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Comportamiento en los viajes de negocios. El protocolo en la empresa

Para viajar se debe tener conocimiento del lugar a donde se irá, así que con la anticipación posible se deben adquirir guías, folletos, mapas y todos los materiales que permitan familiarizarse con el sitio que se visita

 

Profesora adscrita al Centro de Relaciones Internacionales de la FCPYS-UNAM. Miembro fundador de la Academia

El protocolo empresarial a cargo de personal especializado. Herramientas para proyectar una imagen de seriedad y de eficiencia
Protocolo empresarial. El protocolo empresarial a cargo de personal especializado. Herramientas para proyectar una imagen de seriedad y de eficiencia

Los códigos de conducta en el mundo de la empresa

Reglas de etiqueta para los viajes de negocio

Cada empresa tiene un específico código de conducta que el ejecutivo tiene que descubrir, acatar y saber aplicar a su desempeño personal. Por ejemplo, si el ambiente en el lugar de trabajo es laxo, no ser demasiado rigorista, pero si los parámetros de conducta son rígidos, deberá comportarse con extremo cuidado para no proyectar una mala imagen de su persona. Inclusive contra sus propios gustos, los ejecutivos deben adecuar sus acciones y comportamiento a los códigos establecidos en donde laboren.

Dentro de este mismo contexto, podemos afirmar que el mundo atraviesa por una etapa de transición bastante caótica donde el papel de la mujer ejecutiva es difícil por la permanencia, en muchos sectores, de posiciones tradicionales que todavía no acaban de aceptar la igualdad de géneros. Así, en varias empresas todavía se encuentran reticencias y actitudes de discriminación contra la mujer, negándole la confianza en su gestión empresarial. Para contrarrestar esta situación, la ejecutiva debe luchar por ganarse un lugar demostrando su capacidad sin perder su condición.

La mujer en general, pero en especial la ejecutiva, además de imponer su destreza profesional, debe lograr la proyección de una línea armónica total con el dominio de sus movimientos, que deben ser lentos pero seguros; transmitir elegancia y belleza, matizando con un toque de coquetería que no llegue a la seducción. Al desplazarse en sus labores dentro de la empresa, la mujer debe caminar despacio, con pasos cortos, relajada pero con el cuerpo erguido; dejar caer los brazos al lado del cuerpo con naturalidad, la cabeza levantada y la mirada al frente, reflejando seguridad. Al sentarse, debe hacerlo lentamente, con tranquilidad, y es lícito arreglarse un poco la falda para evitar arrugas que al levantarse dan mal aspecto. Las piernas pueden quedar juntas sobre el asiento o cruzadas, procurando que el ángulo sea de 45 grados, lo que da elegancia y buen aspecto; la punta del pie se baja un poco para evitar que se vea la suela del zapato. Al permanecer sentada se tendrá siempre la espalda recta, los hombros alineados y la cabeza centrada, en concordancia con la columna vertebral. Los brazos y manos colocadas con naturalidad en los brazos del sillón o sobre la falda. Al levantarse los movimientos deberán ser pausados y elegantes.

En lo que respecta al trato con los demás, su desempeño deberá ser paralelo al del hombre, dándose a respetar como dueña del cargo que ostente y comportándose acorde a los códigos de conducta establecidos, sin esperar un trato preferencial por su condición femenina.

Comportamiento en los viajes de negocios

Para viajar se debe tener conocimiento del lugar a donde se irá, así que con la anticipación posible se deben adquirir guías, folletos, mapas y todos los materiales que permitan familiarizarse con el sitio que se visita y poder hacer el óptimo uso del tiempo. El viaje de negocios no necesariamente tiene que ser aburrido si se sabe planear y se arregla un buen itinerario, cosa que se puede lograr con una combinación de vuelos favorable para poder conocer otros lugares, o bien con la combinación de las sesiones de trabajo con salidas turísticas antes o después de las fechas previstas para las reuniones. (29) En el mundo globalizado los viajes de negocios son frecuentes, y es necesario saber viajar para que resulte siempre agradable el cambio de ciudad. Una buena táctica es considerar la importancia de las labores que se van a desempeñar en el destino del viaje, así como su importancia para la empresa o para nuestra proyección en la misma.

La mayoría de las veces los viajes son en avión, y el protocolo señala una serie de aspectos que debemos considerar en nuestro comportamiento en el avión. La cortesía con las personas con quienes compartiremos el viaje es muy conveniente para recibir la reciprocidad de los demás pasajeros.

Una sonrisa siempre obliga al buen trato. Si el asiento es de pasillo, es obligado ponerse de pie para que el compañero salga. Si no se desea conversar con el compañero que quiere hacerlo, es mejor simular estar trabajando y disculparse por no poder atenderlo. Al acudir a los lavabos no lo hagamos cuando haya varios esperando entrar y, si es posible, es mejor escoger un momento más oportuno. Después de usar esos servicios procuremos que su aspecto quede limpio. Al tomar los alimentos se debe ser muy atento con el compañero y con el personal, pero al terminar es lícito volver al trabajo. A la llegada, no se apresure a bajar a menos que su encargo lo exija por el horario reducido. En cuanto al equipaje también hay reglas: los bultos de mano deben ser pocos, de preferencia una pequeña maleta y si fuera necesario un abrigo.

