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109. Negociación con participación de una delegación extranjera. I.

Con respecto a la llegada de la delegación al lugar preestablecido para la reunión estarán esperando el anfitrión junto con la comitiva a los invitados extranjeros.

 

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial.
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Negociación con participación de una delegación extranjera.

Al momento de recibir una delegación extranjera hay que tener en cuenta una serie de pautas previas.

Normas generales.

1. Chequear con anterioridad la cantidad de personas que llegarán al país.

2. Averiguar con el encargado de ceremonial de la delegación extranjera los roles, precedencias, etc.

3. Chequear horario de llegada al aeropuerto ó lugar de arribo de los extranjeros.

4. Indicar los requisitos necesarios para la estadía en el territorio.

5. Enviar personal capacitado de protocolo con antelación al lugar de arribo.

6. Además con el encargado de protocolo enviar los medios de transportes acordes a las jerarquías y traductores si es necesario.

7. Disponer de un dispositivo en el lugar de arribo para hacerse cargo del equipaje y de una rápida tramitación en inmigración.

8. Solicitar y chequear con tiempo la sala "Vip" del aeropuerto.

9. Diseñar un circuito rápido de llegada al hotel o lugar de encuentro.

10. Tomar todas las precauciones necesarias en lo referente a seguridad para la comitiva y vehículos.

11. Contratar traductores si es necesario.

12. Contratación del alojamiento (Verificar si la comitiva invitada tendrá todo contratado por la institución, o serán ellos los encargados de cancelar todos los servicios), chequear que las habitaciones sean de nivel adecuado a los cargos o rangos de quienes las ocuparán y que estén correctamente presentadas.

13. Planear y organizar un tour; si disponen de tiempo para hacer un breve recorrido por la ciudad y los lugares más importantes de la Universidad.

Todo lo planificado en la etapa previa al encuentro se pondrá en práctica con la llegada de la delegación extranjera.

Nota: Los funcionarios que reciban a la delegación en el Aeropuerto deberán portar escarapelas para su identificación.

Etapas a Desarrollar.

1. Espera en el lugar de llegada con todos los dispositivos de trabajo dispuestos.

2. Recibimiento de la comitiva.

3. Presentación de quien se hará cargo de su traslado.

4. Traslado propiamente dicho.

5. Llegada al hotel ó lugar de reunión.

- Mientras todo esto sucede el grupo designado se hará cargo del perfecto diligenciamiento del equipaje y documentación.

- Con respecto a la llegada de la delegación al lugar preestablecido para la reunión estarán esperando el anfitrión junto con la comitiva a los invitados extranjeros.

- Se saludarán el invitado de mayor jerarquía de la comitiva extranjera y el anfitrión (hará la introducción el presentador) y se dirigirán a una sala privada.

- Las comitivas se saludarán y pasarán a la sala de la negociación.

- El anfitrión y la persona de mayor rango de la comitiva invitada ingresarán al salón y dará comienzo la negociación.

- La mesa de trabajo contará con un servicio de café, jugo, y algunos alimentos salados y dulces en pequeñas porciones, la mesa estará despejada para poder trabajar.

- Existe la posibilidad de concertar un almuerzo ó cena donde sí se dispondrá
todo de manera que el centro de atención sea compartir una comida, en la mesa de trabajo, la atención debe concentrarse en alcanzar una negociación eficaz; donde los objetivos, y metas de ambas partes se vean concretados.

 

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