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54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. II.

La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.

 

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial.
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6.3.2 Segunda fase de ejecución.

Fase de la realidad, se pone en práctica todo lo que se ha planeado en días, semanas y meses. Si hay un buen pre - evento, va a existir un buen evento. Se debe mantener un alto nivel de control general del evento.

a. Registro.

- Puntualidad del personal y la agenda.

- Recibimiento a los invitados.

- Inscripción.

- Entrega de credenciales y portafolios.

b. Desarrollo del evento.

- Lugar de registro e información.

- Desarrollo del evento.

- Acto social - agencia de festejos.

- Música.

- Seguimiento, supervisión y control de los diversos trabajos.

6.3.3 Tercera fase de análisis posterior.

Esta etapa comienza cuando termina el evento, se cierra y se despide al último de los invitados.

Etapa que se puede definir en tres valoraciones:

a. Valoración caliente: Análisis del evento a las pocas horas de haber
concluido.

b. Valoración en frío: Análisis de todos los pormenores, las fases y
conclusiones del evento.

c. Valoración ejecutiva: Informe con conclusiones hacia las directivas del
evento.

Esta fase termina con:

a. Todas las cuentas pendientes, cartas de agradecimiento, informe final.

b. Coordinación pago a proveedores.

c. Envío fotos y cartas de agradecimiento a los invitados VIP y ponentes.

d. Elaboración informe de cierre del evento (participantes, gastos por partida,
material enviado y archivado, relación de gastos del evento, listado de
facturas, cuentas por pagar, evaluación general del evento).

e. Archivo del material usado.

 

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