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Las buenas maneras.

¿Qué ponemos en el llamado asunto o título del correo? ¿Cómo nos presentamos? ¿Cómo nos despedimos?

 

Letras Libres.
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La cortesía en el trato diario.

Todos nos hemos preguntado en alguna ocasión cómo encabezar o despedir un correo electrónico. Esto, que en el caso de un amigo apenas ha de preocuparnos, puede suponer un serio problema cuando se trata de una relación formal. ¿Qué ponemos en el llamado asunto o título del correo? ¿Cómo nos presentamos? ¿Cómo nos despedimos? Si nuestro interlocutor es un amigo íntimo, una metedura de pata no ha de resultar grave. Pero ese mismo desliz puede tener consecuencias importantes en el terreno profesional, como por ejemplo la pérdida de un cliente. De hecho, es sabido que cuanto menor confianza se tiene con un interlocutor, mayor celo hemos de poner en nuestra correspondencia con él, lo cual no significa que con los amigos deba imperar la ley del caos.

Todo lo contrario: no hay peor prueba de descortesía que hacer perder el tiempo a nuestros congéneres (y ello con independencia de nuestro grado de confianza) con textos sin pies ni cabeza. Y así, aunque un mensaje mal encabezado no suele hacernos desaprovechar a lo sumo más que unos segundos, esos segundos sumados a otros segundos pueden suponer, al final del año, un tiempo precioso que hubiésemos preferido invertir en menesteres más provechosos.

Todo lo cual podría evitarse con el favor de un protocolo, o manual de procedimientos, capaz de simplificar la lectura del alud de correos electrónicos que recibimos a diario, así como de otras informaciones a las que accedemos cotidianamente, ya sea desde el puesto de trabajo o en nuestros domicilios particulares. Pues bien, para eludir tales inconvenientes -y para otros extremos relacionados con nuestra vida en la Red- el lector cuenta desde hace unos meses con un breve pero imprescindible tratado titulado Manual de urbanidad y buenas maneras en la Red, de José Antonio Millán, libro que tiene, en primer lugar, la virtud de leerse gratamente de un tirón y de resumir sus principales puntos en un conjunto de recuadros fácilmente identificables.

La primera y más importante parte del texto, como queda dicho, está dedicada al correo electrónico. De este modo, Millán ofrece provechosos comentarios sobre la correcta designación de una dirección (que en el caso de una empresa debe cumplir ciertas formalidades), la firma electrónica, el espacio de la posdata, el estilo del texto, la confidencialidad del mismo, la naturaleza de los ficheros adjuntos, el modo en que puede responderse un mensaje, el encabezamiento cuando se manda un mismo correo a múltiples destinatarios, y así sucesivamente. Además de eso, el libro contiene una serie de consejos prácticos sobre el uso de nuestra correspondencia. En este caso, más que nada, se trata de evitar su abuso y así Millán recomienda, por ejemplo, no tener abierto siempre el correo, puesto que constituye una fuente permanente de distracción, o no consultar nuestros mensajes mientras hablamos por teléfono con una tercera persona, algo que suele notarse y que puede resultar francamente desagradable.

El libro, con todo, no se circunscribe únicamente al campo de la correspondencia electrónica, de tal forma que en la última parte incluye un conjunto de breves capítulos dedicados a la vida en los blogs, los foros, la wikipedia o las páginas web. En este último caso, por ejemplo, Millán aconseja, para la presentación digital de cualquier corporación o persona física, indicar claramente en la primera página las señas de contacto. Porque, ¿quién no ha sufrido nunca la irritante experiencia de obtener fácilmente a través de Google información de una empresa que ha sido incapaz de encontrar, tras largos y tediosos minutos de navegación, en la correspondiente web institucional? Lo cual da una idea no sólo de la potencia de Google sino de la absoluta falta de lógica con la que se diseñan multitud de portales corporativos. Y esto no es sólo malo para el cliente: es malo para la propia empresa dado el perjuicio evidente que causa a su imagen.

Después de eso, el autor dedica nuevos y atinados comentarios a la privacidad de la información, la difusión de las direcciones de nuestros conocidos o, incluso, a lo que debe hacerse cuando recibimos o mandamos por error un correo a un destinatario equivocado o cuando rompemos una relación personal o muere una persona con un amplio historial en la Web. El libro concluye, por fin, con un pequeño epílogo que recoge la regla básica de toda urbanidad: "no actúen con los otros como no querría que actuaran con usted", que es lo mismo que decir: "póngase en el lugar del otro". Así no sólo nos llevaremos menos disgustos, sino que dispondremos de más tiempo para nuestras principales aficiones. Por ejemplo, leer este impecable manual de urbanidad.

 

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