¿Cuáles son las funciones de un director-jefe de ceremonial y protocolo?

Director de ceremonial. Jefe de protocolo. Sus funciones

Según el manual de "Ceremonial y Protocolo" de la Universidad Nacional de Santiago Estero las principales funciones de un director o jefe de protocolo deberían ser, entre otras:

1. Elaborar los ordenamientos, las precedencias y los procedimientos protocolares de la Institución.

2. Trabajar en la planificación, organización, coordinación y supervisión todos los actos y ceremonias protocolares, tanto dentro como fuera de la Institución.

3. Supervisar la correcta aplicación de las normas y disposiciones referentes a las precedencias, los símbolos nacionales, provinciales, municipales institucionales y extranjeros en la sede de la Institución y en los lugares que ésta lleve a cabo sus actos y ceremonias.

4. Recepcionar, dar curso, registrar y contestar las invitaciones que reciban las máximas autoridades de la Universidad.

5. Coordinar con el funcionario o encargado de ceremonial de la parte invitante el rol protocolar del señor rector y las autoridades de la universidad.

6. Coordinar acciones correspondientes a cada una de las áreas involucradas en la actividad protocolar de la institución.

7. Asesorar al personal en general en temas de ceremonial y protocolo.

8. Coordinar y supervisar acciones en forma conjunta con el Área de Seguridad e Higiene para el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de seguridad integral de las actividades.

9. Programación y planificación de la agenda protocolar.

10. Asesoramiento y asistencia en la organización de reuniones, a las máximas Autoridades que deban concurrir a los actos oficiales.

11. Recibir y acompañar las audiencias y entrevistas solicitadas a la autoridad/es en cuanto a la realización de actos y actividades protocolares de su competencia.

12. Asesorar a organismos con los que organiza actos conjuntos en cuanto a organización de actos protocolares.

13. Mantener actualizado el fichero protocolar y la Nómina de Autoridades de la Universidad y de las demás Instituciones relacionadas.

14. Adquisición y envío de obsequios.

15. Audiencias protocolares.

16. Coordinar actividades con la agenda de ceremonias, actos y acciones de otras instituciones a los que deban concurrir las Autoridades universitarias.

17. Apoyar los programas de divulgación de la Universidad.

18. Acordar con el área de prensa y difusión con respecto a tarea en forma conjunta.

19. Gestionar distintos niveles de registro de las actividades protocolares realizadas (fotos, vídeos, discursos, entre otros.)

20. Mantener actualizado el archivo de antecedentes, disposiciones y documentos sobre ceremonial y demás referentes a la actividad.

21. Resguardar los emblemas que posee la Universidad.

22. Organizar recepciones, almuerzos, cenas y otros tipos de actividades de cortesía, a Autoridades que visiten la Universidad y/o sean invitados especiales de la Autoridad. Acompañar en su desplazamiento por la sede a las Autoridades visitantes.

23. Redactar los guiones de los actos.

24. Coordinar, distribuir y supervisar las actividades del personal a su cargo.

25. Mantener reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente.

26. Velar por el cumplimiento estricto de las órdenes emanadas por las autoridades para la organización de un acto o ceremonia.