109. Negociación con participación de una delegación extranjera. II.
Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración.
Detalle de la Organización.
- Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración. El personal de servicio de cafetería permanecerá cercano para asistir a las comitivas.
- Se chequeará el buen funcionamiento del sistema de aire y calefacción, porque el clima de trabajo debe resultar agradable, predispone a las personas de manera positiva ó negativa para el trabajo y para la toma de decisiones.
- Se adecuará el espacio con una mesa alargada y las ubicaciones serán por precedencias para que el diálogo entre las comitivas sea fluido.
- Las precedencias son el centro y luego se ubicarán por orden lateral (de derecha a izquierda) cada comitiva. Cada una tomará una banda; no se mezclarán las comitivas, y se intentará que coincidan los cargos de cada lado ó que cada área esté una frente a otra.
- Se dispondrán mesas auxiliares con material de trabajo; papeles, lapiceros, computadores, etc.
- Se ubicarán los intérpretes detrás de las personas que tiene que hacer la traducción, nunca se sientan al mismo nivel.
- Las secretarias no se ubicarán en la mesa de negociación; se colocará una mesa redonda con todo el material necesario para trabajar y asistir a sus jefes.
- Cuando el anfitrión y la persona de mayor rango de la otra comitiva ingresan al salón y se ubican en la mesa dará comienzo la reunión y finalizará cuando consideren las partes (los mismos que dieron comienzo) que han llegado a su objetivo o han alcanzado los lineamientos para una futura consolidación de sus metas.
- Con respecto a la entregada de obsequios, el invitado podrá entregarle al anfitrión un regalo en privado ó podrá hacer entrega de un obsequio ante las comitivas (siendo este último de valor institucional). Cuál forma será la indicada quedará a decisión del anfitrión.
- Se tendrá en cuenta y se deberá chequear qué tiene programado la comitiva invitada para este momento, puesto que la reciprocidad debe ser igual.
Dispositivo de Partida.
1. Confirmar el horario de partida.
2. Disponer de los vehículos para el traslado.
3. Disponer de la sala "Vip".
4. Realizar los trámites de emigraciones de las personas de mayor rango.
5. Enviar un representante de jerarquía a despedir a la delegación.
6. Despachar el equipaje.
7. Esperar el abordo de los invitados.
8. Regreso a la sede de la institución y fin de la labor.
Figura 29. Mesa para Delegaciones.
Mesa de delegaciones.
- Ideal para cumbres de Jefes de Estado.
- Reuniones empresariales.
- Permite varias presidencias ordenadas por precedencias.
- Negociación con participación de una delegación extranjera. I.
- Negociación con participación de una delegación extranjera. II.
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Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia.
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Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
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La toma de posesión del Rector revestirá de la mayor solemnidad, con la asistencia de autoridades y personalidades que estén relacionadas con la actividad de la Institución...
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Es necesario que la Universidad Tecnológica de Pereira de acuerdo a su categoría y posicionamiento actual, tenga un Manual de Protocolo para los actos públicos como un código de organización...
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Etapas del evento: Acto protocolario e Inducción Madres y Padres de Familia.
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Distribución de lugares en un vehículo.
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La precedencia de los puestos, cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia.
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La ubicación de los invitados a una ceremonia de la institución se determinará de acuerdo al orden de precedencia entre quienes hayan confirmado su asistencia.
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Cuando a la institución llega una autoridad extranjera o se recibe a un visitante ilustre, es habitual y adecuado ofrecer el aprecio y reconocimiento.
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Es necesario que todo el personal de protocolo disponga de un plano donde estén previstos y señalados todos los detalles del sitio donde se llevará a cabo el evento.
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