32. Actos sociales. Almuerzos y desayunos.
Investigar si alguno de los invitados tienen dieta especial o alimentos que les son prohibidos.
5.3 Organización: almuerzos y desayunos.
- Elaboración de base de datos o listas de invitados.
- Envío de invitaciones, con un mínimo de diez días de antelación y un máximo de quince.
- Cuando se trate de autoridades de alto nivel debe anticiparse la fecha de envío y anunciarla previamente por teléfono. De igual manera, investigar si estos invitados tienen dieta especial o alimentos que les son prohibidos. Esta labor la adelantará la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas.
- Se debe confirmar recibo de la invitación y asistencia al evento con una semana y mínimo tres días de anticipación.
- Una vez hechas las confirmaciones, se elabora la lista definitiva de asistentes.
- Coordinación completa del servicio de comedor con la Dirección de Unidades y Servicios de Logística Empresarial en la Universidad, o con el restaurante elegido, si es fuera de ella.
- Determinación de la situación de los puestos sobre el plano general de la mesa, en los casos en que sea exigida la etiqueta estricta.
- En Uninorte se da libertad para la ubicación en la mesa, teniendo en cuenta sí, la ubicación preferencial del anfitrión y los invitados especiales u homenajeados. (En este caso no se exige ubicación de tarjetas señala mesa).
- Colocación de las tarjetas en las mesas, revisión del comedor y colocación de la correspondiente cartulina/menú en la que se indique el motivo del acto.
- Es importante la precedencia de las autoridades en estos actos.
- Si los hay, los discursos pueden realizarse antes de servir la comida y una vez que todos los invitados hayan ocupado sus lugares en la mesa, bien al finalizar los postres y después de servir el café. En uno y otro caso, los discursos los iniciará el anfitrión y los terminará el invitado de honor.
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