilizando un lenguaje correcto y educado.
No se olvide que la comunicación es una parte fundamental en una empresa -también a nivel social y personal-, en cualquiera de las múltiples facetas en que puede darse, telefónica, escrita, presencial, etcétera.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
El término etiqueta se relaciona con la vestimenta, los modales (lenguaje gestual-corporal, comunicación oral) y los aspectos de comportamiento que forman la vida social y profesional
-
Usos y costumbres mexicanas a tener en cuenta para establecer un primer contacto y tener una negociación exitosa
-
El protocolo en el ámbito empresarial debe ser objeto de especial atención y, por tanto, estar a cargo de personal especializado
-
Qué es un after work. El after work se hace después del horario de trabajo a partir de las siete de la tarde, aproximadamente. Depende de los horarios de trabajo
-
Debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra persona, profesión u oficio, nuestro puesto y nuestra compañía
-
Clases de etiqueta para los empleados. Mejorar las habilidades sociales del personal de las empresas
Los empresarios se están dando cuenta que los empleados además de buenos conocimientos técnicos deben tener buenos modales. Mejoran la relación con los clientes y con los propios compañeros de trabajo -
Las "habilidades sociales" cada vez están más valoradas en el mundo empresarial
-
Cada empleo o profesión tenía antaño un nombre especial para cada tipo de remuneración.
-
Negociar en China supone tener paciencia porque los chinos suelen ser muy pausados en la toma de decisiones
-
El protocolo oficial, en ocasiones, se mezcla de manera bastante habitual con el protocolo privado o empresarial
-
La tarjeta de visita o tarjeta de presentación, es un elemento imprescindible en el mundo de los negocios y del ámbito profesional
-
La diversidad de nuestras actuales empresas provoca curiosas situaciones por el distinto significado que este acto de afecto tiene en las diferentes culturas