Protocolo empresarial. Las reuniones no presenciales. Reuniones virtuales (con infografía)

Reglas de etiqueta para las reuniones no presenciales.

Asistir a una reunión sin desplazarse: 'reuniones digitales'

La pandemia que sacude el mundo desde el año 2020 ha supuesto un punto de inflexión para un auge importante de las reuniones no presenciales. Las videoconferencias y las videollamadas han sido las grandes protagonista y han venido para quedarse.

Las nuevas tecnologías son las responsables de importantes avances en los campos científicos, pero también en otros como en el caso del ámbito de las comunicaciones. Las nuevas formas de comunicación permiten establecer una transmisión de voz, texto e imagen-vídeo con otras personas que se encuentra a miles de kilómetros de nosotros sin tener que desplazarnos. Esto supone un valioso ahorro tanto monetario como de tiempo, lo que se suele traducir en una mayor productividad.

El mundo de la empresa no es ajena a estos grandes avances y por esta razón las reuniones no presenciales son cada vez más habituales, por su rapidez, eficiencia y comodidad, entre otros conceptos.

Podemos hablar lo mismo pero sin 'perder el tiempo'

Las reuniones no presenciales o 'virtuales' nos ofrecen la posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple canal de comunicación, como puede ser una línea telefónica o una conexión vía satélite. Un sencillo equipo como puede ser un ordenador u otro dispositivo preparado para una videoconferencia es suficiente para mantener una reunión no presencial. Este tipo de reuniones no presenciales son una de las opciones más utilizadas cada día por directivos y otros cargos que no pueden perder tiempo en largos viajes para reuniones cortas, pudiéndolo hacer desde su propio despacho o desde una sala de reuniones -incluso, desde su propio domicilio-.

Reuniones no presenciales: solo voz o bien con imagen

Dependiendo de la complejidad y de los temas a tratar en una reunión, se puede establecer un canal de comunicación solo de voz. O bien, se puede optar por un sistema algo más completo con imagen y vídeo. También es posible, en casi todos los sistemas, intercambiar todo tipo de archivos informáticos como documentos, imágenes, programas, etcétera.

Reunión por conferencia, o auidoconferencias

Es aquella reunión no presencial donde los participantes se comunican simplemente por medio de la voz. Se establecen unos turnos de intervención y el resto de los participantes escuchan atentamente sin interrumpir. Es lo que se conoce como conferencia o conferencia múltiple, si participa más de una persona. Al término de la reunión se puede establecer un turno de preguntas o algún pequeño debate.

En el mercado podemos encontrar multitud de programas y utilidades para hacer este tipo de reuniones no presenciales o conferencias. Simplemente,  ponen a disposición del usuario un medio de comunicarse de forma hablada -y escrita, en muchos casos- con otros usuarios. Además, algunos de estos programas pueden habilitar un espacio común -una pizarra- donde se pueden intercambiar esquemas, gráficos y anotaciones.

También, muchos de estos programas nos facilitan utilidades para el intercambio de documentos y archivos, pudiendo recibir o enviar fotos, cartas, dossieres, informes y cualquier otro archivo. Otra ventaja es que podemos "registrar" toda la conversación y quedar grabada en un archivo de audio. Así podemos repasarla y hacer una revisión de los temas tratados. La principal desventaja es que tiene una cierta frialdad y despersonalización.

Reunión con videoconferencia - videollamada

Es el sistema más utilizado en la actualidad para realizar este tipo de reuniones no presenciales. A las ventajas que hemos indicado para las reuniones por conferencia hay que añadir la característica de la imagen real en directo. El poder de la palabra se ve reforzado por el de la imagen -sabemos lo importantes que son los gestos en el ámbito de la comunicación-.

Las reuniones con imagen utilizan InterNet -en la mayoría de los casos cuando son empresas pequeñas- o una línea de comunicación directa entre dos o más equipos (ordenadores, equipo de videoconferencia, etcétera). Una vez establecida la comunicación, se puede comenzar la reunión de forma totalmente privada o de forma conjunta, con dos o más localizaciones distintas (pueden participar varias personas de distintos puntos de origen). El ahorro de costes tanto monetarios como personales -de tiempo- es muy elevado. La productividad de estas reuniones no tiene nada que envidiar a las presenciales (sobre todo para determinados temas).

Reglas de etiqueta para las reuniones no presenciales

Tecnología y buenas maneras, no están reñidas. Que no estemos reunidos en una misma sala de manera física con otras personas no quiere decir que no haya saludos y presentaciones, entre otras reglas de cortesía. Los buenos modales deben 'reinar' tanto en el mundo real como en el virtual.

Aunque hablamos de reglas de netiqueta o netetiqueta en otra sección del portal, vamos a recordar algunas de las reglas más básicas que debemos tener en cuenta para asistir a una reunión no presencial o videoconferencia:

- No se debe escribir todo el texto en letras mayúsculas, pues significaría que estamos gritando o que estamos levantando la 'voz'.

- Hay que procurar usar un idioma común para evitar confusiones en las transcripciones.

- Debemos procurar no enviar documentos innecesarios para no recargar la línea de comunicación, ni para hacer perder el tiempo al resto de participantes aportando documentación no relevante.

- Hay que utilizar las mismas reglas de cortesía y tratamientos que en cualquier otro tipo de comunicación verbal o escrita. Las personas con las que tratamos son las mismas, lo que cambia es el medio de comunicarnos con ellas.

- Debemos mantener una postura correcta, evitando tomar 'posiciones' demasiado cómodas o poco adecuadas para una reunión. No debemos olvidarnos que nos están viendo, e incluso, grabando.

- En la medida de lo posible, como en cualquier otra reunión presencial, hay que evitar ruidos extraños (movimientos de papeles, música de fondo, sonidos de teléfonos, etcétera), así como interrupciones -personas que pueden entrar en nuestra oficina en plena reunión: secretario o secretaria, visitas, etcétera-.

- Cuidar la apariencia. Debemos vestir igual que para una reunión presencial. Acorde al estilo de vestuario de la empresa y de sus normas.

Un último consejo: debemos procurar no salirnos del ángulo de cámara para que los participantes que están conectados en esa reunión no pierdan nuestra imagen.

8 reglas importantes a tener en cuenta para hacer una reunión virtual o videoconferencia

 

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