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30. Escenarios.

Los escenarios son los espacios físicos donde se va a desarrollar el acto.

 

Manual de Protocolo Universitario. Universidad de Burgos.
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Escenarios.

Los escenarios son los espacios físicos donde se va a desarrollar el acto. En función de la clase de acto y del número de invitados que se prevea que va a asistir se elegirá la ubicación del mismo.

Estos escenarios estarán formados por tres partes diferenciadas que habrá que poner especial atención: la presidencia, el lugar donde se ubicará el público invitado y la zona de recepción o entrada. Todos ellos tienen algo en común pese a ser tres partes muy diferenciadas en cuanto a escenografía, los tres espacios deberán guardar una unidad de imagen, y ésta deberá corresponder a la institución anfitriona.

La universidad es una de las instituciones más antiguas pero no por ello debe quedarse fuera de los tiempos que corren y no adaptarse. En estos momentos será una de las Instituciones con mayor número de actos y presencia en ellos de una gran variedad de público por lo que habrá que cuidar mucho la puesta en escena y los escenarios para que éstos vayan acorde con el tipo de acto. Las nuevas tecnologías están cada vez más presentes por no decir que pocos actos pueden realizarse sin contar con ellas si queremos conseguir que estos lleguen con un formato actual al público asistente.

Muchos son los elementos necesarios para la organización de un acto, desde mesas, sillas, atriles, pantallas, micrófonos, tapices, reposteros, banderas, alfombras, decoración floral por lo es necesario que se produzca una unidad de diseño entre estos elementos y la escenificación global del escenario, procurando conseguir que todo ello forme un todo que esté acorde con el objetivo del acto.
Otros elementos que es preciso tener muy en cuenta son los ambientales como la iluminación, el sonido, la temperatura repercutirán sin duda en la comodidad de los asistentes y en el buen desarrollo del acto.

Los escudos, logotipos, bandera de la universidad deberán estar presentes en los actos pero, aquí está la habilidad del Jefe de Protocolo junto con los técnicos de imagen para buscar el lugar apropiado y para que se mezcle de forma natural en la escenografía que hemos montado para este acto.

A veces las ubicaciones, salones, espacios con los que contamos son muy reducidos. Una de nuestras habilidades es montar un escenario donde nunca se hubiera pensado que podría hacerse. Por ejemplo, las firmas de convenios por regla general se hacen en una sala grande donde también se desarrollan las ruedas de prensa, y algunas veces en el despacho del Rector.

En una ocasión se trataba de una cesión de una parcela de la Universidad al Ayuntamiento de la ciudad, esta parcela se encontraba al lado de un edificio de la universidad con vistas a ella desde un gran hall, pues esta firma se realizó allí. Se
preparó un escenario y se llevaron los elementos necesarios atril, mesa para la firma, repostero, micrófono de pie, banderas, bancos para los medios de comunicación y para los invitados especiales. De esta forma acotábamos el espacio y quedaba perfectamente delimitado. El acto fue breve y con una gran particularidad los medios gráficos no tomaron fotos del escenario que habíamos montado sino que como la parcela se encontraba a pie de escalera (puerta trasera del edificio) al finalizar el acto de firma se procedió a visitar la parcela y estas son las fotos que quedaron reflejadas al día siguiente en todos los periódicos locales.

Esto mismo se puede hacer en el escenario en el que ocurren casi todos los actos en nuestra universidad. Es decir, no siempre utilizar la mesa donde se sentarán la presidencia compuesta por 4, 5, 6, 7 personalidades sino que podemos crear con unas sillas o sillones escenarios diferentes más adaptados a nuestros tiempos (si el acto así nos lo permite), me refiero a una presentación del equipo de gobierno de la universidad de ésta hacía un público joven como son los estudiantes que quieren acceder a la universidad por primera vez. Un escenario sin muchos elementos, pantalla para proyectar, sillas para los que van a intervenir y un atril o micrófono de pie para hacer dichas intervenciones.

El acto puede resultar más dinámico, más cercano al público y el mensaje que queremos lanzar será recogido sin tantas "interferencias".

 

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