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Decreto 770, de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República. Parte VII.

Actividades protocolarias de carácter especial. Visita al país de un Jefe de Estado.

 

Manual de Protocolo de Santiago de Cali, Colombia.
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Artículo 11.

Visita al país de un Jefe de Estado.

A. Para la visita al país de un Jefe de Estado, se tendrá en cuenta inicialmente los siguientes aspectos coordinados por la jefatura de la Casa Militar:

1. Aceptación oficial de la visita.

2. Nombramiento de una junta organizadora.

3. Coordinación con los funcionarios del país invitado.

B. Para esta visita se requerirá en primer término la comunicación oficial diirigida al Señor Presidente de
la República por conducto del Ministerio de Relaciones Exteriores. En segundo lugar, se procederá a
conformar una junta organizadora, integrada por un coordinador general, que normalmente es el
mismo jefe de la Casa Militar, el Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
y un representante del Ministerio de Defensa Nacional.

C. Una vez constituida la junta, ésta cumplirá las siguientes funciones:

1. Nombramiento de Comités:

- Protocolo.

- Seguridad.

- Ceremonial Militar.

- Circulación, tránsito y transporte.

- Alojamiento.

- Comunicaciones.

- Información y Prensa.

- Servicios Aeroportuarios.

- Sanidad.

2. Supervigilancia y control de actividades.

D. El Comité de Protocolo estará integrado por el Jefe de la Casa Militar y el Director General del
Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores. Este comité deberá cumplir, entre otras, las siguientes funciones:

1. Elaborará un programa oficial de la visita, anexando lista de la comitiva visitante y del comité nacional de recepción. Este comité estará integrado normalmente por los siguientes funcionarios:

- Presidente.

- Cardenal.

- Designado a la Presidencia de la República.

- Embajador del país visitante.

- Presidente del Senado.

- Presidente Cámara de Representantes.

- Ministros de Estado.

- Secretario General de la Presidencia.

- Comandante General de las FF.MM.

- Altos Mandos Militares.

- Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores.

- Autoridades Civiles.

- Jefe Casa Militar Presidencia.

- Director General del Protocolo Ministerio de Relaciones.

- Personal de la embajada del país visitante.

2. Enviará por conducto de la Casa Militar a cada uno de los miembros del comité de recepción los siguientes elementos:

- Circular informando el programa y detalles de la visita.

- Explicación y gráficos relacionados con la ceremonia de recepción y despedida en el aeropuerto.

3. Acordará los honores militares en las ocasiones en que el programa lo requiera y la instalación de guardia de honor en la residencia del mandatario visitante.

4. Solicitará a los Ministerios de Relaciones Exteriores y de Defensa Nacional el nombramiento de edecanes civil y militar destinados a la visita.

5. Elaborará y distribuirá las invitaciones correspon-dientes a los actos programados.

6. Organizará los distintos actos sociales que se ofrecerán al mandatario visitante.

7. Distribuirá a la comitiva los documentos de identificación y demás información pertinente. Estos elementos serán enviados por conducto de la Cancillería del país visitante en un portafolio y como mínimo debe incluir:

- Tiquetes para identificación de equipajes.

- Distribución de alojamiento y vehículos.

- Programa oficial.

- Invitaciones.

- Escudo identificación vehículos.

- Credenciales identificación de personal.

- Planos de la ciudad a visitar y documentación turística.

- Normas sobre atención médica.

- Información sobre comunicaciones.

8. Asignará vehículo a los distintos miembros de la comitiva.

E. El comité de seguridad y ceremonial militar será de nombramiento y responsabilidad del Ministerio de
Defensa Nacional, quien normalmente delega su organización a la Brigada de Institutos Militares. Como su nombre lo indica, tendrá a su cargo las funciones de seguridad e inteligencia, para lo cual nombrará un jefe que concentrará bajos sus órdenes los miembros de las instituciones de seguridad del estado, asignados a la visita.