En viajes con ejecutivos de mayor jerarquía se debe ayudar en todo lo posible, encargándose de los trámites necesarios para agilizar los movimientos de salida y llegada. Durante el viaje se debe permitir que el acompañante lleve la conversación, y no hacer referencia a temas del trabajo si él no lo hace. Al abordar un transporte o acudir a cualquier sitio público se debe esperar discretamente a que el otro escoja su lugar. En viajes de compañeros de diferente género el comportamiento de ambos debe ser cuidadoso. Si deben trabajar juntos, lo mejor es un lugar público tranquilo, de preferencia en el hotel donde se hospedan. Es importante resaltar que los gastos serán cubiertos en forma independiente por cada uno. (30)

Cuando una ejecutiva viaja sola es necesario comprender que, si bien cada vez es más común que la mujer juegue un papel importante en el ámbito ejecutivo, son relativamente pocos los países donde puede desenvolverse sin obstáculos. Al viajar la mujer debe procurarse toda la seguridad posible. Antes de su llegada debe contar con una reservación en un hotel prestigiado, la cual puede ser contratada por la empresa para sus enviados. Posteriormente, se deben señalar todos los requerimientos y necesidades tanto personales como de trabajo. Si el encargo implica recibir personas en la habitación deberá alquilarse una suite. Es conveniente tener como rutina agregar al nombre el cargo y la empresa que se representa. Al desplazarse por la ciudad o sus alrededores, desde luego hay que evitar lugares señalados como peligrosos; si se alquila un auto, lo cual no es recomendable, es indispensable contar con planos y guías suficientes para no arriesgarse inútilmente a perder el camino en un lugar que no se conoce. (31)

Notas aparecidas en el texto:

(1) Gustavo Marinaro, Su imagen, Labrys 54, Madrid, 1954, p. 16.

(2) Ibidem, pp. 17-23. También Dirk Mathison, El libro de las buenas costumbres, Amat Editorial, Barcelona, 1997, pp. 11-12.

(3) Camille Le Carro, El gran libro de la etiqueta, Concepts Inc., México, 1999, p. 43. También Pilar Benito Sacristán, Guía de estilo, protocolo y etiqueta en la empresa, CISS S. A., Valencia, 2000, p. 86.

(4) Ilaria Petrovic, El gran libre de los buenos modales, De Vecchi, Barcelona, 1995, p. 98.

(5) Pilar Benito Sacristán, op. cit., p. 119.

(6) Graciela Marta Rosa, El comportamiento social hoy, Corregidor, Buenos Aires, 1997, p. 149.

(7) María Teresa Otero Alvarado, Teoría y estructura del ceremonial y el protocolo, Mergablum, Sevilla, 2000, p. 252.

(8) Montse Solé, El protocolo y la empresa, Planeta, Barcelona, 1998, p. 22.

(9) Mario Silva Concha, Ceremonial y protocolo, Fondo de Cultura Económica, Santiago de Chile, 1997, p. 121.

(10) Presidente fundador de la Organización Internacional de Protocolo, citado por Francisco López-Nieto y Mallo, Honores y protocolo, El Consultor, Madrid, 2000, Parte General, p. 723.

(11) Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., p. 724.

(12) María Berisso, Protocolo y ceremonial, Espasa, Buenos Aires, 1999, p. 200.

(13) Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., pp. 728-730.

(14) Montse Solé, op. cit., p. 52.

(15) Pilar Benito, op. cit., p. 40.

(16) Valerie Grant Sokolosky, Protocolo corporativo, Castillo, México, 1995, p. 18.

(17) Graciela Marta Rosa, op. cit., p. 155.

(18) Valerie Grant Sokolosky, op. cit., p. 109.

(19) Montse Solé, op. cit., p. 60.

(20) Rosario Galindo de Fernández, Como te ven te tratan (imagen y etiqueta para damas), Panorama, México, 2002, p. 72.

(21) Valerie Grant Sokolosky, op. cit., p. 108.

(22) Ibidem, p. 107.

(23) Idem.

(24) Montse Solé, op. cit., p. 49.

(25) Ibidem, p. 57.

(26) Ibidem, p. 50.

(27) Graciela Marta Rosa, op. cit., p. 182.

(28) Marjabelle Young Stewart y Marian Faux, Etiqueta para ejecutivos, Libergraf, S. A., Barcelona, 1992, pp. 15-16.

(29) Graciela Marta Rosa, op. cit., pp. 163-166.

(30) Valerie Grant Sokolosky, op. cit., p. 162.

(31) Graciela Marta Rosa, op. cit., pp. 166-167.

 

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