El protocolo en nuestros días III. Protocolo y negociación. Actos de carácter especial. Protocolo social, consejos a tener en cuenta.

7. Protocolo y negociación.

En el momento en que se está organizando un acto protocolario que incluya negociaciones, deberemos:

1. Planificar la recepción de la delegación invitada, caso de trámites aduaneros, reservas de hotel..., etc.

2. Planear cuidadosamente la negociación, y no sólo en cuanto a atenciones protocolarias variadas, sino también en lo que se refiere a aspectos definidos por la cronémica (caso de la duración de las sesiones de trabajo) o la proxémica (distribución de espacios). En lo que se refiere a esta última, pondremos especial cuidado en lo que se refiere a la elección del tipo de mobiliario, caso de las mesas que, dependiendo del tipo de negociación a llevar a cabo, se escogerá de un tipo u otro, a saber:

Mesa rectangular simple: Se empleará cuando se trate de únicamente dos delegaciones. Por tradición, la delegación anfitriona se coloca siempre de espaldas a la ventana (al deslumbrarle al invitado, no ve las reacciones del otro).

Para la ubicación de cada una de las personas implicadas nos atendremos a:

1. SISTEMA DEL RELOJ. Sigue la dirección marcada por las agujas del reloj:

2. SISTEMA CARTESIANO (en equis):

Mesa en herradura: Se utiliza cuando hay más de dos delegaciones. La anfitriona es quien preside.

Mesa en "U" o peine.

Mesas rectangulares cerradas. Los anfitriones se sientan dependiendo de las ventanas y a los lados.

Mesas redondas.

Mesas ovaladas. Tienen la ventaja de que denotan la igualdad entre todos, tal y como lo avala el hecho de que fuese utilizada en el Congreso de Viena y en las conversaciones que dieron lugar a la paz de Vietnam.

Con respecto al resto de detalles a tener en cuenta en el momento en que se organiza una negociación, recordaremos que:

No podemos olvidarnos de colocar las tarjetas de identificación en la mesa. El tamaño de los tarjetones de las delegaciones son más grandes que las personales.

No es aconsejable poner la negociación el mismo día de la llegada.

El mismo día de las negociaciones, se va a buscar la comitiva al hotel, se hacen las presentaciones (oficiales y extraoficiales), se abre la puerta a los medios de comunicación, se inician las conversaciones y si se llegó a un acuerdo, se firma públicamente.

8. Actos de carácter especial.

Organización de actos académicos.

Siempre estarán presididos por el Rector, excepto cuando asista el Rey, Presidente del Gobierno o C.C.A.A., o el Ministro de Educación.

Cuando asistan las tres primeras autoridades de la C.C.A.A. (Presidente, Presidente de la Asamblea legislativa y Delegado del Gobierno), pueden ser situados en un lugar destacado, a la derecha de la presidencia académica.

Los discursos tendrá una duración máxima de 5 ó 6 minutos. Lo concluirá siempre quien presida el acto (persona de mayor rango). Empezará hablando el de menos rango de la presidencia, pero si la presidencia es muy amplia, sólo hablarán 3 ó 4.

Ejemplo de acto de carácter oficial.

CASO: la visita real a una ciudad.

En primer lugar, debemos considerar que se debe estar en contacto con los servicio de protocolo de la Casa Real.

Proceso: No se recibe oficialmente a los reyes en el aeropuerto (desde 1992). Cuando el avión aterriza se adelantan allí las autoridades designadas (Presidente C.C.A.A., Presidente del Parlamento). A la Reina le entregan un ramo de flores (otra mujer). El Rey se dirige al podium y se le rinden los honores militares. Saluda a las autoridades (situadas de mayor a menor). Si el aeropuerto está en la ciudad que visita, el alcalde acompaña a los Reyes hasta el Ayuntamiento; si no está en la misma ciudad, el alcalde les espera en el Ayuntamiento (la primera visita que realizan los reyes al llegar a una ciudad es siempre a la Casa Consistorial, en referencia a la población que visita).

El orden de la caravana real. Circula a una velocidad muy lata. El primer coche es de la guardia civil; le sigue a cierta distancia el vehículo de seguridad de la casa real (coche reserva, en él no viaje ningún V.I.P.); rey-reina; príncipe-infantas (rey y príncipe nunca viajan juntos); vehículo del ministro de jornada (el que esté presente); presidente de la C.C.A.A.; departamento delegado del gobierno; general jefe de la Región militar; coche de reserva; vehículo de la guardia civil.

9. Protocolo social: consejos a tener en cuenta.

(Nota: FERRER, J. La comunicación interna y externa en la empresa. Edición propia el autor. Barcelona, 2000. Pág. 144-145).

- En una escalera los caballeros preceden a las damas. Al llegar al salón se cambiará el sentido.

- En una lancha la autoridad de mayor rango embarcará el último y desembarcará el primero. Se atracará siempre a estribor.

- Para presentar, se debe dar primero el nombre de la persona de menor rango, y después el más importante. En la empresa, primero el ejecutivo y luego el cliente.

- Las damas tienen el mismo tratamiento y rango que sus maridos y ocupan el puesto más preferente.

- Cuando una secretaria acompañe a un visitante le dará la derecha y le dejará pasar primero.

- El orden de las autonomías se establece en función de la fecha de aprobación de sus estatutos.

- El orden en la U.E. es alfabético en el propio idioma. En otros organismos internacionales, por orden alfabético en inglés.