
07. Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.
Su función principal es relacionar entre sí personas e instituciones.
Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.
La elaboración de bases de datos exige la dotación adecuada de equipos, soportes y programas informáticos y un seguimiento y comprobación constante de los datos. Tener una buena base de datos es fundamental en un servicio de protocolo y dotarnos de una buena herramienta informática facilitará nuestro trabajo en la preparación de todos los actos. El procedimiento de creación, actualización y explotación de la Base de Datos Institucional (BDI) tiene como objetivo fundamental identificar a los colectivos de personas que deben formar parte de la misma.
La BDI es el conjunto de registros de personas con las que la Unidad de Protocolo mantiene una relación habitual y/o son de interés general.
Se necesita una aplicación informática que permita la creación, mantenimiento y explotación de los ficheros de nombres y direcciones de personas e instituciones con las que nos vamos a relacionar.
Nos permitiría llevar un control de los actos que tenemos hoy, los pendientes y los pasados. Hacer los programas de cada acto. Consultar un acto con sus pormenores, incidencias, cómo se desarrolló, quiénes asistieron, e incluso su repercusión mediática. Podríamos encontrar cualquier dato de interés para una situación en concreto, incluso la tarea desempeñada por cada miembro del equipo que forme parte de la unidad de protocolo.
Su función principal es relacionar entre sí personas e instituciones, abarcaría los datos profesionales de las personas e instituciones, además mantendría información histórica de los distintos contactos, invitaciones, actos acontecidos entre dichas personas/instituciones y la Universidad.
Con la creación y actualización de esta BDI se deberán obtener los siguientes productos:
- Consultas con salida por pantalla o papel sobre personas y/o colectivos específicos.
- Listados posibilidad de selección y ordenación por distintos conceptos.
- Etiquetas de direcciones (por orden alfabético, por rango, por actos realizados, etc.).
- Sobres con tamaño normalizado.
- Cartas personalizadas.
- Selección de personas (con opción a repetir o no las personas que pertenezcan a distintos colectivos).
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La televisión es el medio de masas por excelencia y el momento que nos toca vivir tenemos que convivir con ella.
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La intención es analizar el uso del traje académico por las universidades y tratar de consensuar una propuesta de color para cada una de las titulaciones.
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Tratamientos debidos a otras personalidades y autoridades,
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29. Presidencias en los Actos Académicos. Congresos, Jornadas, Foros, Inauguraciones de Edificios...
Por lo general en este tipo de actos hablamos de una presidencia estática, es decir aquella que está ubicada en un salón y se mantiene fija durante todo el desarrollo del Acto. -
Tratamientos debidos a los distintos miembros de las Fuerzas Armadas.
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Tratamientos debidos a las distintas autoridades universitarias.
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El objeto del regalo institucional es, por un lado, agasajar al invitado de honor, al visitante ilustre y, por otro lado, promover y difundir la imagen de la Universidad.
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Según el tipo de visita y el rango del visitante, se recibe y acompaña de distinta forma.
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Cuando un alto cargo toma posesión de su nuevo puesto en la ciudad realice una visita de presentación ante el Rector.
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Los uniformes de las Fuerzas Armadas, al igual que el de otros colectivos uniformados, tienen que cumplir unas ciertas normas que regulan tanto su formato como su utilización
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Esta prenda también se conoce como traje de noche.
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Los actos serán presididos por la autoridad que los organice.