
54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
6.3.2 Segunda fase de ejecución.
Fase de la realidad, se pone en práctica todo lo que se ha planeado en días, semanas y meses. Si hay un buen pre - evento, va a existir un buen evento. Se debe mantener un alto nivel de control general del evento.
a. Registro.
- Puntualidad del personal y la agenda.
- Recibimiento a los invitados.
- Inscripción.
- Entrega de credenciales y portafolios.
b. Desarrollo del evento.
- Lugar de registro e información.
- Desarrollo del evento.
- Acto social - agencia de festejos.
- Música.
- Seguimiento, supervisión y control de los diversos trabajos.
6.3.3 Tercera fase de análisis posterior.
Esta etapa comienza cuando termina el evento, se cierra y se despide al último de los invitados.
Etapa que se puede definir en tres valoraciones:
a. Valoración caliente: Análisis del evento a las pocas horas de haber
concluido.
b. Valoración en frío: Análisis de todos los pormenores, las fases y
conclusiones del evento.
c. Valoración ejecutiva: Informe con conclusiones hacia las directivas del
evento.
Esta fase termina con:
a. Todas las cuentas pendientes, cartas de agradecimiento, informe final.
b. Coordinación pago a proveedores.
c. Envío fotos y cartas de agradecimiento a los invitados VIP y ponentes.
d. Elaboración informe de cierre del evento (participantes, gastos por partida,
material enviado y archivado, relación de gastos del evento, listado de
facturas, cuentas por pagar, evaluación general del evento).
e. Archivo del material usado.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.
- Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Los primeros problemas de ordenamiento datan de los inicios de la Edad Media, luego de la caída del Imperio Romano (siglo V).
-
Etapas del evento: Acto protocolario e Inducción Madres y Padres de Familia.
-
En un mundo globalizado y competitivo, donde prevalece el intercambio comercial, conocer el protocolo y las normas de protocolo puede significar el éxito...
-
La decisión de poner la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira a media asta sólo puede ser dada por el Rector.
-
En toda la papelería y publicaciones que realice la Universidad, deberá estar el escudo, como parte del logotipo institucional...
-
Si en una ceremonia se deben colocar varias banderas de departamentos o municipios, ocupará el segundo lugar, a la derecha de la nacional, la bandera de la Universidad Tecnológica de Pereira.
-
Matrículas de honor. Estudiante distinguido. Premios a la investigación. Exaltación de mértios. Beca "Jorge Martínez Roa".
-
Las ceremonias de inauguración, clausura, entrega de medallas o premios...
-
Libro de firmas de visitantes ilustres.
-
La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.
-
Componentes fundamentales a tener en cuenta para la realización de un Congreso.
-
Desarrollo del acto desde el momento de recibir a los invitados hasta su despedida.