108. Visitas a la institución.

12.19 Visitas a la institución.

Son importantes para que las personas conozcan y se enteren más de cerca el fortalecimiento de la imagen institucional, el progreso y relevancia de la universidad ante la sociedad.

Preparación de la visita.

1. Hacer una visita de avanzada por las instalaciones que se van a visitar, para revisar que se encuentren en perfecto estado de limpieza y funcionamiento y ultimar los detalles para tal fin.

2. Diseñar el recorrido que sea cómodo para los visitantes, teniendo en cuenta los medios de seguridad, la ubicación de zonas de descanso cuando el recorrido sea muy largo.

3. Resaltar los sitios que puedan ser de mayor interés para los visitantes, o que interese a la Universidad destacar.

4. Preparar la llegada y acceso de los visitantes evitando improvisaciones, desórdenes.

5. Designar el personal que los debe recibir, acompañar e informar durante su estadía en la institución, distribuyendo claramente responsabilidades.

6. Preparar información de la Universidad para entregar a los visitantes: Folletos, material didáctico o videos, que pueden ser de gran utilidad.

Desarrollo de la visita.

1. Recibimiento de los visitantes. Si son autoridades o personalidades, debe hacerlo la máxima autoridad de la institución. En los demás casos puede ser el equipo asignado para tal fin.

2. Los invitados se harán pasar a un sitio de recepción adecuado, en la medida en que vayan van llegando, donde serán atendidos por el personal designado para tal fin. Una vez reunido todo el grupo, se hará la presentación de las personas que servirán de guía durante la visita, seguidamente para que tengan información que les servirá para conocer la institución que visitan, se presentará el video institucional.

3. Se iniciará el recorrido por las instalaciones, de acuerdo al orden lógico organizado para tal fin. El recorrido será acompañado de los guías que irán informando respecto a cuanto se vaya viendo, contestando a las inquietudes que puedan formular los visitantes.

4. Terminado el recorrido, los visitantes y guías regresarán al sitio de recepción dispuesto, donde se les ofrecerá un refrigerio. Además es el momento oportuno para entregarle el portafolio de servicios y cualquier otra información que pueda serles útil sobre la Universidad.

5. Para que quede registro de la visita, se puede tomar una fotografía tanto del grupo de visitantes como de los guías que los acompañaron.