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Fases para planificar y organizar un evento de forma exitosa
Puntos importantes a tener en cuenta para organizar con éxito un evento
A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento, y para que el mismo se desarrolle adecuadamente, hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole. Para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales y básicos.
Planificación del evento: fase 1
Primero definimos el objetivo del acto. Qué esperamos conseguir, con qué medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etcétera) y qué objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.
La fase 2: producción del evento
Son, lo que podríamos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior. Se define la imagen al completo del acto.
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La explotación del evento: fase 3
Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.
En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.
Fase 4: las conclusiones
Es la fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.
Resumiendo, la complejidad para organizar un acto o evento es tan grande que sería necesario escribir un libro para poder hablar con detalle de todo el proceso. Aquí solo hemos querido dar una noción básica de los puntos más importantes a desarrollar cuando se organiza un acto o evento de cierta importancia.