F. El comité de circulación, tránsito y transporte, además de tener a su cargo la oportuna y cómoda
movilización de los integrantes de la comitiva, se responsabilizará del recibo, manejo y entrega de los
equipajes, la organización de la circulación y el arreglo de zonas de parques para vehículos. Sus funciones se determinan en un plan de transporte que contempla los siguientes aspectos:

1. Cantidad de vehículos conductores a utilizar e identificación para los mismos.

2. Distribución y numeración de vehículos de acuerdo al orden de precedencia.

3. Lugar y fecha de concentración de conductores y vehículos.

4. Instrucción e información escrita a los conductores, sobre.

5. El programa, autos, parqueaderos y ocupantes del vehículo.

6. Localización de áreas de parqueo.

7. Responsabilidad en el manejo de equipajes.

8. Elaboración del Plan Administrativo: vestuario, alojamiento, combustible, mantenimiento y demás.

9. Destinación de vehículos de reserva.

10. Coordinación con autoridades militares y de tránsito para el rápido movimiento de los vehículos.

G. El comité de alojamiento presentará a la junta organizadora un plan incluyendo localización, distribución y servicios de las habitaciones.

H. El comité de comunicaciones, tendrá a su cargo la organización de una red que garantice rápida y claramente el contacto dentro del territorio nacional y con el país de origen del mandatario visitante. Elaborará asimismo un directorio telefónico, en el que figuren las personas y entidades de mayor interés para la comitiva, incluyendo urgencias del hospital militar.

I. El comité de información y prensa, bajo la dirección del Secretario de Información y Prensa de Palacio, atenderá todo lo relacionado con la amplia difusión nacional y extranjera de los actos programados, elaborará y distribuirá las credenciales de prensa a las agencias acreditadas, lo mismo que la identificación para sus vehículos. Así mismo tendrá en cuenta el transporte, alojamiento, comunicaciones y atenciones para los delegados de la prensa extranjera.

J. El comité de servicios de sanidad dispondrá lo conveniente para garantizar la oportuna atención
médica y odontológica a los integrantes de la comitiva a lo largo de las rutas y en los sitios de concentración. Obtendrá, además, el factor RH y grupo sanguíneo de cada miembro de la comitiva e información sobre los antecedentes de salud de los invitados especiales. Dispondrá, asimismo, de un médico y una ambulancia que harán parte de la caravana durante los desplazamientos del Presidente visitante. Se proveerá alojamiento para un médico en el mismo hotel donde se aloje el presidente visitante.

K. RECEPCIÓN EN EL AEROPUERTO. Para la recepción del mandatario visitante, se tendrá en cuenta el siguiente programa a desarrollar en el aeropuerto:

1. El señor Presidente de la República saldrá al aeropuerto acompañado de la Primera Dama e hijos, cuando el Mandatario visitante viaje con su señora esposa y familia. En este caso, quienes componen el comité de recepción estarán acompañados también de sus esposas.

2. Una vez en el aeropuerto, mientras la Primera Dama es conducida por un edecán a la tribuna, el señor Presidente, acompañado por el Ministro de Defensa y el Comandante General de las Fuerzas Militares, recibirá los honores militares respectivos, para después saludar con su señora a los integrantes de la línea de recepción, situados en el sector 2 y esperar a la cabeza de ésta, la llegada del avión del Mandatario.

3. El Director General del Protocolo y el Embajador del respectivo país subirán a la aeronave del mandatario visitante y una vez hechos los saludos protocolarios, invitarán al jefe de estado a descender. Al tocar tierra el visitante, se iniciarán las salvas de artillería.

4. El Subdirector de Protocolo acompañará al señor Presidente de la República de Colombia y señora, quienes se encontrarán ubicados en la tarima presidencia., a desplazarse hasta la escalerilla del avión donde darán saludo de bienvenida al mandatario visitante y a su señora esposa.

5. El Director de Protocolo invitará a dirigirse a la tribuna presidencial a los Jefes de Estado y a sus señoras esposas.

