117. Audiencia pública.

13.8 Audiencia pública.

Organización logística. Para organizar la Audiencia Pública se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Lugar: Identificar un lugar para llevar a cabo la Audiencia Pública, debe ser amplio, respondiendo a las necesidades de la Institución y de fácil acceso a la ciudadanía; se recomienda que tenga varios accesos y posibilidades de parqueo y transporte para los asistentes. Tener en cuenta las normas básicas de seguridad.

1. Fecha: Establecerla con la suficiente anticipación, e informar a quienes deban asistir para que igualmente con el debido tiempo, reserven su agenda.

2. Duración: Puede ser de una o de varias jornadas según las condiciones de cada entidad; es recomendable que se realice en una jornada continua de 8 a.m. a 2:00 p.m., con el fin de evitar cortes y deserción de la Audiencia.

3. Número de invitados y personas esperadas a la convocatoria: Se debe prever el número de personas que se harán presentes en la Audiencia Pública para poder planear antes y no tener que enfrentar contratiempos mayores el día de la misma por falta de logística y de recursos.

4. Suministros: Establecer las necesidades de suministros para el adecuado
desarrollo de la Audiencia, como por ejemplo si se va a ofrecer un refrigerio
respondiendo a la duración de la Audiencia, si es necesario un teléfono, fax, computador, punto de red, internet, pantalla, televisión, cámara de video, grabadora, cassettes, papelería, registro de asistencia, etc. Estas son cosas que la Institución debe tener en consideración para que la experiencia resulte exitosa.

Ingreso de invitados.

- Recibimiento de los invitados en la puerta de ingreso al auditorio por la línea de recepción, quienes los ubicarán en el sitio respectivo.
- Invitados especiales, serán recibidos y ubicados en las sillas seleccionadas y reservadas.
- Integrantes mesa de honor, serán recibido y guiados hasta el sitio adecuado para tal fin y serán ubicados por orden de precedencia.

Mesa de Honor.

La Preside el Señor Rector como máxima autoridad, acompañado por:
1. El Vicerrector Administrativo.
2. El Jefe de la Oficina de Planeación, (Jefe Unidad organizadora del evento).
3. El Vicerrector Académico.
4. El Vicerrector de Investigaciones, Innovación y Extensión.
5. El Secretario General.
6. El Jefe de la Oficina de Control Interno.

Invitados especiales.

Serán las Directivas de la Universidad, Autoridades y personas de otros ámbitos y medios de comunicación las cuales se ubicarán en el centro y a la derecha del auditorio. Seguidamente el público en general.

Figura 36. Audiencia Pública.

Inicio del acto.

Una vez ingrese la máxima autoridad: El Señor Rector y se ubique en la mesa de honor, se dará inicio al acto.

Etapas del evento.

Primera etapa: Acto de instalación Audiencia Pública.

1. Introducción: "Presentación vídeo de la Audiencia Pública".
2. Presentación integrantes mesa de honor.
3. Himno de la Universidad Tecnológica de Pereira.

Segunda etapa: Inicio la Audiencia Pública.

1. Lectura del reglamento de la Audiencia Pública.
2. Presentación Informe Social y de Gestión por parte del Señor Rector.
3. Exposición del presupuesto de la vigencia respectiva, por parte del Vicerrector Administrativo.
4. Presentación del Diagnóstico Institucional de la Universidad Tecnológica de Pereira, por parte del Jefe de la Oficina de Planeación.
5. Receso.
6. Respuesta a las intervenciones escritas de los ciudadanos, radicadas en Gestión de los documentos.
7. Respuesta a las intervenciones escritas presentadas durante la celebración de la Audiencia Pública.
8. Conclusiones sobre el desarrollo de la Audiencia Pública por parte del Jefe de La Oficina de Control Interno.