1.4 Justificación.
Existen una serie de actividades en las que los miembros de la institución se ven involucrados frecuentemente y que están sometidas a reglas del Protocolo, tales como: la forma correcta de vestir, la auto presentación o presentación de otra persona, el tratamiento correcto según el rango de las personas con las cuales interactúa, la conducta en actividades tales como una recepción, una conferencia de prensa, un desayuno de trabajo, un almuerzo de negocios, una cena, el recibimiento a un visitante, el conocimiento de la importancia de la aplicación de la precedencia, la participación en eventos.
En toda actividad que un miembro de la Institución actúe con seguridad y elegancia, contribuye a llevar a la mente de las personas relacionadas con la institución una imagen positiva, ya que el Protocolo está considerado como una expresión comunicativa que se expresa en acciones y reacciones, hechos, palabras, silencios, gestos y actitudes. Para muchos, el Protocolo se ha convertido en un nuevo lenguaje universal; Irradiar una imagen personal positiva potencia la Imagen de la Institución en el exterior.
En la concepción empresarial moderna ha crecido en los últimos años la importancia del Protocolo y se han creado departamentos que se sitúan en los altos niveles del staff junto a los directivos, ya que ha sido comprobada la eficacia del mismo en la defensa de la imagen, tanto de sus miembros como la corporativa, y su vinculación con las relaciones públicas, el marketing, las relaciones externas y/o institucionales.
Hechos fundamentales para la Universidad se han convertido en hitos históricos de la región y de la ciudad, la entrada de la Universidad Tecnológica de Pereira a la elite de Universidades acreditadas Institucionalmente por el Ministerio de Educación Nacional y la certificación con las Normas ISO 9001:2000 y NTC GP1000:2004 hace indispensable que se preste una especial atención de la imagen para contribuir a mantenerla en los altos estándares de calidad.
El manual de protocolo en la institución es necesario porque orienta al "Saber Ser, Saber Estar, Saber Actuar", en todo lugar, lo que le permite a sus miembros vivir en sociedad, porque la buena educación abre muchas puertas y dice mucho de las personas.
Tener un conjunto de reglas que se deben tomar en consideración en la organización de los actos públicos de la institución, disponer la clasificación interna de los cargos de ésta y definir las relaciones humanas dentro y fuera del ámbito de la misma.
Es importante tener en cuenta que la Universidad es un ente complejo y dinámico en el que hay necesidad de armonía de sus RELACIONES internas y externas.
Además el protocolo en la institución es importante por los siguientes aportes que hace:
- Ofrece una mejor imagen de sus actos y apariciones externas
- La Universidad al organizar sus actos con más públicos y medios de comunicación debe tener un mensaje para transmitir.
- Las relaciones y comunicaciones diarias con su público es fundamental.
Desde la decoración, la sede del evento, la ubicación de sus representantes o autoridades, de los invitados, hasta el espacio o lugar donde se sitúa a los medios de comunicación, son efectivamente primordiales. Hay que pensar lo que se va a decir y como se va a decir, y estas son las funciones de la imagen institucional y del esfuerzo unido de los profesionales de Comunicaciones y Protocolo.
Para el éxito del evento todas las acciones deben estar plenamente coordinadas: entrega de las invitaciones, atención y recibimiento de los invitados, ubicación tanto de las autoridades y demás representantes de la Universidad, como de los demás invitados externos, sobre los medios de comunicación que tengan información necesaria del evento, el sonido que esté en óptimas condiciones y la temperatura del salón sea la adecuada, porque si fracasa algunas de estos elementos, puede tener la institución un good will, un servicio majestuoso, una buena publicidad, pero el final será un verdadero desastre.
Si perciben que todas estas labores son parte de la ejecución del personal de protocolo en aquel momento se puede aseverar ¡si es imprescindible el Protocolo en la institución!
El Protocolo deberá ser agresivo en cuanto a que no se debe dejar nada a la improvisación de los directivos o al azar, dando siempre lugar a la cortesía, respeto y el correcto comportamiento.
El equipo de Protocolo contribuirá a proyectar una imagen profesional relevante, tanto de los directivos como de la propia Universidad.
