Protocolo en la oficina

Reglas de etiqueta y cortesía en la oficina

El protocolo y la etiqueta no solo funcionan en la mesa. En cualquier lugar donde esté se evidencia la clase y educación que usted posee.

Y precisamente es en el ambiente laboral donde se ponen a prueba día a día los niveles de educación de sus empleados y de los mismos jefes.

Requisitos tan mínimos como saludar, dar las gracias o decir por favor, se pasan por alto, más de lo que usted cree.

Y cosas tan mínimas como mantener un nivel de voz adecuado, respetar el espacio del otro, incluso su propia vida, parece olvidarse muchas veces.

Es por eso que es importante que usted aprenda a sortear ese tipo de situaciones.

Para ello, la experta en coaching, Bibiana Cortázar, explica de qué forma manejar la situación y salir bien librado en su oficina.

Escenarios a analizar

Cuando en la oficina otros compañeros gritan y no hablan, no utilizan las extensiones de los teléfonos, cuando hacen bulla, ruido. ¿Cómo manejar este tipo de situaciones sin pasar por amargado?

La experta Bibiana Cortázar explica: "Los ambientes demasiado ruidosos se consideran como contaminación auditiva y es uno de los índices de mayor improductividad en las organizaciones". ¿Por qué? Porque el ruido hace que la persona voltee a mirar a quien lo emite y retome, pero en ese momento se fugan instantes que pueden sumar las horas y alargar la jornada o tener que llevar trabajo a casa.

Por eso la experta recomienda, dentro de las herramientas de coaching, una técnica sencilla que es generar acuerdos.

Acuerde con sus compañeros para qué se establecerá el teléfono, para qué el correo, para cuáles un comunicador virtual interno y para cuáles será necesario comunicarlo verbalmente y en el volumen adecuado.

¿Qué hacer cuando algunos no saludan o no responden el saludo?

La primera recomendación es no tomarlo como algo personal. "En alguna ocasión en una entidad pública los funcionarios resentían que su líder no compartiera el ascensor con los demás servidores públicos y empezó a correr el rumor que no quería "saludar a nadie", pero lo que realmente ocurría era una serie de cambios temporales en su esquema de seguridad", indicó Cortázar.

La experta aclara que es muy común que las personas construyan ideas equivocadas del por qué alguien no contesta un saludo o por qué asume algunas actitudes.

De ser repetitiva la conducta, Cortázar recomienda expresárselo a la otra persona, mediante una técnica sencilla que es "esa acción genera en mí este sentimiento...".

¿Cómo comportarse con aquel que deja a otro compañero hablando solo, que ignora, o no da respuesta a su solicitud?

Para la experta en coaching, Bibiana Cortázar, "esta es una clara manifestación de que algo está ocurriendo. El silencio o el ignorar generalmente revelan dolor, ira o miedo".

Ante ese panorama, lo mejor es salir de dudas y recomienda utilizar la técnica: "Te siento callado y quiero verificar si todo está bien contigo...". Así no tendrá que suponer.

¿Qué decir del compañero de trabajo confianzudo, que va haciendo comentarios de la vida personal?

El respeto hacia lo privado está o debe estar presente en todas las culturas, organizaciones y escenarios. Por eso es recomendable establecer límites hacia lo que puede comentarse en privado y aquello que puede comentarse en público.

La sugerencia de Bibiana Cortázar es hablarlo directamente y estableciendo el límite: "Tu comentario sobre mi vida privada no fue agradable para mí, te pido por favor que no lo hagas más...".

¿Cómo abordar al que no pide favores?

Como empleado, compañero de trabajo, pero ante todo como ser humano, las palabras "gracias" y "por favor", son fundamentales y le abrirán puertas a donde vaya.

Sin embargo, algunas personas sienten en ciertas ocasiones que no es necesario usarlas, por lo que la experta Bibiana Cortázar explica que "la realidad es que nuestra cultura cálida requiere del buen trato y de la amabilidad. Esto contribuye a un buen clima laboral y a trabajar mejor y más feliz".

La experta soporta su postura en los últimos estudios sobre Neurogestión que han demostrado que un "cerebro feliz" produce más.

Así que la invitación es a que establezca un código de buen trato. "De esta forma todas las personas se comprometen a utilizarlas y cuando alguien olvide su importancia, de manera amena, grata y respetuosa, sus compañeros le mostrarán una tarjeta roja".

Mediante este tipo de dinámicas se logra una buena retroalimentación. El balance indicará cuántas tarjetas rojas acumula cada empleado en el mes.

"Esto impulsará, sin duda, a incluir nuevos cambios y a utilizar la inteligencia emocional en el trabajo", enfatizó.