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Reglas de oro. La esencia del protocolo empresarial. Comportamiento en el mundo de los negocios

Una base fundamental tanto en Protocolo empresarial como en cualquier otro tipo de Protocolo, es la prudencia

 

Oficinas de una empresa.
Empresa. Oficinas de una empresa.

Protocolo empresarial: reglas de oro

Las relaciones empresariales tienen una gran importancia en el mundo de los negocios. Vamos a dar algunas sugerencias sobre nuestras relaciones tanto con otras regiones como con otras comunidades o países extranjeros.

Una base fundamental tanto en el protocolo empresarial como en cualquier otro tipo de protocolo es la prudencia. Nuestra eficacia al frente de una empresa viene determinada en gran medida por esta cualidad. El resto, será obra de nuestra formación, de nuestra experiencia y de nuestro saber estar. No debemos olvidar que ser agresivo no equivale a ser maleducado. Se puede ser duro negociando y saber mantener siempre nuestra compostura sin perder nuestros buenos modales.

Regla de oro 1. Conocer datos sobre nuestro destino

La información siempre es buena. Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es conveniente informarse sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país, de su historia, de su economía, de su lengua y de sus gentes. Esto nos dará una buena base sobre lo que se puede y no se puede decir.

Teniendo una buena información, podemos conocer mejor los temas de conversación, los gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer. Aprenderemos la forma correcta de saludar, la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, la forma de agasajar, y en general de la forma de comportarnos sin causar ningún conflicto que pueda dar lugar a la rotura de las negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa comunidad o país.

Regla de oro 2. Cuidar la imagen y tener buena apariencia

La presencia que nos representa. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una presencia agradable es importante para nosotros y para los demás. Aunque debemos, como dijimos antes, conocer qué puede ser para ellos "tener buena presencia" según sus costumbres, su cultura, etcétera.

Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien. Una buena imagen también la da comportarnos bien en cuanto al uso de los gestos y las buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreír ... todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. No hay nada peor que caer en la más absoluta de las pedanterías forzando nuestros modales hasta el límite de lo ridículo. Seamos sencillos, educados y naturales.

Oficina trabajo
Oficina. Oficina trabajo

Regla de oro 3. Respetar las jerarquías

Categorías. Debemos conocer bien los distintos rangos o las jerarquías tantos sociales, como políticas y económicas del entorno en el que nos movemos o del lugar de destino donde vamos a viajar. Aunque en determinados países no sean de gran importancia, en la mayoría el respeto a las personas según su estatus o jerarquía puede ser una parte esencial de su identidad.

Debemos ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores, tanto de forma verbal como escrita, y para ello necesitamos conocer la realidad de sus "categorías". Nunca hay que ser exagerados y en caso de duda lo mejor es informarse sobre esa materia o cuestión que desconocemos. En el caso de los tratamientos, por ejemplo, es mejor utilizar un tratamiento superior a uno inferior en el caso de tener dudas a este respecto -es mejor "pasarse" por exceso que quedarse corto-.

Sala de reuniones . oficina
Oficina. Sala de reuniones . oficina

Regla de oro 4. Conocer nuestros límites y los de los demás

Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, trataremos de "utilizar" en nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor.

Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de convencer y nunca de imponer. Tratar de persuadir haciéndoles ver que nuestras razones son mejores que las suyas.

Regla de oro 5. Controlar la situación

Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos dominar las técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de psicólogos y tratar en todo momento de comprender la postura de nuestros interlocutores.

Las relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en la confianza y, en cierta medida, en la amistad. Si no controlamos o dominamos la situación puede dar una sensación de inseguridad que puede generar una cierta desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una negociación, generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a buen término.

Regla de oro 6. Honradez y lealtad: no compartir la información valiosa

La seguridad es muy importante. Es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta por ciertos directivos y ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y medianas). Hay muchas partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas, filtradas o copiadas. Una idea, puede costar muchos miles de millones de euros. No siempre se roban planos, maquetas, etcétera. Se "roban" muchas ideas expresadas en una simple reunión de negocios. Así todo hay que tener cuidado con las carpetas y maletines repletos de documentos, propuestas, etcétera. El mismo cuidado que hay que tener con informes y otra documentación sensible que puede hacer referencia a personas o empresas de la competencia.

Regla de oro 7. Aceptar las diferencias y respetarlas

Respeto por los demás. Con este simple término se logran muchas cosas a la vez: dejar en buen lugar a nuestra empresa o compañía (a la que representamos); dejar en buen lugar a nuestro país o comunidad -al que representamos de forma indirecta, ya que mucha gente valora en un primer momento el país o comunidad, por las personas que conoce del mismo-. Y lo más importante, nos dejaremos en buen lugar a nosotros mismos quedando unas personas bien educadas, elegantes y que saben estar y comportarse.

Ante cualquier tipo de situación hay que saber "mantener el tipo" y la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase y elegancia de una persona. Hay uqe tratar de hacerlo por nosotros mismos y por lo que representamos en ese momento. Somos los "embajadores" de nuestra empresa en ese momento y de nosotros mismos.

 

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