Recibir una visita diplomática

Consejos para recibir a visitantes de alto rango en municipios pequeños

Las normas de protocolo diplomático se basan en el llamado principio de cortesía internacional, un conjunto de reglas de etiqueta, respeto y estima establecidas para el correcto y armonioso recibimiento de las autoridades extranjeras que nos visiten.

Normalmente, estamos más bien acostumbrados a ver este tipo de eventos en grandes ciudades, sean dentro de una provincia o la nación.

¿Pero qué sucede cuando una ciudad pequeña, de no más 15.000 habitantes, recibe tan altas autoridades?

De inmediato puede llegar a acecharnos el temor, debido a que nos parece que es un acontecimiento que no está a nuestro alcance. Permítanme decirles que sí está al alcance, que nada es imposible, que, si tenemos el conocimiento, todo resultará de maravilla.

Un municipio debe estar preparado para un evento de estas características y es allí donde entra en función el responsable del área de Protocolo y Ceremonial. Él es quien pondrá todo de sí para lograrlo.

En principio, este funcionario debe fijar sus objetivos basándose en los siguientes ítems:

Checar día, hora, lugar y espacio para el evento.

Nuestra agenda es nuestro objeto inseparable y en la cual nos basaremos para fijar la fecha de llegada de tan importante visita. Saber con bastante tiempo de antelación acerca de la misma nos ayudará a organizarnos. 

Saber la hora en la que llegará nos da la certeza de saber para qué momento debemos tener todo listo.

Normalmente y es algo que no debería suceder, los visitantes no suelen ser tan puntuales, sin embargo, bajo ningún concepto debemos naturalizar ese punto. Es importante que todo esté listo al menos 60 minutos previos al evento.

Tener con precisión el espacio donde se recibirá al Diplomático.

Tener con precisión el espacio donde se recibirá al Diplomático es un importante detalle, pues allí se comenzará a planificar que sector del mismo será destinado, de acuerdo al desarrollo del ceremonial a implementar.

Saber que no sabemos de todos los temas

Siempre debemos saber que no sabemos de todos los temas, con esto quiero decir que no podemos hacer todo solos, sin ayuda. Pues para eso es imprescindible la creación de un equipo de trabajo, cuyas tareas sean de las más diversas y eficientes. 

¿Cómo vamos a trabajar con los símbolos patrios de ambos países? Como bien sabemos, los Símbolos Patrios identifican a un estado nacional.
Ante la visita Diplomática, al recibirlos en nuestro municipio tendremos presentes:

- La Bandera de cada país.

- Himnos.

- Firma del libro de Honor.

- Entrega de presentes.

- Recepción.

- Culturas comparadas. 

Cuando nos referimos al término de culturas comparadas, estamos en condiciones de afirmar que hasta el mínimo detalle tiene cultura. 

Ante una visita diplomática, tenemos que esmerarnos y estudiar muy bien su cultura. El lenguaje verbal y no verbal es un punto importante a tener presente. 

Cada conocimiento minucioso del país y la cultura de quien nos vista, nos dará la imagen que buscamos como anfitrión.

Las visitas Diplomáticas son muy importantes, no solo porque nos relacionan de manera oficial y comercial, logrando excelentes relaciones internacionales, sino que, además, nos permiten transmitir una imagen personal y corporativa adecuada.