6. Una vez ubicados los Mandatarios en la tribuna presidencial, los Oficiales de la Casa Militar invitarán a los miembros de la comitiva visitante para que se coloquen al lado izquierdo de la tribuna presidencial. al lado derecho de la tarima principal se encontrarán los miembros del comité visitante para que se coloquen al lado izquierdo de la tribuna presidencial. Al lado derecho de la tarima principal se encontrarán los miembros del comité de recepción.

7. A continuación se interpretarán los himnos nacio-nales de los dos países. Primero el del país a que pertenece el ilustre visitante y luego el Himno Nacional de la República de Colombia.

8. Invitados por el director de Protocolo los integrantes de la comitiva visitante se dirigirán a la tribuna presidencial donde saludarán al Jefe de Estado colombiano, a su señora esposa y al comité de recepción. A continuación los integrantes del comité de recepción saludarán al señor presidente visitante y a su señora esposa.

9. Los integrantes de la comitiva visitante, tomarán colocación respectivamente en el sector 3.

10. Opcionalmente, el Presidente de la República de Colombia pronunciará un discurso de bienvenida, al que dará respuesta el Mandatario visitante.

11. Los señores Presidentes, acompañados por el Ministro de Defensa de Colombia, pasarán revista a las tropas y recibirán honores militares, para luego abordar los vehículos que los conducirán al lugar de aloja¬miento, en compañía de la comitiva visitante.

L. ENTREVISTA DE LOS JEFES DE ESTADO EN EL PALACIO PRESIDENCIA. De común acuerdo, los mandatarios determinarán día y hora de sus entrevistas y las personas que a cada una deben asistir. Acordado lo anterior, se procederá de la siguiente manera:

1. El Mandatario visitante recibirá los honores correspondientes por el Batallón Guardia Presidencial cuya banda interpretará el Himno Nacional de su país. A continuación será recibido por el señor Presidente de la República en la puerta principal del palacio de Nariño, frente a la Plaza de Armas.

2. Durante los honores, las comitivas presidenciales permanecerán detrás de los señores Presidentes.

3. Terminados los honores, el Mandatario visitante y el señores Presidente de Colombia, acompañados de las personas previamente designadas, se dirigirán al despacho protocolario.

4. Las personas restantes de la comitiva presidencial serán conducidas por un edecán militar y un funcionario de protocolo de la Cancillería, al Salón de Credenciales donde permanecerán hasta el término de la entrevista de los dos mandatarios.

5. Terminado el diálogo, el señor presidente de Colombia acompañará al visitante hasta la puerta principal de Palacio, donde nuevamente las tropas rendirán honores interpretando el Himno Nacional de la República de Colombia.

N. ATENCIONES ESPECIALES. La Casa Militar y la Dirección de Protocolo, elaborarán un programa especial, con el fin de programar las actividades de la Primera Dama y damas integrantes de la comitiva visitante, durante aquellos actos del programa general, en los cuales no se contemple su asistencia.

0. CEREMONIA DE DESPEDIDA.

1. El Jefe del Estado colombiano se dirigirá al lugar de alojamiento con el fin de acompañar al mandatario visitante al aeropuerto para la ceremonia de despedida.

2. Una vez ocupados los sitios correspondientes por los Jefes de Estado, la comitiva visitante y el comité de despedida, el destacamento rendirá honores a los presidentes a los acordes del Himno del país visitante y del Himno de Colombia.

3. Terminados los himnos, el comandante del destacamento invita a los jefes de Estado y al Ministro de Defensa Nacional a pasar revista de las tropas.

4. A continuación la comitiva visitante se despedirá del comité de despedida y directamente abordarán el avión, después se despedirán las familias de los señores presidentes y en último término, cerca de la escalerilla del avión, los harán los mandatarios y sus esposas.

5. Cuando el avión de la comitiva visitante haya abandonado la plataforma, el jefe de Estado colombiano acompañado del Ministro de Defensa Nacional y el Comandante General de las Fuerzas Militares, recibirá los honores de reglamento y abandonará las instalaciones aeroportuarias.


 

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