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Consejos para diseñar buenas cartas comerciales y sus sobres
Cómo doblar una carta comercial o una factura para ensobrarla
El proceso creativo para diseñar una carta comercial, suele estar condicionado por la identidad visual de la empresa -que es la traducción simbólica de la identidad o imagen corporativa de la empresa-. También, es recomendable adaptarse a unos estándares en cuanto a los tamaños del papel y del sobre.
Cada empresa utiliza un determinado diseño de carta comercial adoptando, la mayor parte de ellas, el estilo que le marca su identidad visual -elementos visuales que definen la marca o nombre de la empresa-. Utilizan una serie de símbolos -logotipos-, colores corporativos, etcétera, para darle una mayor 'uniformidad' a todo su conjunto.
Aunque hay decenas de posibilidades, queremos ofrecerles algunas ideas o diseños básicos. Algunos de los diseños que más se emplean en el mundo de la empresa y en el ámbito profesional. No obstante, no es, ni mucho menos, una lista exhaustiva. Podemos encontrar o realizar muchos otros diseños para la correspondencia comercial, pues cada firma tiene sus propios diseños personalizados.
Diseño de carta comercial número 1
El logotipo y los datos principales de la empresa se colocan centrados en la parte superior del papel. El logotipo de la empresa primero y debajo los datos de la empresa:
- nombre comercial,
- dirección,
- localidad y provincia,
- teléfono,
- dirección web,
- correo electrónico, etcétera.
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Diseño de carta comercial número 2
Similar al diseño número 1. El logotipo de la empresa se coloca centrado en la parte superior del papel. En la parte inferior del papel, al pie, y centrados, se imprimen los datos principales de la empresa:
- nombre comercial,
- dirección,
- localidad y provincia,
- teléfono,
- dirección web,
- correo electrónico, etcétera.
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Diseño de carta comercial número 3
El logotipo de la empresa se coloca en la parte superior izquierda del papel y los datos de la empresa a la derecha del mismo -centrados en el papel de carta-. Es uno de los formatos más utilizados en la correspondencia comercial junto con el diseño número 2. Podemos encontrar este mismo formato con el logotipo a la derecha, manteniendo la impresión de los datos en el centro del papel. El logotipo puede ser impreso o con un cierto relieve.
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Diseño de carta comercial número 4
El logotipo de la empresa se coloca en la parte superior izquierda del papel (aunque puede colocarse también a la derecha), y los datos de la empresa se imprimen al pie de la carta y centrados. Pueden ir solo los datos o poner una fina raya divisoria que los separe del texto de la carta.
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Diseño de carta comercial número 5
El logotipo de la empresa se coloca en la parte superior izquierda (también puede ir centrado o a la parte derecha). Los datos de la empresa se colocan en el margen izquierdo en disposición vertical. Es un formato bastante utilizado en diversos ámbitos.
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El diseño de los sobres para cartas comerciales
Los sobres para las cartas. Lo mismo que para las cartas comerciales hay muchos tipos de diseños. Los podemos dividir en dos grandes grupos: sobre con ventana y sobres sin ventana.
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Diseño de sobre comercial número 1
Es uno de los diseños más extendidos y que más se emplea en la correspondencia comercial. Se coloca el logotipo en la parte inferior izquierda, y debajo los datos de la empresa (aunque en el sobre no se suelen poner todos los datos que se incluyen en los papeles de cartas). Es suficiente poner el nombre de la empresa, la dirección, el código postal y la población. En algunos casos también se ponen los teléfonos. Actualmente, se puede añadir la dirección web.
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La misma distribución de logotipo y datos, pero en un sobre con ventana:
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Diseño de sobre comercial número 2
Un diseño similar al anterior, pero con los datos comerciales y el logotipo de la empresa impresos en lado derecho -poco usual en Europa y más usado en Estados Unidos-.
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Mismo diseño para un sobre de ventana. La ventana a la izquierda en las cartas comerciales es muy utilizado en los Estados Unidos.
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En sobres con otros formatos, los datos se pueden colocar en la solapa posterior del sobre.
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Cómo doblar una carta comercial o factura
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Está casi en desuso, aunque en su época se utilizó bastante, el uso de sobres y papeles de tamaño cuartilla.
El sobre más utilizado es de 22 x 11,5, en el que cabe de forma perfecta un papel DIN A4 doblado en tres partes iguales como se indica en el gráfico adjunto. Es el tamaño estándar más usado en la correspondencia comercial, tanto para cartas comerciales como para facturas.
El sobre de medio folio (26 x 18,5) en el que cabe un folio doblado a la mitad es usado por algunas empresas para enviar ciertas solicitudes y otros documentos sencillos. Los sobres de folio completo (32 x 22 centímetros) son usados para enviar contratos, escrituras y documentos que no pueden o deben doblarse.
Resumiendo, el diseño de la 'papelería' de una empresa, es una tarea de su agencia de publicidad o de su propio departamento de publicidad y marketing. Debe haber un equilibrio entre el diseño y la funcionalidad de los documentos creados.
