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Reglas de etiqueta para escribir un fax. ¿Comunicación personal o de empresa?
El fax -dispositivo de comunicación que permite mandar y recibir información gráfica a través de una línea telefónica- esta siendo reemplazado a gran velocidad por otros medios digitales.
La constante y creciente implantación de Internet en las empresas está dejando de lado a un medio de envío de comunicaciones y documentos como es el fax. Escribir un fax de forma correcta es una labor que no debemos olvidar en el ámbito empresarial. Como en cualquier otro tipo de comunicación requiere de unas pautas mínimas de cortesía y unas reglas básicas de composición del texto. Vamos a ver algunos puntos fundamentales para escribir un fax de forma correcta.
Sugerencias a tener en cuenta para escribir y enviar un fax o telefax
1. Salvo que el fax vaya para una persona a la que conocemos previamente, o sea de carácter personal, el fax debe ser escrito siempre utilizando un ordenador o bien con una máquina de escribir, nunca a mano.
2. Debemos poner al menos los siguientes datos imprescindibles:
- quién lo envía (from: en inglés),
- a quién se le envía (to: en inglés) y
- el asunto de que trata el fax (subject: en inglés).
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También es conveniente indicar el número destinatario del fax (fax number en inglés) y la fecha (date en inglés).
3. El cuerpo del fax, puede ser similar al de cualquier carta o correo electrónico email: cabecera con el saludo, cuerpo del mensaje y pie con despedida. Persona que lo escribe, cargo y la correspondiente firma.
4. A diferencia de una carta, el mensaje puede ser más escueto y resumido.
5. Si vamos a hacer un comunicado de carácter personal o confidencial, no se debe utilizar el fax de la empresa, ya que, por norma general, este aparato se suele encontrar en zonas comunes de la empresa y podría ser visto por personas a las que no les interesa el contenido del mismo.
6. No es elegante ni demasiado correcto utilizar el fax para comunicar determinados acontecimientos o dar determinados mensajes (un pésame, una noticia desagradable, etcétera).
7. Si lo que enviamos es un documento o serie de documentos que son necesarios para el destinatario, el fax debe ser un adelanto de los mismos, y se debería remitir los originales o copias por correo postal o mensajero, para su posterior archivo o manejo.
8. Debemos utilizar el mismo tratamiento y corrección en la redacción al escribir un fax (limpieza, claridad, brevedad, evitar faltas de ortografía, etcétera) que en la redacción de cualquier otro medio de comunicación escrita (carta, correo electrónico, email, saluda, solicitud...).
