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Las reuniones no presenciales. Reuniones virtuales

La posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple canal de comunicación como es una línea telefónica o una conexión vía satélite, y un sencillo equipo

 

Videoconferencia.
Videoconferencia. Videoconferencia.

Reglas de etiqueta para las reuniones no presenciales

Asistir a una reunión sin desplazarse

Las nuevas tecnologías son las responsables de importantes avances en los campos científicos pero también en otros como en el caso de la comunicación. Las nuevas forma de comunicación permiten comunicarnos con otras personas que se encuentra a miles de kilómetros de nosotros sin tener que desplazarnos. Esto supone un importante ahorro tanto monetario como de tiempo.

El mundo de la empresa no es ajena a estos grandes avances y por esta razón las reuniones no presenciales son cada vez más habituales, por su rapidez, eficiencia y comodidad, entre otros conceptos.

Podemos hablar los mismo pero sin 'perder el tiempo'

Las reuniones no presenciales o 'virtuales' nos ofrecen la posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple canal de comunicación, como puede ser una línea telefónica o una conexión vía satélite. Un sencillo equipo como puede ser un ordenador u otro dispositivo preparado para una videoconferencia es suficiente para mantener un reunión no presencial. Este tipo de reuniones no presenciales son una de las opciones más utilizadas cada día por directivos y otros cargos que no pueden perder tiempo en largos viajes para reuniones cortas, pudiéndolo hacer desde su propio despacho o desde una sala de reuniones -incluso, desde su propio domicilio-.

Reuniones no presenciales: solo voz o bien con imagen

Dependiendo de la complejidad y de los temas a tratar en una reunión se puede establecer un canal de comunicación solo de voz. O bien, se puede optar por un sistema algo más completo con imagen.

Reunión por conferencia, o auidoconferencias

Es aquella reunión no presencial donde los participantes se comunican simplemente por medio de la voz. Se establecen un os turnos de intervención y el resto de los participantes escuchan atentamente sin interrumpir. Es lo que se conoce como conferencia o conferencia múltiple, si participa más de una persona. Al término de la reunión se puede establecer un turno de preguntas o algún pequeño debate.

En el mercado podemos encontrar multitud de programas y utilidades para hacer este tipo de reuniones no presenciales o conferencias. Simplemente,  ponen a disposición del usuario un medio de comunicarse de forma hablada -y escrita, en muchos casos- con otros usuarios. Además, alguno de estos programas puede habilitar un espacio común -una pizarra- donde se pueden intercambiar esquemas, gráficos y anotaciones.

También, muchos de estos programas además nos facilitan utilidades para el intercambio de documentos y archivos, pudiendo recibir o enviar fotos, cartas y cualquier otro archivo. Otra ventaja es que podemos "registrar" toda la conversación y quedar grabada en un "log". Así podemos repasarla y hacer una revisión de los temas tratados. La principal desventaja, es la frialdad y despersonalización.

"Las ventajas de las reuniones no presenciales son su bajo coste, su rapidez y su efectividad"

Reunión con videoconferencia

Es el sistema más utilizado en la actualidad para realizar este tipo de reuniones no presenciales. A las ventajas que hemos indicado para las reuniones por conferencia hay que añadir la característica de la imagen real en directo.

Las reuniones con imagen utilizan InterNet -en la mayoría de los casos cuando son empresas pequeñas- o una línea de comunicación directa entre dos o más equipos (ordenadores, equipo de videoconferencia, etcétera). Una vez establecida la comunicación, se puede comenzar la reunión de forma totalmente privada o de forma conjunta, con dos o más localizaciones distintas (pueden participar varias personas de distintos puntos de origen). El ahorro de costes tanto monetarios como personales -de tiempo- es muy elevado. La productividad de estas reuniones no tiene nada que envidiar a las presenciales (sobre todo para determinados temas).

Reglas de etiqueta para las reuniones no presenciales

Tecnología y buenas maneras, no están reñidas. Que no estemos reuniones en una misma sala de forma física con otras personas no quiere decir que no haya saludos y presentaciones, en otras reglas de cortesía.

Aunque hablamos de reglas de netiqueta o netetiqueta en otra sección del portal, vamos a recordar algunas de las reglas más básicas que debemos tener en cuenta para asistir a una reunión no presencial:

- No se debe escribir todo el texto en letras mayúsculas pues significaría que estamos gritando o que estamos levantando la 'voz'.

- Hay que procurar utilizar un idioma común para evitar confusiones en las transcripciones.

- Debemos procurar no enviar documentos innecesarios para no recargar la línea de comunicación, ni para hacer perdiendo el tiempo al resto de participantes aportando documentación no relevante.

- Hay que utilizar los mismos modales y tratamientos que en cualquier otro tipo de comunicación verbal o escrita. Las personas con las tratamos son las mismas, lo que cambia es el medio de comunicarnos con ellas.

- Debemos mantener una postura correcta, evitando tomar 'posiciones' demasiado cómodas o poco adecuadas para una reunión. No debemos olvidarnos que nos están viendo, e incluso, grabando.

- En la medida de lo posible, como en cualquier otra reunión presencial, hay que evitar ruidos extraños (movimiento de papeles, música de fondo, sonidos de teléfonos, etcétera), así como interrupciones -personas que pueden entrar en nuestra oficina en plena reunión: secretario o secretaria, visitas, etcétera-.

- Cuidar la apariencia. Debemos vestir igual que para una reunión presencial. Acorde al estilo de vestuario de la empresa y de sus normas.

Un último consejo: debemos procurar no salirnos del ángulo de cámara para que los participantes que están conectados en esa reunión no pierdan nuestra imagen.

 

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