¿Cómo medir el éxito de los eventos? La importancia de las encuestas de satisfacción en el mundo del protocolo y la organización de eventos

El poder de las encuestas de satisfacción: mejorando tus eventos paso a paso

La gestión del post-evento: valorando las opiniones y sugerencias

Todos los días, en todo el mundo, se llevan a cabo innumerables actos y eventos que abarcan desde entregas de premios hasta presentaciones de productos, pasando por conferencias y congresos sobre los temas más diversos. Sin embargo, una vez que el evento llega a su fin, ¿cómo podemos evaluar la calidad de las distintas fases del desarrollo del evento?

El éxito de un evento no se limita únicamente al tiempo que dura, sino que se extiende mucho más allá. Además de analizar cómo se han llevado a cabo las distintas fases del evento, hay que valorar la satisfacción de los asistentes, así como la reputación de la empresa u organización que lo diseñó, organizó y puso en marcha.

El protocolo y la gestión del post-evento son fundamentales para garantizar que todo el trabajo organizativo previo no se vea empañado por errores o deficiencias durante la celebración del evento. La implementación de encuestas de satisfacción es una de las herramientas más valiosas que permite medir y analizar el nivel de satisfacción de los asistentes, identificar las áreas en las que se puede mejorar y obtener una buena retroalimentación -feedback, es más conocido- para mejorar todo lo posible en los futuros eventos.

No debemos olvidar que el éxito de un evento no se mide únicamente por el número de asistentes o la calidad de los discursos o la comida, sino que también depende de cómo se maneja todo lo que ocurre antes, durante y después del evento.

Las encuestas de satisfacción y el análisis final

Cuando una ceremonia o evento termina, es muy recomendable hacer un análisis de todo lo que ha sucedido durante el desarrollo de ese evento. Cuanto más pormenorizado sea ese análisis, mejor. Aprendemos de nuestros errores y eso evita volverlos a cometer.

Podemos dar, entre otros muchos, 3 puntos fundamentales a tener en cuenta:

1. Objetivo cumplido. Conocer con detalle si hemos conseguido el objetivo u objetivos que se pretendían con la celebración de ese evento. Si hemos cubierto las expectativas nuestras y de nuestro cliente.

2. Lista de aciertos. Qué cosas han salido bien, según lo previsto. Incluso, aquellas que salieron bien al tener que 'improvisar' alguna solución sobre la marcha.

3. Lista de errores. Una lista de cosas que se pueden mejorar, de cosas que no han salido como se tenía previsto. Incluso, de aquellos errores que han impedido alcanzar los objetivos previstos. ¿Por qué se han causado? Factores externos. Factores internos.

Las encuestas de satisfacción, siempre que sea posible hacerlas, son muy útiles porque nos aportan un punto de vista externo a nuestra organización. Es 'análisis' que hacen las personas que han participado en el mismo, no las personas que lo han organizado todo.

Se debe hacer algo sencillo, breve y ameno. De lo contrario, casi nadie contestará nuestra encuesta de satisfacción.

Qué preguntas hacer en una encuesta de satisfacción

Se suelen hacer dos tipos de preguntas:

1. Preguntas generalistas del tipo: ¿Qué nota le daría al evento, del al 10?, ¿Qué cosas mejoraría del evento?, etcétera.

2. Preguntas más específicas sobre la recepción de los invitados, las actividades programadas, el catering, la atención del personal, las instalaciones, el ambiente, etcétera, etcétera. 

Con estas preguntas se trata de recibir un 'feedback' lo más completo posible sobre el desarrollo del evento y los participantes.

También el apartado de sugerencias es importante. Es bueno admitir sugerencias. Posteriormente, unas se tendrán en cuenta y otras no. Pero contar con este tipo de aportes puede ser otra fuente de ideas.

Resumiendo, además de una evaluación y análisis interno, es bueno conocer la opinión de los participantes. Combinando toda esta información -interna y externa- es posible mejorar y aprender de los posibles errores o incidencias que hayan podido surgir durante la celebración del evento.